Publiek - gemeenteraad reglementen

HUISHOUDELIJK REGLEMENT MILIEURAAD

Goedgekeurd door de gemeenteraad van 28 september 2026.

Dit huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de milieuraad zijn bevoegdheden uitoefent volgens zijn statuten.

Algemene vergadering
Artikel 1 - Vergadering
De Algemene Vergadering komt tenminste 4 maal per jaar samen en telkens dit vereist is.
De Algemene Vergadering wordt samengeroepen door de voorzitter. De uitnodiging geschiedt ten minste 6 kalenderdagen voor de bijeenkomst. De uitnodiging vermeldt de agenda.
Stemgerechtigde leden kunnen de voorzitter verzoeken de raad bijeen te roepen. Bij dit verzoek dient een voorstel van agenda te worden gevoegd. Indien het verzoek uitgaat van minder dan 1/3 van de stemgerechtigde leden, beslist de voorzitter of de raad bijeengeroepen zal worden. Indien het verzoek uitgaat van minstens 1/3 van de stemgerechtigde leden, is de voorzitter ertoe gehouden de raad samen te roepen en dit binnen de twee weken na ontvangst van het verzoek.

Artikel 2 - Agenda
De Algemene Vergadering kan tijdens haar bijeenkomst bepalen binnen welke tijdspanne of tijdens welke periode zal worden samengekomen. Zij kan eveneens de voorlopige agenda opstellen van de volgende samenkomst.
Elk lid van de milieuraad kan punten op de agenda plaatsen mits deze minstens 14 dagen voor de vergadering schriftelijk aan de voorzitter of de secretaris meegedeeld worden. De voorzitter kan op de vergadering nog nieuwe punten aan de agenda toevoegen.
Als een bepaald punt wegens tijdsgebrek niet wordt afgehandeld, wordt het automatisch doorverwezen naar de agenda van de volgende vergadering en zal dan bij prioriteit worden behandeld.

Artikel 3 - Voorzitter
De Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter en bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter. Indien deze ook afwezig is, zit het oudste stemgerechtigd lid de Algemene Vergadering voor.

Artikel 4 - Stemming
Om geldig te kunnen beraadslagen en om geldig advies te verstrekken, moet minstens 1/3 van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Indien dit aantal niet behaald wordt, kan er niet geldig worden beraadslaagd of geadviseerd. De aanwezige stemgerechtigde leden kunnen dan beslissen om opnieuw samen te komen binnen de veertien dagen of om de te adviseren agendapunten te verschuiven naar de volgende Algemene Vergadering.
Agendapunten die opnieuw ter stemming of ter advisering voorliggen omdat het vereiste aanwezigheidsquotum aanvankelijk ontbrak, kunnen worden behandeld ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden.
De Algemene Vergadering besluit of adviseert bij gewone meerderheid van stemmen, maar er wordt naar gestreefd dat alle beslissingen worden genomen bij consensus. Als er wordt gestemd over personen of functies gebeurt dit geheim. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend.

Artikel 5 - Verslaggeving
De secretaris van de milieuraad stelt het verslag van de Algemene Vergadering op.
Elk verslag omvat volgende onderdelen:
1. de namen van de aanwezige leden, van deze die zich verontschuldigden alsook van de ongemeld afwezigen;
2. de besproken agendapunten;
3. de adviezen en beslissingen met inbegrip van eventuele naar voor gebrachte minderheidsstandpunten.
Het verslag bevat onder punten 2 en 3 geen naamsvermeldingen met betrekking tot standpunten of opmerkingen, gelet op de openbaarheid. Het verslag wordt bij aanvang van de eerstvolgende vergadering neergelegd. Wanneer er geen opmerkingen zijn, is het verslag goedgekeurd.

Openbaarheid
Artikel 6 - Vergadering
De Algemene Vergaderingen van de milieuraad zijn openbaar. Indien bepaalde agendapunten dit vereisen kan de voorzitter, op verzoek van stemgerechtigde leden, beslissen dat de Algemene Vergadering niet openbaar is.

Artikel 7 - Communicatie over werkzaamheid van de milieuraad
Wanneer het gemeentebestuur ontwerpdossiers of onderdelen daarvan als vertrouwelijk aanduidt (bv. om redenen van persoonlijke levenssfeer, onderhandelingen, zakelijke belangen of andere wettelijke uitzonderingen), respecteren de leden van de milieuraad die vertrouwelijkheid.

