Publiek - gemeenteraad reglementen

SUBSIDIEREGLEMENT VOOR VORMINGEN VOOR JEUGD

Goedgekeurd door de gemeenteraad van 28 september 2026

1. Algemeen
01. Doel
Binnen de perken van de kredieten daartoe voorzien in het meerjarenplan van de gemeente - met ingang van 1 oktober 2026 tot en met 31 december 2031) en overeenkomstig de Wet van 14 november 1983 over de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen en de voorwaarde en modaliteiten zoals hierna bepaald, kan de gemeente Kalmthout inzetten op het ondersteunen van Kalmthoutse jongeren die vormingscursussen willen volgen met oog op animatie en begeleiding van kinderen en jongeren in een particuliere of gemeentelijke jeugdwerking.

02. Doelgroep en toepassingsgebied
Elke jongere van minstens 16 jaar die woont in Kalmthout kan een subsidie ontvangen voor het volgen van vormingscursussen tot animator, monitor…

Jongeren die al een gelijkaardige subsidie van een andere gemeente of organisatie ontvangen, komen niet in aanmerking om subsidies aan te vragen.

03. Definities
- Jeugd: kinderen en jongerenvan3tot30 jaar.
- Jeugdwerk: groepsgericht sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door de jeugd, in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene en integrale ontwikkeling van de jeugd die daaraan deelneemt op vrijwillige basis.
- Jeugdvereniging: een jeugdvereniging is een vereniging waarvan de leden overwegend tussen 5 en 25 jaar zijn. Een jeugdvereniging heeft als hoofddoel ‘werken met jongeren’, gericht op groepsvorming. De activiteiten worden door en voor jongeren georganiseerd, waarbij de inspraak van de leden verzekerd is. Ze vinden plaats in de vrije tijd van de doelgroep en onder educatieve begeleiding. Jeugdverenigingen uit Kalmthout, erkend door de Vlaamse overheid via hun landelijke koepelorganisatie, worden automatisch erkend door gemeente Kalmthout.
- Animator: een jeugdwerker die kinderen en jongeren bij hun activiteiten binnen het jeugdwerk begeleidt.
- Kadervorming: een vormingstraject voor jongeren voor het behalen van een attest animator, hoofdanimator of instructeur in het jeugdwerk. Deze cursussen moeten erkend zijn door afdeling jeugdwerk van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap.
Elk traject bestaat uit een theoretisch gedeelte (een cursus), een stage en een evaluatie.
- Attest: een door de Vlaamse Gemeenschap erkend bewijs dat een individu een kadervormingstraject (theorie en stage) heeft doorlopen en hierdoor beschikt bevonden is om kinderen en jongeren in het jeugdwerk te begeleiden.
o Attest animator: een officieel erkend bewijs dat iemand met succes een animatorcursus in het jeugdwerk heeft gevolgd én de vereiste stage heeft afgerond. Het is de eerste graad van kwalificatie binnen de Vlaamse kadervorming.
o Attest hoofdanimator: Een hoofdanimator is iemand die binnen het jeugdwerk een verdiepte opleiding heeft gevolgd om meer verantwoordelijkheid op te nemen dan een animator. Het is de tweede graad binnen de officiële Vlaamse kadervorming.
o Attest instructeur: Een attest instructeur in het jeugdwerk is het hoogste erkende attest binnen de Vlaamse kadervorming. Het bewijst dat iemand voldoende kennis, vaardigheden en ervaring heeft om animatoren en hoofdanimatoren op te leiden, te begeleiden en te evalueren.

2. Omschrijving subsidies
Vormingssubsidies: een financiële ondersteuning voor jongeren die zich willen opleiden en kwalificeren via vorming binnen het jeugdwerk.

3. Voorwaarden
Subsidiabel zijn cursussen met een minimum duur van 4 uur werkelijke vorming die relevant zijn voor de werking van de jeugdvereniging, waaronder:
- cursussen tot het behalen van het attest (hoofd)animator of instructeur in het jeugdwerk.
- cursussen georganiseerd door landelijk erkend jeugdwerk.
- cursussen in het kader van de uitoefening van een leidinggevende functie in een Kalmthoutse vereniging.
- cursussen van de eigen landelijke koepelorganisatie of federatie (Scouts & Gidsen Vlaanderen, Chiro…).

4. Procedure
01. Subsidieaanvraag
De aanvragen tot subsidiëring moeten voor 30 september digitaal bezorgd worden aan de jeugddienst Kalmthout. Ter controle van de subsidieaanvraag voegt de vereniging de nodige documenten toe:
- Een origineel exemplaar van het ‘Bewijs van deelname’ van de organisatie die de cursus organiseert. Hierop staat minstens vermeld:
o Inrichtende organisatie
o Cursusgegevens: onderwerp, data, plaats, aantal uur vorming, prijs…
o Gegevens deelnemer
- Betalingsgegevens
o Rekeningnummer
o Naam rekeninghouder

De subsidie kan individueel of door de jeugdvereniging, waarvan de cursusvolger deel uitmaakt, worden aangevraagd en wordt bijgevolg aan het individu of aan de jeugdvereniging uitbetaald.

