Publiek - gemeenteraad reglementen

ERKENNINGSREGLEMENT VOOR SPORT-, JEUGD- EN CULTUURVERENIGINGEN

1. Definities
01. Een vereniging
Voor de toepassing van dit reglement beschouwen we als sport-, jeugd- en cultuurvereniging (hierna vereniging genoemd) een groepering van mensen die zich structureel en duurzaam heeft georganiseerd, feitelijk of in de vorm van een privaatrechtelijke rechtspersoon, zonder winst- of handelsoogmerk.

02. Een sportvereniging
Een sportvereniging moet als hoofdactiviteit sport hebben of (een) sportevenement(en) organiseren. Dit is een individuele activiteit, een activiteit in ploegverband of een publieksactiviteit met een competitief of recreatief karakter waarbij de menselijke fysieke inspanning centraal staat. Sportverenigingen aangesloten bij een Vlaamse sportfederatie worden automatisch erkend door de gemeentelijke sportraad.

03. Een jeugdvereniging
Een jeugdvereniging is een vereniging waarvan de leden overwegend tussen 5 en 25 jaar zijn. Een jeugdvereniging heeft als hoofddoel ‘werken met jongeren’, gericht op groepsvorming. De activiteiten worden door en voor jongeren georganiseerd, waarbij de inspraak van de leden verzekerd is. Ze vinden plaats in de vrije tijd van de doelgroep en onder educatieve begeleiding. Jeugdverenigingen uit Kalmthout, erkend door de Vlaamse overheid via hun landelijke koepelorganisatie, worden automatisch erkend door gemeente Kalmthout.

04. Een cultuurvereniging
Een cultuurvereniging oefent activiteiten uit die behoren tot de culturele aangelegenheden en zijn ondergebracht in één van de volgende categorieën: sociaal-cultureel(volwassen)werk; amateuristische kunstbeoefening en podiumactiviteiten; erfgoedzorg; culturele vrijetijdsbesteding en gemeenschapsvorming. De activiteiten vinden plaats buiten het commerciële circuit.

2. Voordelen erkenning
Erkende verenigingen kunnen genieten van de volgende voordelen:
· Een verlaagd tarief voor de huur van gemeentelijke sport-, jeugd- en cultuurinfrastructuur, volgens de gebruiks- en retributiereglementen.
· Gebruik van logistiek materiaal zoals voorzien in het ‘Gemeentelijk reglement op het uitlenen van feestmaterialen en audiovisuele materialen aan verenigingen’.
· Het publiceren van activiteiten in de UiTbijlage van ‘Tussen Hei en Maatjes’.
· Het kunnen afleveren van fiscale attesten voor activiteiten georganiseerd voor jongeren tot 14 jaar.
· In aanmerking komen voor subsidie.

3. Voorwaarden erkenning
01. Algemene erkenningsvoorwaarden
De vereniging voldoet aan al deze voorwaarden
- De maatschappelijke zetel of het secretariaat moet gevestigd zijn in de gemeente Kalmthout.
- De bestuurlijke samenstelling is ofwel een vereniging met rechtspersoonlijkheid (bv vzw) ofwel een feitelijke vereniging met een oprichtingsdocument, statuten of een huishoudelijk reglement.
- De vereniging moet een autonoom bestuur hebben dat uit minstens 2 personen bestaat.
- De vereniging is een open vereniging, m.a.w. iedereen kan lid worden van de vereniging op voorwaarde dat deze persoon de waarden en normen, de reglementen en de doelstellingen van de vereniging eerbiedigt.
- De vereniging leeft de wetten en reglementen inzake non-discriminatie en gelijke kansen na.
- Het Nederlands wordt gebruikt als voertaal voor de werking en externe communicatie.
- De vereniging toont op basis van een werkingsverslag een actieve werking van minstens 1 jaar aan.
- Startende verengingen kunnen een voorlopige erkenning krijgen als ze een actieve werking kunnen aantonen voor het komende werkjaar. Ze genieten van dezelfde voordelen als erkende verenigingen behalve het afleveren van fiscale attesten en het ontvangen van subsidies.
- De vereniging zorgt zelf voor de verplichte verzekeringen (zoals burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen) via een koepelorganisatie, of een andere polis.
- De vereniging moet beschikken over een bankrekening in België.
- De vereniging mag geen onderafdeling of overkoepeling zijn van een plaatselijke vereniging die al door de gemeente is erkend.