Artikel 8 - Jaarverslag
De milieuraad stelt een jaarverslag op. In dat jaarverslag komen ten minste de volgende elementen aan bod:
1. opsomming van bestaande reglementen m.b.t. de oprichting en werking van de milieuraad;
2. samenstelling (namen, vertegenwoordigers/burgers, stemgerechtigd/niet-stemgerechtigd, functie binnen de milieuraad);
3. financiële, logistieke, informatieve en educatieve ondersteuning door de gemeente;
4. schematisch overzicht van de data van de vergaderingen en de belangrijkste agendapunten;
5. een overzicht van de uitgebrachte adviezen: onderwerpen en aard, gevolgen, respons van de gemeente;
6. andere activiteiten (vb. gevoerde sensibiliseringsacties, educatieprojecten);
7. globale zelfevaluatie van de werking van de milieuraad;
8. een overzicht van de financiële verrichtingen van de milieuraad.
Dit jaarverslag en alle stukken, met inbegrip van eventuele minderheidsstandpunten zijn openbaar.

Dagelijks bestuur
Artikel 9 - Samenstelling
Het Dagelijks bestuur is samengesteld zoals voorzien in de statuten: voorzitter, ondervoorzitter en secretaris. De stemgerechtigde leden van de Algemene Vergadering kiezen de voorzitter en ondervoorzitter voor het Dagelijks Bestuur van de milieuraad. Deze stemming is geheim en gebeurt tijdens de Algemene Vergadering. Degene met het meeste aantal stemmen is verkozen. De secretaris-functie gebeurt door de gemeentelijke milieudienst.

Artikel 10 - Bestuursvergadering
De vergaderingen van het Dagelijks Bestuur worden samengeroepen door een email of oproepbericht van de voorzitter of secretaris. De vergaderingen van het Dagelijks Bestuur van de milieuraad vinden plaats in besloten kring. De vergaderingen kunnen ook per mail, of conferentie gebeuren.

Artikel 11 - Taken
Het Dagelijks Bestuur voert het dagelijks beleid van de milieuraad:
· bepaalt de houding van de milieuraad tegenover dringende en actuele problemen en koppelt dit terug naar de Algemene Vergadering.
· houdt toezicht op de rekeningen en beheert de bezittingen van de milieuraad.
· stelt een ontwerp van jaarverslag op en legt dit ter goedkeuring voor aan de Algemene Vergadering.
· neemt kennis van de binnengekomen briefwisseling en geeft hieraan het nodige gevolg.

Artikel 12 - Voorbereiding Algemene Vergadering
Het Dagelijks Bestuur bereidt de samenkomst van de Algemene Vergadering voor:
· stelt de agenda op en houdt hierbij rekening met agendapunten aangebracht door de Algemene Vergadering; - legt de datum van de samenkomst vast;
· nodigt in functie van de te behandelen agendapunten deskundigen uit, hierbij kan men gebruik maken van email om de taken te vervullen. De gemeente voorziet, in de mate van het mogelijke en indien wenselijk, in vorming van de milieuraadsleden.

Werkgroepen
Artikel 13 - Doel
Werkgroepen hebben een tijdelijke opdracht en gebeuren in besloten kring. Werkgroepen bereiden bepaalde onderwerpen voor ter bespreking, ter uitvoering of ter goedkeuring. Zij kunnen afzonderlijk vergaderen om te beraadslagen over dossiers met betrekking tot de hun toegewezen opdracht. Werkgroepen kunnen worden belast met de praktische uitvoering van beslissingen of het organiseren van activiteiten.

Artikel 14 – Voorstellen en ontwerpadvies
Alle voorstellen en ontworpen adviezen van een werkgroep worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Vergadering of, voor dringende aangelegenheden, aan het Dagelijks Bestuur mits melding en/of bekrachtiging op de samenkomst van de eerstvolgende Algemene Vergadering.

Artikel 15 – Werking
Een werkgroep wordt steeds voorgezeten door een lid van het Dagelijks Bestuur, zoals voorzien in de statuten. Indien meerdere leden van het Dagelijks Bestuur deel uitmaken van de werkgroep, kiest de werkgroep een voorzitter uit de in de werkgroep zetelende leden van het Dagelijks Bestuur. De werkgroep kiest eveneens uit zijn midden een secretaris ongeacht of dit lid deel uitmaakt van het Dagelijks Bestuur of enkel lid is van de Algemene Vergadering.

Artikel 16 – Consensus
Er wordt naar gestreefd dat alle beslissingen en adviezen worden genomen bij consensus. Indien geen consensus kan worden bereikt, worden alle afzonderlijke standpunten onverkort opgenomen in het eindverslag van de werkgroep.

Uitnodiging van derden
Artikel 17
De Algemene Vergadering, het Dagelijks Bestuur en de eventuele werkgroepen kunnen beroep doen op een externe deskundige om bepaalde materies nader toe te lichten. Deze deskundigen treden op als waarnemer en nemen derhalve deel aan de discussies, maar zij hebben geen stemrecht.
Wijziging van het huishoudelijk reglement
Artikel 18
De milieuraad en de gemeenteraad kunnen in onderling overleg het huishoudelijk reglement wijzigen.
Het huishoudelijk reglement is slechts rechtsgeldig indien ze wordt goedgekeurd door de Algemene Vergadering en bevestigd door de gemeenteraad.