02. Beoordeling
- De jeugddienst controleert of alle nodige documenten voor de subsidieaanvraag volledig en tijdig zijn ingediend. Bij onvolledigheid kan de aanvrager binnen de veertien dagen na melding van de jeugddienst het dossier alsnog in orde brengen.
- De jeugddienst kijkt na of de subsidieaanvraag voldoet aan de voorwaarden.
- De jeugddienst berekent het subsidieerbaar bedrag a.d.h.v. 2 categorieën:
1. Cursussen die leiden tot een erkend attest (animator, hoofdanimator of instructeur in het jeugdwerk) worden als volgt gesubsidieerd: 100 % van de inschrijvingskost, met een maximum van € 20,00 per dag.
2. Cursussen die niet leiden tot een erkend attest worden als volgt gesubsidieerd: 100 % van de inschrijvingskost, met een maximum van € 10,00 per dag.
- De subsidie kan nooit de inschrijvingskost overtreffen.
- De verdeling van de vormingssubsidie wordt ter info voorgelegd aan het dagelijks bestuur van de jeugdraad.
- Het college van burgemeester en schepenen beslist op voorstel van de jeugddienst over de toekenning van de vormingssubsidie.

03. Uitbetaling
De uitbetaling van de vormingssubsidie gebeurt uiterlijk op 31 december.

5. Aanvullende bepalingen
04. Staatssteun de-minimis
- De subsidies verleend op basis van dit reglement vallen onder de toepassing van de Europese de-minimisverordening (Verordening (EU) nr. 2023/2831).
- Dit betekent dat de totale de-minimissteun die een begunstigde als onderneming (in de zin van de Europese staatssteunregels) ontvangt, niet meer dan € 300 000,00 mag bedragen over de lopende en de twee voorgaande belastingjaren.
- Alvorens de subsidie definitief wordt toegekend, ondertekent de aanvrager een verklaring op eer waarin wordt aangegeven of en hoeveel de-minimissteun de vereniging al in de voorbije drie belastingjaren heeft ontvangen.

05. Bescherming van de persoonsgegevens (AVG, Algemene Verordening Gegevensbescherming))
- Met het oog op de controle van de subsidievoorwaarden, in het bijzonder de verificatie van het reële aantal (actieve) leden, kan de jeugddienst persoonsgegevens van de leden van de vereniging opvragen en verwerken. De rechtsgrond hiervoor is het vervullen van een taak van algemeen belang (artikel 6, lid 1, (e) van de AVG), zijnde het correct aanwenden van publieke middelen, volgens dit reglement.
- De gemeente verbindt zich ertoe de overgemaakte gegevens strikt vertrouwelijk te behandelen. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de controle van de desbetreffende subsidieaanvraag en worden niet gedeeld met derden.
- De vereniging treedt op als verantwoordelijke voor haar eigen ledenadministratie. Zij verplicht zich ertoe haar leden vooraf adequaat te informeren over het feit dat hun (geanonimiseerde of beperkte) gegevens aan de gemeente kunnen worden overgemaakt in het kader van subsidieaanvragen.

06. Sancties
In geval van fraude of valse verklaringen door de aanvrager, kan gemeente Kalmthout beslissen om de toekenning van de subsidie te schorsen, in de toekomst geen subsidies meer toe te staan aan de aanvrager en het verleende subsidiebedrag terug te vorderen.

07. Betwisting
- Bij betwisting van beoordeling van de aanvraag, kan bezwaar worden ingediend gericht aan het college van burgemeester en schepenen, en dit binnen de vijftien dagen na de ontvangst van de kennisgeving van de beslissing. Het bezwaarschrift zal worden onderzocht door het college van burgemeester en schepenen en een beslissing zal worden verstrekt aan de betreffende jeugdvereniging.
- Jeugdverenigingen die niet akkoord gaan met de beslissing, kunnen een klacht indienen bij Agentschap Binnenlands Bestuur, volgens de procedure die het Agentschap daarvoor voorziet.

SUBSIDIEREGLEMENT VOOR DE WERKINGSSUBSIDIES AAN WERKENDE CULTUURVERENIGINGEN

Goedgekeurd in de gemeenteraad van 28 september 2026.

1. Algemeen
01. Doel
Binnen de perken van de kredieten daartoe voorzien in het meerjarenplan van de gemeente ( voor een periode tot en met 31 december 2031) en overeenkomstig de Wet van 14 november 1983 over de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen en de voorwaarde en modaliteiten zoals hierna bepaald, wil de gemeente Kalmthout inzetten op het stimuleren en ondersteunen van Kalmthoutse cultuurverenigingen.

02. Doelgroep en toepassingsgebied
- Cultuurverenigingen kunnen subsidies ontvangen, als zij erkend zijn op basis van het ‘Erkenningsreglement voor sport-, jeugd- en cultuurverenigingen’.
- Voorlopig erkende verenigingen kunnen pas subsidies ontvangen nadat ze effectief erkend zijn.

