Publiek - gemeenteraad reglementen

Artikel 1 – Algemeen
· De gemeente hecht een groot belang aan een open en betrokken lokale democratie. Om tot een kwaliteitsvol beleid te komen, betrekt het gemeentebestuur inwoners, verenigingen, adviesraden en andere lokale partners actief bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het gemeentelijk beleid. Dit participatiereglement beschrijft hoe de gemeente participatie organiseert, welke vormen van inspraak mogelijk zijn en welke rechten en verantwoordelijkheden zowel de gemeente als de deelnemers hebben.
· Dit reglement garandeert duidelijkheid, transparantie en gelijke kansen voor iedereen die wil meedenken over de toekomst van de gemeente. Het biedt een kader waarin participatie toegankelijk, respectvol en constructief verloopt met als doel een gedragen beleid en een sterke en verbonden gemeenschap. Beleid wordt sterker, inclusiever en duurzamer wanneer het tot stand komt in co-creatie met de gemeenschap. Participatie is daarom geen bijkomstigheid, maar een manier van werken verankerd in alle beleidsdomeinen.
· Dit reglement reguleert verschillende vormen van inspraak, betrokkenheid en participatie van burgers en doelgroepen ten aanzien van het beleid, de besluitvorming en de dienstverlening overeenkomstig artikel 28 van de grondwet, het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder Titel 6 – Participatie van de burger en het Vlaams Bestuursdecreet van 7 december 2018.
· Het participatiebeleid betrekt inwoners bij het beleid en geeft ruimte aan engagementen. Het participatiebeleid is een gedragen beleid en regelt verschillende vormen van participatie. Naast de inspraakvormen die in dit reglement zijn vervat, kan het gemeentebestuur nog andere vormen van participatie inzetten om burgers en belanghebbenden te informeren, te consulteren en te betrekken bij het gemeentelijke beleid.
· Het bestuur maakt hierbij gebruik van het brede instrumentarium aan communicatiemiddelen om het informatie-, communicatie- en participatiebeleid te ondersteunen. De communicatie gebeurt op papier en per mail via de gemeentelijke nieuwsbrief. Verder is er communicatie via de gemeentelijke website, de sociale mediakanalen en de digitale informatieborden.

Artikel 2 - Toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing voor de gemeente en het OCMW van Kalmthout.

Artikel 3 - Definities

• Adviesraad: Inspraakorgaan, al dan niet wettelijk of decretaal voorzien, dat door het bestuur wordt ingericht en dat op geregelde tijdstippen vergadert om aan het bestuur adviezen uit te brengen over een welbepaald beleidsdomein. In principe zijn adviesraden samengesteld uit mensen met specifieke ervaring of kennis over een bepaald beleidsdomein. Adviesraden nemen een huishoudelijk reglement aan dat hun werking preciseert.
• Beleidsenquête: een niet-systematische bevraging van bepaalde doelgroepen over aspecten van het beleid van de gemeente en/of het OCMW. Een beleidsenquête gaat uit van het college van burgemeester en schepenen voor de gemeente of van het vast bureau voor het OCMW.
• Beleidsorganen: De gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de voorzitter van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn, de burgemeester, de algemeen directeur en elk ander orgaan van de gemeente dat als overheid optreedt.
• Huishoudelijk reglement: Aanvullende afspraken over de interne werking van bijvoorbeeld de adviesraden.
• Melding: Een gebrek dat de burger signaleert waarbij hij wenst dat het bestuur actie onderneemt, bv. over het onderhoud van openbare plaatsen, zonder dat de burger ontevreden is over het optreden van het bestuur. Een melding wordt onderscheiden van een klacht. Wanneer er niet correct wordt ingespeeld op een melding, kan dit natuurlijk wel leiden tot een klacht van de burger. De bepalingen hiervan zijn opgenomen in het klachtenreglement.
• Participatie: Actieve deelname aan de samenleving. Iedereen, jong en oud, al dan niet gegroepeerd in buurten, organisaties, verenigingen en bedrijven, kan (mee) zijn stempel drukken op de samenleving door zich te engageren, informatie op te vragen, mee na te denken over het lokaal beleid, samen te werken met het lokaal bestuur en andere spelers om projecten tot uitvoering te brengen.
• Participatieproject: Een gestructureerd proces waarbij burgers, bedrijven, verenigingen en andere maatschappelijke organisaties actief worden betrokken bij het beleid, de besluitvorming of de uitvoering van projecten in hun omgeving. Het doel is om lokale kennis te benutten, draagvlak te creëren en de leefbaarheid te verbeteren door samen met de inwoner tot oplossingen te komen.
• Verzoekschrift: Een brief of petitie gericht aan een beleidsorgaan van de gemeente waarin een verzoek wordt geformuleerd om iets te doen of niet te doen. Het kan gaan om het beleid of de reglementering van de gemeente te wijzigen. In ieder geval dient het verzoekschrift betrekking te hebben op de rechtstreekse bevoegdheid van het bestuur of het algemeen belang. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk blijken.
• Volksraadpleging: Het decretaal geregeld proces waarbij de gemeenteraad, op eigen initiatief of op verzoek van de inwoners, een vraag met betrekking tot de gemeentelijke reglementering of het beleid voorlegt aan de bevolking van de gemeente Kalmthout. Persoonlijke aangelegenheden en aangelegenheden over de jaarrekeningen, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, de gemeentebelastingen en de retributies kunnen niet het voorwerp uitmaken van een volksraadpleging.
• Voorstel: een gemotiveerde nota met voorstellen of vragen over de beleidsvoering en dienstverlening van de gemeente of het OCMW, die een burger overmaakt aan het college van burgemeester en schepenen voor de gemeente en het vast bureau voor het OCMW. Hierin wordt gevraagd het voorstel te kunnen komen toelichten op de gemeenteraad respectievelijk de raad voor maatschappelijk welzijn. Een voorstel heeft betrekking op de rechtstreekse bevoegdheid van het bestuur of het gemeentelijk belang.
• Wijkvergadering: een laagdrempelig gesprek met buurtbewoners die in de desbetreffende wijk wonen.
  Artikel 4 – Verzoekschriften
  § 1. Doel en initiatiefnemer
  Via een verzoekschrift kan een burger aan de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn vragen om iets wel of net niet te doen.

