Publiek - gemeenteraad reglementen

Hoofdstuk1. Algemene voorwaarden

Artikel 1.-
Cultuur Kalmthout is de verzamelnaam voor een open, divers en kwalitatief cultuurprogramma van de gemeente Kalmthout. Het cultuurprogramma maakt deel uit van een ruimer en breder cultuuraanbod in de gemeente Kalmthout en wordt samengesteld en uitgewerkt door de afdeling vrije tijd.

Art. 2.-
Om dit cultuurprogramma te realiseren wil de gemeente Kalmthout samenwerkingen aangaan met verschillende partners. Dit reglement concretiseert de samenwerkingsvormen en biedt een duidelijk kader voor de wederzijdse engagementen en verwachtingen.

Art. 3.-
Een cultureel of artistiek aanbod is een activiteit of een geheel van activiteiten met culturele, educatieve of artistieke waarde, afgebakend in tijd, opzet of doelstelling, en uitgevoerd onder de vorm van bijvoorbeeld een voorstelling, optreden, concert, performance, tentoonstelling, lezing, workshop, e.d.

Hoofdstuk 2. Mogelijke partners

Art. 4.-
Partners zijn niet-commerciële (feitelijke verenigingen, vzw’s, social profit, e.d.) of commerciële (bedrijven) rechtspersonen, die zich willen engageren in en voor het cultuurprogramma van de gemeente Kalmthout.

Art. 5.-
Soorten partners:
· Structurele partners: partners die zich engageren voor een inhoudelijke bijdrage aan het gemeentelijk cultuurprogramma dat opgenomen wordt in het magazine van Cultuur Kalmthout. Het engagement kan éénmalig zijn, een reeks of gespreid over enkele jaren. De bijdrage kan heel divers zijn.
· Uitzonderlijke partners: partners die een inhoudelijk aanbod doen terwijl het seizoen al loopt. Dit aanbod kan niet meer in het magazine van Cultuur Kalmthout opgenomen worden. Het krijgt omwille van het uitzonderlijk karakter het label van Cultuur Kalmthout en wordt daaronder gepromoot.
· Organisatiepartners: dit zijn actoren die meewerken aan de concrete uitvoering van het cultuurprogramma. Dit kan op heel uiteenlopende manieren: via leveren van vrijwilligers, logistiek, verschillende diensten zoals tappen, onthaal, begeleiden, techniek, promotie enz.). Organisatiepartners zijn niet inhoudelijk, wel organisatorisch bij het programma betrokken.

De afdeling vrije tijd hanteert een set van criteria om te bepalen wie een partner kan worden.

Art. 6.-
Een partner stimuleert een kwalitatief lokaal cultuuraanbod en draagt, al dan niet cumulatief, bij aan:
· een kwaliteitsvol gemeentelijk cultuurprogramma;
· de culturele uitstraling van de gemeente;
· culturele vernieuwing, door aard, thema, vorm of doelgroep;
· educatieve culturele werking;
· cultuurspreiding bij een specifieke doelgroep(en); o samenwerking tussen verenigingen.

Art. 7.-
Het aanbod van de partner past in de prioriteiten, accenten en noden die als basis dienen voor de samenstelling van het cultuurprogramma. Dit “passen” betekent vooral dat de bijdrage inspeelt op een hiaat (van welke aard ook), dat het vervolledigt, dat het niet overlapt.

Art. 8.-
Deelnemen en deelhebben aan cultuur moet voor iedereen, ongeacht fysieke, verstandelijke, financiële of sociale mogelijkheden en beperkingen, mogelijk zijn. En dit zowel als publiek, artiest, medewerker of organisator. Participatie is daarbij een middel om diversiteit en inclusie in het cultureel aanbod te verbreden.

Art. 9.-
Het aanbod is organisatorisch en financieel haalbaar. De middelen om het aanbod in het cultuurprogramma op te nemen zijn voorzien in het meerjarenplan onder de vorm van budget, personeel, materieel, logistiek en infrastructuur.

Art. 10.-
Het aanbod wordt tijdig gemeld. Voor structurele partners is dat binnen de timing om het cultuurprogramma communicatie-klaar te maken. Voor uitzonderlijke partners gebeurt dit in overleg met de afdeling vrije tijd.

Met oog op een samenwerking gaat de partner akkoord met een aantal afspraken:

Art. 11.-
De deelnameprijzen zijn gelijk voor iedereen. Er worden geen kortingen of gunsttarieven toegestaan voor eigen leden van de programmapartner. Kortingen in het kader van sociale correctie worden wel integraal toegepast. Het project moet opgenomen worden in de UiT-databank en moet deelnemen aan de UiTPAS.

Art. 12.-
Reserveringen (ticketverkoop), communicatie en promotie verlopen via het systeem van de gemeente.

Art.13.-
De partner engageert zich om alle relevante wettelijke verplichtingen en vergunningen te respecteren.

Art. 14.-
De partner draagt als medeorganisator een verantwoordelijkheid over de verschillende organisatorische aspecten noodzakelijk voor de goede organisatie van het project.

Art.15.-
De partner engageert zich om minimale kwaliteit te bieden, zowel in het aanbod als wat het comfort voor artiesten en bezoekers betreft.