03. Definities
- Een werkingsjaar begint op 1 september en eindigt op 31 augustus.
- Een cultuurvereniging oefent activiteiten uit die behoren tot de culturele aangelegenheden en zijn ondergebracht in één van de volgende categorieën: sociaal-cultureel (volwassen) werk; amateuristische kunstbeoefening en podiumactiviteiten; erfgoedzorg; culturele vrijetijdsbesteding en gemeenschapsvorming. De activiteiten vinden plaats buiten het commerciële circuit.
- Activiteiten van verenigingen omvatten alle georganiseerde handelingen en bijeenkomsten waarmee verenigingen hun doel nastreven.
- Startende verenigingen: verenigingen die in opstartfase zijn, nog geen of een beperkte werking hadden en de intentie hebben activiteiten te organiseren.

2. Omschrijving subsidies
01. Basissubsidie
-  Een forfaitair bedrag van € 100,00 om cultuurverenigingen per werkingsjaar een minimale financiële ondersteuning te geven.

02. Werkingssubsidie
· Een forfaitair bedrag dat per werkingsjaar gelijk verdeeld wordt onder de erkende cultuurverenigingen, die tijdens het betreffend werkingsjaar minstens vijf activiteiten hadden.

3. Voorwaarden
01. Basissubsidie
- De cultuurvereniging toont op basis van haar erkenning een werking aan.

02. Werkingssubsidie
- De cultuurvereniging toont op basis van een werkingsverslag een actieve werking van het voorbije werkingsjaar aan. Met actieve werking bedoelen we een werking met een regelmaat van minstens vijf activiteiten per werkingsjaar.
- Activiteiten die niet worden meegeteld:
o (bestuurs)vergaderingen;
o bezoldigde activiteiten in opdracht van gemeente Kalmthout en andere opdrachtgevers;
o activiteiten van individuele leden.

4. Procedure
01. Subsidieaanvraag
- De cultuurdienst doet vóór 30 juni een algemene oproep tot aanvraag van basis- en werkingssubsidie en herhaalt de oproep éénmalig vóór 15 september. De aanvraag betreft een subsidie voor het voorbije werkingsjaar.
- De cultuurvereniging dient een subsidieaanvraag in via het online aanvraagformulier vóór 30 september.
- Ter controle van de subsidieaanvraag voegt de cultuurvereniging de nodige documenten toe:
o Een ledenlijst, waarop minstens de naam, de voornaam en de woonplaats van de leden worden vermeld.
o Een werkingsverslag waarop minstens de datum, de omschrijving van de activiteit, een eventuele samenwerking en de locatie worden vermeld.
o Voor repetitieve activiteiten (zoals repetities of een cursusreeks) volstaat het de frequentie te vermelden als ook op welke dag, uur en locatie de activiteiten plaats vinden.

02. Beoordeling
- De cultuurdienst controleert of alle nodige documenten voor de subsidieaanvraag volledig zijn en tijdig ingediend werden. Bij onvolledigheid van het subsidiedossier, kan de cultuurvereniging binnen de veertien dagen na melding van de cultuurdienst het dossier alsnog in orde brengen.
- De cultuurdienst kijkt na of de subsidieaanvraag voldoet aan de voorwaarden.
- De cultuurdienst berekent de basis- en werkingssubsidie.
- De verdeling van de basis- en werkingssubsidie wordt ter info voorgelegd aan het dagelijks bestuur van de cultuurraad.
- Het college ven burgemeester en schepenen beslist op voorstel van de cultuurdienst over de toekenning van de basis- en werkingssubsidie.

03. Uitbetaling
De uitbetaling van de basis- en werkingssubsidie gebeurt uiterlijk op 31 december.

5. Bijkomende bepalingen
01. Staatssteun de-minimis
- De subsidies verleend op basis van dit reglement vallen onder de toepassing van de Europese de-minimisverordening (Verordening (EU) nr. 2023/2831).
- Dit betekent dat de totale de-minimissteun die een begunstigde als onderneming (in de zin van de Europese staatssteunregels) ontvangt, niet meer dan € 300.000,00 mag bedragen over de lopende en de twee voorgaande belastingjaren.
- Alvorens de subsidie definitief wordt toegekend, ondertekent de aanvrager een verklaring op eer waarin wordt aangegeven of en hoeveel de-minimissteun de vereniging al in de voorbije drie belastingjaren heeft ontvangen.

02. Bescherming van de persoonsgegevens (AVG, Algemene Verordening Gegevensbescherming))
- Met het oog op de controle van de subsidievoorwaarden, in het bijzonder de verificatie van het reële aantal (actieve) leden, kan de cultuurdienst persoonsgegevens van de leden van de vereniging opvragen en verwerken. De rechtsgrond hiervoor is het vervullen van een taak van algemeen belang (artikel 6, lid 1, (e) van de AVG), zijnde het correct aanwenden van publieke middelen, volgens dit reglement.
- De gemeente verbindt zich ertoe de overgemaakte gegevens strikt vertrouwelijk te behandelen. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de controle van de desbetreffende subsidieaanvraag en worden niet gedeeld met derden.
- De vereniging treedt op als verantwoordelijke voor haar eigen ledenadministratie. Zij verplicht zich ertoe haar leden vooraf adequaat te informeren over het feit dat hun (geanonimiseerde of beperkte) gegevens aan de gemeente kunnen worden overgemaakt in het kader van subsidieaanvragen.