02. Specifieke erkenningsvoorwaarden voor een Kalmthoutse sportvereniging
- Minstens 10 aangesloten leden hebben, met uitzondering van verenigingen/organisaties die enkel sportevenementen organiseren.
- Minstens de helft van de sportieve activiteiten moet plaatsvinden op het grondgebied van de gemeente. Als de vereniging kan aantonen dat er geen, onvoldoende of niet aangepaste accommodatie aanwezig is op het gemeentelijk grondgebied kan ze toch erkend worden.

03. Specifieke erkenningsvoorwaarden voor een Kalmthoutse jeugdvereniging
- Minstens 50% van de leden woont in Kalmthout.
- De zetel en de lokalen van de vereniging bevinden zich in Kalmthout.
- Inspraak van jongeren in de organisatie is verzekerd.

04. Specifieke erkenningsvoorwaarden voor een Kalmthoutse cultuurvereniging
- Minstens 50% van de leden woont in Kalmthout, zo niet vindt minstens 50% van de activiteiten plaats in Kalmthout.

4. Erkenningstermijn
- De erkenning van een vereniging wordt toegekend voor een bestuursperiode
- Een erkende vereniging moet elke wijziging meteen zelf melden aan de sport-, jeugd of cultuurdienst. De dienst kan het college van burgemeester en schepenen adviseren om de erkenning onmiddellijk in te trekken.
- Een voorlopige erkenning voor een startende vereniging blijft maximum één werkingsjaar geldig en kan niet worden verlengd of hernieuwd.

5. Procedure erkenningsaanvraag
De vereniging vraagt erkenning aan via het (online) aanvraagformulier op de gemeentelijke website. Ter controle van de erkenningsvoorwaarden voegt de vereniging de nodige documenten toe.

05. Bij een nieuwe bestuursperiode
- De dienst vrije tijd doet vóór 30 juni van het eerste jaar van de bestuursperiode een algemene oproep tot aanvraag erkenning en herhaalt de oproep éénmalig voor 15 september.
- De vereniging dient een aanvraag in vóór 30 september van het eerste jaar van de bestuursperiode.
- De dienst vrije tijd legt de erkenningsaanvraag voor aan het college van burgermeester en schepenen met advies van de betrokken adviesraad.
- Het college van burgemeester en schepenen beslist over de erkenning vóór 1 december van het eerste jaar van de bestuursperiode.

06. Tijdens de bestuursperiode
- De dienst vrije tijd legt de erkenningsaanvraag van de vereniging voor aan het college van burgermeester en schepenen met advies van de betrokken adviesraad.
- Het college van burgemeester en schepenen beslist over de erkenning uiterlijk twee maanden na de aanvraag.

07. Beoordeling
- De dienst vrije tijd controleert of alle nodige documenten voor de erkenningsaanvraag volledig en tijdig ingediend zijn. Bij onvolledigheid van het aanvraagdossier kan de vereniging binnen 14 dagen na melding van de dienst vrije tijd het dossier alsnog in orde brengen.
- Het college van burgemeester en schepenen beslist op voorstel van de dienst vrije tijd over de erkenning.

08. Beëindigen erkenning
Mogelijke redenen voor het beëindigen van een erkenning zijn:
- De vereniging vraagt zelf het beëindigen van de erkenning aan.
- Het college van burgemeester en schepenen kan de erkenning van een vereniging intrekken op voorstel van de dienst vrije tijd en de betrokken adviesraad.

09. Bezwaar
- Bij betwisting van beoordeling van de aanvraag of beëindiging van de erkenning kan bezwaar worden ingediend gericht aan het college van burgemeester en schepenen en dit binnen de vijftien dagen na de ontvangst van de kennisgeving van de beslissing. Het bezwaarschrift zal worden onderzocht door het college van burgemeester en schepenen en een beslissing zal worden verstrekt aan de betreffende vereniging.
- Verenigingen die niet akkoord zijn met de beslissing kunnen een klacht indienen bij Agentschap Binnenlands Bestuur volgens de procedure die het Agentschap daarvoor voorziet.