Hoofdstuk 3. Verdeling van kosten, middelen en baten

Art.16.-
De details over verdeling van kosten en baten worden per partner en/of programmaonderdeel onderling afgesproken. De afdeling vrije tijd en de partner bieden hiertoe optimale transparantie en houden alle financiële stukken beschikbaar.

Art.17.-
De gemeente legt in de overeenkomst de specifieke financiële afspraken, de taakverdeling en de verschillende verantwoordelijkheden van gemeente en partner per cultuurproject vast. Hierin worden o.a. volgende aspecten opgenomen:
· alles rond de wijze van vermelding van de partner;
· alles rond het financiële: begroting, ontvangsten en welke aandelen door wie worden geleverd;
· alles rond aspecten van logistiek, organisatie van onthaal (artiesten en publiek), catering en dranken, veiligheid;
· alles rond de concrete regie van het programma: technisch, onthaal, verwelkoming…;
· aandachtspunten over waarborgen voor kwaliteit van diverse onderdelen;
· alles rond eventueel extra communicatie, promotie enz.

Art. 18.-
De gemeente draagt als hoofdorganisator steeds de eindverantwoordelijkheid. In deze hoedanigheid draagt zij het grootste deel van de kosten van de organisatie en neemt daarom het financieel risico van de organisatie voor een zeer groot deel weg bij de partners.

Art. 19-
Bij een overeenkomst met een partner neemt de afdeling vrije tijd volgende aspecten op zich:
· het afsluiten van het contract met de artiest/kunstenaar/productiehuis, tenzij anders vermeld in de overeenkomst met de programmapartner;
· het voldoen aan de technische vereisten van de productie, tenzij anders vermeld in de overeenkomst met de programmapartner;
· de bijdragen voor SABAM, Billijke Vergoeding en eventuele andere verplichte taksen en vergunningen;
· de noodzakelijke verzekeringen m.b.t. de organisatie van dit programmaonderdeel, o.a. burgerlijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en in specifieke gevallen ook “alle risico’s bij toevertrouwde goederen”, e.d.;
· de organisatie van verkoop van tickets en de opvolging daarvan, bv. bij afgelasting, verplaatsing enz.;
· opname van het aanbod in het magazine van Cultuur Kalmthout, op de gemeentelijke website, via social media en affiches of flyers;
· bij een uitzonderlijk programma: verzorgen van de communicatie en promotie via de mogelijke en aangewezen media.

Hoofdstuk 4. Organisatiepartners

Art. 20.-
Een organisatiepartner helpt bij de concrete uitvoering van het cultuurprogramma.
Kunnen een organisatiepartner zijn:
· een (Kalmthoutse) vereniging, o.a. sociaal-cultureel, jeugd, sport enz.;
· een particuliere vrijwilliger.

Art. 21.-
De inhoud van ondersteunende taken kan heel verschillend zijn. Deze inhoud wordt duidelijk omschreven in een overeenkomst. Een niet-limitatieve opsomming:
· bussen van promotie, posters verdelen en ophangen;
· onthaal van artiesten: verwelkoming, begeleiding, catering…;
· technische bijstand: opbouw, afbraak, klaarzetten en opruimen van de zaal;
· onthaal van publiek: incheck, begeleiding naar/in/uit de zaal, regie van de pauzes, opdrachten over veiligheid enz.;
· bar en catering (tappen, opdienen, afruimen).

Hoofdstuk 5. Overeenkomst en afsprakennota

Art. 22.-
De samenwerking tussen een Kalmthoutse vereniging en gemeente wordt vastgelegd in een overeenkomst.

Art. 23.-
De vergoeding wordt door de vereniging volledig in de eigen werking geïnvesteerd.

Art. 24.-
De samenwerking tussen een particuliere vrijwilliger en gemeente wordt vastgelegd in een afsprakennota.

Hoofdstuk 6. Bijzondere bepalingen

Art. 25.-
Het college van burgemeester en schepenen beslist op advies van de afdeling vrije tijd over het jaarprogramma en over het al dan niet principieel aangaan van de samenwerking met een partner.

Art. 26.-
De cultuurraad wordt in het kader van het cultuurprogramma over de projecten geïnformeerd.

Art. 27.-
De afdeling vrije tijd kan, mits gemotiveerde redenen, afwijkende afspraken maken met de partner en deze voorleggen aan het college van burgemeester en schepenen.

Art. 28.-
De afdeling vrije tijd is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de gestelde voorwaarden en afspraken.

Art. 29.-
Het college van burgemeester en schepenen beslist over alle betwistingen over de toepassing van dit reglement. Ongeacht eventuele rechtsvervolging kunnen vastgestelde misbruiken of het niet of slechts gedeeltelijk voldoen aan de in dit reglement gestelde voorwaarden, leiden tot een tijdelijke of definitieve schorsing van de samenwerking.
++
++
Art. 30-
Het college van burgemeester en schepenen kan zich genoodzaakt zien de principieel toegekende middelen terug in te trekken, als de partner onvoldoende de uitgaven kan staven. Ten onrechte uitgekeerde bedragen kunnen steeds door het college van burgemeester en schepenen worden teruggevorderd.