03. Sancties
De subsidie moet steeds worden gebruikt voor het doel waarvoor ze werd toegekend. In geval van fraude of valse verklaringen door de vereniging, kan gemeente Kalmthout beslissen om de toekenning van de subsidie te schorsen, in de toekomst geen subsidie meer toe te staan aan de cultuurvereniging en het al uitbetaalde subsidiebedrag terug te vorderen.

04. Betwisting
Bij betwisting van beoordeling van de aanvraag, kan bezwaar worden ingediend gericht aan het college van burgemeester en schepenen, en dit binnen de vijftien dagen na de ontvangst van de kennisgeving van de beslissing. Het bezwaarschrift zal worden onderzocht door het college van burgemeester en schepenen en een beslissing zal worden verstrekt aan de betreffende vereniging.
Verenigingen die niet akkoord gaan met de beslissing, kunnen een klacht indienen bij Agentschap Binnenlands Bestuur, volgens de procedure die het Agentschap daarvoor voorziet.

SUBSIDIEREGLEMENT VOOR DE WERKINGSSUBSIDIES VOOR SPORTVERENIGINGEN

Goedgekeurd door de gemeenteraad van 28 september 2026.

1. Algemeen
01. Doel
Binnen de perken van de kredieten daartoe voorzien in het meerjarenplan van de gemeente (tot en met 31 december 2031) en overeenkomstig de Wet van 14-11-1983 over de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen en de voorwaarde en modaliteiten zoals hierna bepaald, wil de gemeente inzetten op het stimuleren en ondersteunen van Kalmthoutse sportverenigingen.

02. Doelgroep en toepassingsgebied.
Dit reglement is enkel van toepassing op de kwalitatieve en kwantitatieve werkingssubsidies voorsportverenigingen. Deze subsidies bedragen respectievelijk 42% en 28% van de totale werkingssubsidies. De overige 30% van de werkingssubsidies zijn vormingssubsidies voor jeugdsportverenigingen. Deze zijn opgenomen in een apart reglement.

Elke erkende sportvereniging mag subsidies aanvragen. Een sportvereniging wordt uitgesloten als die:
- Via een andere adviesraad door de gemeente financieel wordt gesteund
- Via een andere gemeente financieel wordt gesteund
- Als winstgevende organisatie of organisatie met winstoogmerk kunnen aanzien worden
- Voorlopig erkende verenigingen krijgen pas een werkingssubsidie nadat ze effectief zijn erkend.

03. Definities
- Een federatie sportvereniging is een sportvereniging die aangesloten is bij een erkende Vlaamse Sportfederatie en bij aanvraag automatisch erkend wordt.
- Een erkende sportvereniging is een sportvereniging die niet aangesloten is bij een erkende Vlaamse sportfederatie maar erkend wordt via het gemeentelijk erkenningsreglement goedgekeurd in de gemeenteraad van 17 juni 2010.
- Een jeugdsportvereniging is een federatie of erkende sportvereniging met een aanmerkelijk aantal leden jonger dan 18 jaar.
- Kadervorming: de activiteiten die expliciet gericht zijn op de vorming en bijscholing van:

• Sportlesgevers, trainers en begeleiders van sportinitiatieven;
• Het bestuur van de sportvereniging;
• Omkaderingsfuncties die noodzakelijk zijn voor het reglementair organiseren en veilig uitvoeren van een (competitie)wedstrijd zoals voorgeschreven door de federatie waar de sportvereniging bij aangesloten is. Voorbeeld spelleider, tornooileider, scheidsrechter, jurylid, redder, ...
  - Vlaamse Trainersschool (VTS) wordt geleid door een Stuurgroep VTS die samengesteld is uit leden van Sport Vlaanderen, de Vlaamse universiteiten en de hogescholen met een opleiding Lichamelijke Opvoeding, en vertegenwoordigers van de erkende Vlaamse sportfederaties.
  - VTS Kwalificatie is het product van het trainerswaarderingscijfer (zie tabel bijlage C) en het aantal trainingsuren gepresteerd door deze trainer.
  - Jeugdsportbegeleider (JSB): een sporttechnische begeleider voor jeugdsport die actief is in de erkende sportvereniging.
  - Jeugdsportcoördinator (JSC): een jeugdsportbegeleider (minstens VTS-initiator of gelijkwaardig) die het jeugdsportbeleid in de erkende sportvereniging coördineert op het sporttechnische, beleidsmatige en organisatorische vlak.
  - Werkingsjaar: een werkingsjaar begint op 1 september en eindigt op 31 augustus.
  - Duurzame ontwikkelingsdoelen of SDG's (Sustainable Develeopment Goals): 17 internationale doelstellingen die van onze wereld een meer duurzame plek moeten maken tegen 2030, waarin we beter zorgen voor mensen, milieu, welvaart en democratie (zie bijlage).

2. Omschrijving subsidies
De subsidies worden onderverdeeld in (zie ook bijlage A: overzicht structuur werkingssubsidies):

01. Kwantitatieve subsidies:
28 % van het totale subsidiekrediet wordt verdeeld onder federatie en erkende sportverenigingen. De verdeling van deze subsidies gebeurt op basis van:
- een basissubsidie
- G-sport initiatieven
- speciale manifestaties
- ledenparameters

02. Kwalitatieve subsidies
42 % van het totale subsidiekrediet wordt enkel verdeeld onder federatie sportverenigingen. De verdeling van deze subsidies gebeurt op basis van:
- sporttechnisch kader
- deskundig kader
- structuur en juridische vorm
- communicatie
- sportpromotie

3. Voorwaarden
01. Kwantitatieve subsidies
Basissubsidie
Iedere erkende sportvereniging krijgt een basissubsidie bij indiening van een subsidieaanvraag. Dit bedrag wordt evenredig verdeeld over de verenigingen die in aanmerking komen voor deze subsidie.
Dit basisbedrag kan nog worden opgetrokken als de vereniging kan aantonen dat haar activiteit of werking bijdraagt aan minstens één van de 17 Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen (SDG's).

G-sport initiatieven
De sportdienst evalueert en erkent de ingediende G-sportinitiatieven. Het bedrag wordt evenredig verdeeld over de goedgekeurde initiatieven.

Speciale manifestaties
De sportdienst evalueert en erkent de manifestaties aan de hand van de motivatie die gevraagd wordt in de vragenlijst. Verder kan de sportdienst rekening houden met de maatschappelijke impact van de manifestatie. Het bedrag wordt evenredig verdeeld over het aantal erkende manifestaties.

02. Kwalitatieve subsidies
Sporttechnisch kader
- Aantal trainers: de namen van de trainers met hun hoogste diploma en het aantal wekelijkse trainingsuren;
- Bijscholingen spelers, scheidsrechters: de namen van de trainers, spelers, scheidsrechters, redders, ... die een sportrelevante bijscholing hebben gevolgd; 
- VTS-kwalificatie: berekening VTS-kwalificatie van de sportvereniging;
- Aantal erkende scheidsrechters: de namen van de officiële scheidsrechters die erkend zijn door de federatie van de sportvereniging;
- Organisatie/volgens Clinics: het aantal sport specifieke Clinics (praktijkopleidingen) dat gevolgd of georganiseerd is.

Deskundig kader
- Aantal bestuursleden: de namen van de bestuursleden die een relevante bijscholing hebben gevolgd;
- Samenwerking: is er het voorbije werkjaar een samenwerking geweest met andere sportverenigingen?
- Algemene vergadering: is er een algemene vergadering voor de leden georganiseerd?
- Aantal bestuursvergaderingen: het aantal bestuursvergaderingen.

Structuur & Juridische vorm
- Juridische vorm: de juridische vorm van de sportvereniging (vzw, ...);
- Beleidsplan: is er een beleidsplan waar de delen en de werking van de sportvereniging in beschreven wordt?
- Functieomschrijving (organogram): is er een organogram of functieomschrijving voor iedere bestuursfunctie?
- Reglement vrijwilligerswetgeving: heeft de sportvereniging een reglement i.v.m. vrijwilligerswerk?

Communicatie
- Communicatieverantwoordelijke: de naam en coördinaten van een bereikbare communicatieverantwoordelijke;
- contact@adres: het e-mailadres waar de sportvereniging kan bereikt worden voor mededelingen of verdere vragen;
- Up-to-date website: de URL van een up-to-date website die relevante' en actuele info bevat over de werking van de sportvereniging.

Sportpromotie
- Ledenwervingsacties: organiseert de vereniging ledenwervingsacties?
- Ondersteunt de vereniging het gebruik van de UiTPAS?
- Eén- of meerdaagse tornooien: organiseert de vereniging één- of meerdaagse tornooien, zo ja, welke?
- Samenwerking sportdienst, enz: werkt de vereniging samen met de sportdienst of andere officiële instanties?

4. Procedure
01. Subsidieaanvraag
- De sportdienst doet vóór 30 juni een algemene oproep tot aanvraag werkingssubsidie en herhaalt de oproep éénmalig vóór 15 september. De aanvraag betreft een subsidie voor het voorbije werkingsjaar.
- De sportvereniging dient een subsidieaanvraag in via (het online) aanvraagformulier vóór 30 september.
- Ter controle van de subsidieaanvraag voegt de sportvereniging de nodige documenten toe zoals vermeld in de voorwaarden.

02. Beoordeling
De sportdienst controleert of alle nodige documenten voor de subsidieaanvraag volledig en tijdig zijn ingediend. Bij onvolledigheid van het subsidiedossier, kan de vereniging binnen de veertien dagen na melding van de sportdienst het dossier alsnog in orde brengen.
- De sportdienst kijkt na of de subsidieaanvraag voldoet aan de voorwaarden.
- De sportdienst berekent de kwalitatieve en kwantitatieve subsidies.
- De verdeling van deze subsidies wordt ter kennisname voorgelegd aan het dagelijks bestuur van de sportraad.
- Het college ven burgemeester en schepenen beslist op voorstel van de sportdienst over de toekenning van de kwalitatieve en kwantitatieve subsidie.

Puntenstelsel:

KWANTITATIEVE SUBSIDIES (28%)
Ledenaantal (50%)
Totaal aantal leden	40%
Aantal leden jonger dan 18 jaar	20%
Aantal leden ouder dan 55 jaar	20%
Aantal trainers en bestuursleden	20%
Basissubsidie (25%)
Indiending correct dossier	12,5%
Bijdrage aan	12,5%
Manifestaties (12,5%)
G-sportinitiatieven (12,5%)

KWALITATIEVE SUBSIDIES (42%)
Sporttechnisch kader (35%)
Aantal namen met diploma’s	27%
Bijscholingen spelers, scheidsrechters	17%
VTS-kwalificatie	27%
Aantal officieel erkende scheidsrechters	12%
Clinics	17%
Deskundig kader (17%)
Bestuursleden	25%
Samenwerking andere sportverengingen	25%
Algemene vergadering vereniging	25%
Aantal bestuursvergaderingen	25%
Structuur (12%)
Juridische vorm	25%
Club beleidsplan	40%
Functiebeschrijving (organogram)	20%
Reglement rond vrijwilligerswetgeving	15%
Communicatie (13%)
Communicatieverantwoordelijke	30%
Contact@adres	30%
Website	40%
Sportpromotie (10%)
Gebruik UiTPAS	25%
Ledenwervingsacties	25%
Eén/tweedaagse tornooien	25%
Meewerken aan initiatieven naschoolse sport of sportdienst	25%

03. Uitbetaling
De uitbetaling van de werkingssubsidie gebeurt uiterlijk op 31 december.

5. Bijkomende bepalingen
01. Staatssteun de-minimis
- De subsidies verleend op basis van dit reglement vallen onder de toepassing van de Europese de-minimisverordening (Verordening (EU) nr. 2023/2831).
- Dit betekent dat de totale de-minimissteun die een begunstigde als onderneming (in de zin van de Europese staatssteunregels) ontvangt, niet meer dan € 300.000,00 mag bedragen over de lopende en de twee voorgaande belastingjaren.
- Alvorens de subsidie definitief wordt toegekend, ondertekent de aanvrager een verklaring op eer waarin wordt aangegeven of en hoeveel de-minimissteun de vereniging al in de voorbije drie belastingjaren heeft ontvangen.

02. Bescherming van de persoonsgegevens (AVG, Algemene Verordening Gegevensbescherming)
- Met het oog op de controle van de subsidievoorwaarden, in het bijzonder de verificatie van het reële aantal (actieve) leden, kan de sportdienst persoonsgegevens van de leden van de vereniging opvragen en verwerken. De rechtsgrond hiervoor is het vervullen van een taak van algemeen belang (artikel 6, lid 1, (e) van de AVG), zijnde het correct aanwenden van publieke middelen, volgens dit reglement.
- De gemeente verbindt zich ertoe de overgemaakte gegevens strikt vertrouwelijk te behandelen. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de controle van de desbetreffende subsidieaanvraag en worden niet gedeeld met derden.
- De vereniging treedt op als verantwoordelijke voor haar eigen ledenadministratie. Zij verplicht zich ertoe haar leden vooraf adequaat te informeren over het feit dat hun (geanonimiseerde of beperkte) gegevens aan de gemeente kunnen worden overgemaakt in het kader van subsidieaanvragen.

03. Sancties
De werkingssubsidie moet steeds worden gebruikt voor het doel waarvoor ze werd toegekend. In geval van fraude of valse verklaringen door de vereniging, kan gemeente Kalmthout beslissen om de toekenning van de werkingssubsidie te schorsen, in de toekomst geen basissubsidie meer toe te staan aan de vereniging en het al uitbetaalde subsidiebedrag terug te vorderen.

04. Betwisting
Bij betwisting van beoordeling van de aanvraag, kan bezwaar worden ingediend gericht aan het college van burgemeester en schepenen, en dit binnen de vijftien dagen na de ontvangst van de kennisgeving van de beslissing. Het bezwaarschrift zal worden onderzocht door het college van burgemeester en schepenen en een beslissing zal worden verstrekt aan de betreffende vereniging.
Verenigingen die niet akkoord gaan met de beslissing, kunnen een klacht indienen bij Agentschap Binnenlands Bestuur, volgens de procedure die het Agentschap daarvoor voorziet.

SUBSIDIEREGLEMENT VOOR DE VORMINGEN VOOR JEUGDSPORTVERENIGINGEN

Goedgekeurd door de gemeenteraad van 28 september 2026.

1. Algemeen
01. Doel
Binnen de perken van de kredieten daartoe voorzien in het meerjarenplan van de gemeente (tot en met 31 december 2031) en overeenkomstig de Wet van 14-11-1983 over de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen en de voorwaarde en modaliteiten zoals hierna bepaald, wil de gemeente inzetten op het stimuleren en ondersteunen van Kalmthoutse sportverenigingen.

02. Doelgroep en toepassingsgebied
De subsidiëring voor het volgen of organiseren van een opleiding die het sportief en bestuurlijk kader van de jeugdsportvereniging verbeteren.

Een financiële tussenkomst voor het organiseren of volgen van een cursus kadervorming is onderworpen aan de volgende voorwaarden:
- Het is enkel van toepassing voor federatie jeugdsportverenigingen.
- Het volgen van de cursus moet als doel hebben 'het verhogen van de kwaliteit van de betreffende jeugdsportvereniging'.
- De betrokkene moet de cursus met goed gevolg beëindigen, m.a.w. het aan de cursus verbonden diploma of attest behalen.

03. Definities
Een federatie sportvereniging is een sportvereniging die aangesloten is bij een erkende Vlaamse Sportfederatie en bij aanvraag automatisch erkend wordt.
Een erkende sportverenigingis een sportvereniging die niet aangesloten is bij een erkende Vlaamse sportfederatie maar erkend wordt via het gemeentelijk erkenningsreglement goedgekeurd in de gemeenteraad van 17 juni 2010.
Een jeugdsportvereniging is een federatie of erkende sportvereniging met een aanmerkelijk aantal leden jonger dan 18 jaar.

Kadervorming: de activiteiten die expliciet gericht zijn op de vorming en bijscholing van:
- Sportlesgevers, trainers en begeleiders van sportinitiatieven.
- Het bestuur van de sportvereniging.
- Omkaderingsfuncties die noodzakelijk zijn voor het reglementair organiseren en veilig uitvoeren van een (competitie) wedstrijd zoals voorgeschreven door de federatie waar de sportvereniging bij aangesloten is. Voorbeeld spelleider, tornooileider, scheidsrechter, jurylid, redder, ...

De Vlaamse Trainersschool (VTS) wordt geleid door een Stuurgroep VTS die samengesteld is uit leden van Sport Vlaanderen, de Vlaamse universiteiten en de hogescholen met een opleiding Lichamelijke Opvoeding, en vertegenwoordigers van de erkende Vlaamse sportfederaties.
VTS Kwalificatie is het product van het trainerswaarderingscijfer (zie tabel bijlage) en het aantal trainingsuren gepresteerd door deze trainer.
Jeugdsportbegeleider (JSB): een sporttechnische begeleider voor jeugdsport die actief is in de erkende sportvereniging.
Jeugdsportcoördinator (JSC): een jeugdsportbegeleider (minstens VTS-initiator of gelijkwaardig) die het jeugdsportbeleid in de erkende sportvereniging coördineert op het sporttechnische, beleidsmatige en organisatorische vlak.
Werkingsjaar: een werkingsjaar begint op 1 september en eindigt op 31 augustus.

2. Omschrijving subsidies
De toelage bedraagt maximum 100 % van het inschrijvingsgeld van de cursus.

3. Voorwaarden
- De aanvrager moet een functie uitoefenen in de sportvereniging;
- Het diploma moet betrekking hebben tot de activiteiten van de jeugdsportvereniging;
- Het sport specifieke diploma of attest

• moet voorkomen op de referentietabel voor sportkwalificaties van de Vlaamse trainersschool (zie bijlage).
• dat op basis van de recentste VTS-assimilatietabel (zie bijlage) kan gelijkgesteld worden met één van de diploma's vermeld op de referentietabel van de Vlaamse trainersschool.
  Erkende cursussen
  Enkel de diploma’s of attesten, behaald in één van de hierna vermelde cursussen komen in aanmerking:
  - Georganiseerd door of onder auspiciën van de Vlaamse Trainersschool.
  - Georganiseerd en erkend door een door Sport Vlaanderen erkende Vlaamse sportfederatie, provinciale of gemeentelijke instantie.
  - Andere of buitenlandse cursussen worden slechts aanvaard na voorlegging van het cursusprogramma, na advies van de sportraad en bij beslissing van het college van burgemeester en schepenen.
  - Opleiding voor omkaderingsfuncties volgens de reglementen van de erkende Vlaamse sportfederatie waartoe de sportvereniging behoort.

Bijzondere bepalingen i.v.m. de cursussen
- De opleidingen voor bachelor en master in de lichamelijke opvoeding worden uitgesloten.
- Opleidingen in de commerciële sfeer worden uitgesloten.
- Voor cursussen, die gedeeltelijk in het buitenland plaatsvinden, omdat daar alleen de omstandigheden voorhanden zijn, komt voor het gedeelte in het buitenland alleen het inschrijvingsgeld in aanmerking.
- Bij internaatsopleidingen wordt enkel het inschrijvingsgeld voor de cursus in aanmerkging genomen.
- Vervoerskosten van en naar de cursus kunnen in aanmerking genomen worden:
o De kosten voor openbaar vervoer worden terugbetaald op basis van de officiële tarieven of op voorlegging van het betaalbewijs. Voor een treinticket wordt een treinticket 2de klasse in aanmerking genomen.
o Voor autovervoer is er een kilometervergoeding. Deze vergoeding wordt jaarlijks herzien volgens de omzendbrief die in het Belgisch Staatsblad verschijnt.

4. Procedure
01. Subsidieaanvraag
- De sportdienst doet vóór 30 juni een algemene oproep tot aanvraag vormingssubsidie voor jeugdsportverenigingen en herhaalt de oproep éénmalig vóór 15 september. De aanvraag betreft een subsidie voor het voorbije werkingsjaar.
- De aanvrager dient een subsidieaanvraag in via (het online) aanvraagformulier vóór 30 september.
- Bij het aanvraagformulier moeten volgende verantwoordingsstukken gevoegd worden:
o alle relevante gegevens voor de kwantitatieve en kwalitatieve vragen.
o betalingsbewijs van het inschrijvingsgeld van de cursus (rekeninguittreksel).
o opgave van het onderwerp van de cursus, de plaats en de data, waarop de lessen plaatsvonden, de wijze van verplaatsing.
o rekeningnummer van de sportvereniging waarop de subsidie kan gestort worden.
o kopie van het behaalde diploma of attest.
o als de sportvereniging organiseert: onkostennota's, facturen, vergoedings- en organisatiekosten, enz...

02. Beoordeling
- De sportdienst controleert of alle nodige documenten voor de subsidieaanvraag volledig en tijdig zijn ingediend. Bij onvolledigheid van het subsidiedossier, kan de aanvrager binnen de veertien dagen na melding van de sportdienst het dossier alsnog in orde brengen.
- De sportdienst kijkt na of de subsidieaanvraag voldoet aan de voorwaarden.
- De sportdienst berekent de vormingssubsidie.
- De verdeling van de vormingssubsidie wordt ter kennisname voorgelegd aan het dagelijks bestuur van de sportraad.
- Het college van burgemeester en schepenen beslist op voorstel van de sportdienst over de toekenning van de vormingssubsidie.

Puntenstelsel:

VORMINGSSUBSIDIES (30%)
Ingediende kosten voor vorming tot maximum 30% van totaalbedrag werkingssubsidies
Verdeling resterend bedrag vormingssubsidies na aftrek ingediende kosten voor kadervorming: Na aftrek van de ingediende kosten voor kadervorming wordt het resterend bedrag verdeeld onder de jeugdsportverenigingen volgens de ‘VTS’-verdeelsleutel die rekening houdt met de volgende parameters: - N: aantal trainers met een diploma; - K: de kwalificatie van de trainers. Aan de hand van de 'Referentietabel van de Vlaamse Trainerschool' (zie bijlage B) wordt er een waardeschaal toegekend aan het dipolma; - A: het aantal uren dat de betreffende trainer training geeft. T = N x K x A (Aantal punten T vereniging/Totaal aantal punten T alle verenigingen) x subsidiebedrag.

03. Uitbetaling
De uitbetaling van de vormingssubsidie gebeurt uiterlijk op 31 december.

5. Bijkomende bepalingen
01. Staatssteun de-minimis
- De subsidies die verleend zijn op basis van dit reglement vallen onder de toepassing van de Europese de-minimisverordening (Verordening (EU) nr. 2023/2831).
- Dit betekent dat de totale de-minimissteun die een begunstigde als onderneming (in de zin van de Europese staatssteunregels) ontvangt, niet meer dan € 300 000,00 mag bedragen over de lopende en de twee voorgaande belastingjaren.
- Alvorens de subsidie definitief wordt toegekend, ondertekent de aanvrager een verklaring op eer waarin wordt aangegeven of en hoeveel de-minimissteun de vereniging al in de voorbije drie belastingjaren heeft ontvangen.

02. Bescherming van de persoonsgegevens (AVG, Algemene Verordening Gegevensbescherming)
- Met het oog op controle van de subsidievoorwaarden, in het bijzonder de verificatie van het reële aantal (actieve) leden, kan de sportdienst persoonsgegevens van de leden van de vereniging opvragen en verwerken. De rechtsgrond hiervoor is het vervullen van een taak van algemeen belang (artikel 66, lid 1, (e) van de AVG), zijnde het correct aanwenden van publieke middelen, volgens dit reglement.
- De gemeente verbindt zich ertoe de overgemaakte gegevens strikt vertrouwelijk te behandelen. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de controle van de desbetreffende subsidieaanvraag en worden niet gedeeld met derden.
- De vereniging treedt op als verantwoordelijke voor haar eigen ledenadministratie. Zij verplicht zich ertoe haar leden vooraf adequaat te informeren over het feit dat hun (geanonimiseerde of beperkte) gegevens aan de gemeente kunnen worden overgemaakt in het kader van subsidieaanvragen.

03. Sancties
De vormingssubsidie moet steeds worden gebruikt voor het doel waarvoor ze werd toegekend. In geval van fraude of valse verklaringen door de aanvrager, kan gemeente Kalmthout beslissen om de toekenning van de vormingssubsidie te schorsen, in de toekomst geen vormingssubsidie meer toe te staan aan de aanvrager en het al uitbetaalde subsidiebedrag terug te vorderen.

04. Betwisting
- Bij betwisting van beoordeling van de aanvraag, kan bezwaar worden ingediend gericht aan het college van burgemeester en schepenen, en dit binnen de vijftien dagen na de ontvangst van de kennisgeving van de beslissing. Het bezwaarschrift zal worden onderzocht door het college van burgemeester en schepenen en een beslissing zal worden verstrekt aan de betreffende vereniging.
- Verenigingen die niet akkoord gaan met de beslissing, kunnen een klacht indienen bij Agenschap Binnenlands Bestuur, volgens de procedure die het Agentschap daarvoor voorziet.