§ 2. Reikwijdte
Verzoekschriften kunnen alleen betrekking hebben op zaken waarvoor de gemeente en/of het OCMW bevoegd is.

§ 3. Vereisten
Een verzoekschrift voldoet aan de volgende vereisten:
· Het verzoekschrift is (digitaal) getekend door één of meer personen en vermeld van naam, voornaam en adres van de indiener(s).
· De indiener(s) hoeven geen inwoner van Kalmthout te zijn.
· Verzoekschriften zijn ontvankelijk als ze worden ingediend:
o per mail naarsecretariaat@kalmthout.be;
o schriftelijk t.a.v. de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn, Kerkeneind 13 te 2920 Kalmthout.
Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als:
· de vraag onredelijk of onjuist geformuleerd is;
· het een loutere mening en geen concreet verzoek is om iets wel of net niet te doen;
· de vraag anoniem - zonder vermelding van naam, voornaam en adres - werd ingediend;
· het taalgebruik beledigend is;
· het om een lopend dossier gaat, het om een geagendeerd agendapunt gaat, of over een agendapunt gaat dat de voorbije 6 maanden werd geagendeerd.

§ 4. Behandeling
Binnen de termijn van 10 werkdagen wordt het verzoekschrift beantwoord met minstens een ontvangstbevestiging. Het college van burgemeester en schepenen/vast bureau beslist binnen 3 weken of het verzoekschrift voldoet aan de vereisten bepaald in dit reglement.

Indien het verzoekschrift aan de vereisten voldoet, wordt het zo snel mogelijk geagendeerd op de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn binnen een termijn van maximum 3 maanden na het indienen van het verzoekschrift.

Indien het verzoekschrift niet aan de vereisten voldoet, kan aan de aanvrager gevraagd worden om een nieuw en correct geformuleerd verzoekschrift te bezorgen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.

Als het verzoekschrift onontvankelijk is, wordt dat door het college van burgemeester en schepenen/vast bureau aan de (eerste) ondertekenaar meegedeeld.

De (eerste) ondertekenaar van het verzoekschrift - of één van hen indien het meerdere ondertekenaars betreft - heeft 10 minuten spreektijd tijdens de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn. De (eerste) ondertekenaar kan zich laten bijstaan door een persoon naar keuze.

Er is gelegenheid voor de raadsleden om aan de indiener van het verzoekschrift vragen te stellen.

De gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn neemt - niet later dan 2 maanden na de raadsvergadering waarin het voorstel geagendeerd is - een gemotiveerd besluit omtrent het voorstel. De voorzitter informeert de indiener hierover schriftelijk.

De gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn bezorgt een schriftelijk antwoord aan de verzoeker binnen de termijn van 10 werkdagen na de beslissing van de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn.

Artikel 5 - Voorstellen en vragen van burgers
§ 1. Doel en initiatiefnemer
Een voorstel of vraag van de burger bevat een duidelijk omschreven verzoek of vraag aan de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn. Het wordt eventueel vergezeld van stukken die de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn kunnen voorlichten.

§ 2. Reikwijdte
Voorstellen en vragen van burgers kunnen alleen betrekking hebben op zaken waarvoor de gemeente en/of het OCMW bevoegd is.

§ 3. Vereisten
Een voorstel of vraag van de burger voldoet aan de volgende vereisten:
· Het wordt ingediend door één of meerdere inwoners van de gemeente Kalmthout.
· Het moet (digitaal) getekend zijn door één of meerdere indiener(s), met vermelding van naam, voornaam en adres.
· Indien het voorstel/de vraag wordt ondersteund door meerdere inwoners, worden de namen, voornamen en woonplaats van de inwoners en bijhorende handtekeningen toegevoegd.
· Voorstellen van burgers kunnen enkel ingediend worden:
o per mail naarsecretariaat@kalmthout.be;
o schriftelijk t.a.v. het college van burgemeester en schepenen/vast bureau, Kerkeneind 13 te 2920 Kalmthout.
Een voorstel/vraag wordt niet weerhouden als:
· het voorstel onredelijk of onjuist geformuleerd is;
· het een loutere mening en geen concreet voorstel of concrete vraag is;
· het voorstel anoniem - zonder vermelding van naam, voornaam en adres - werd ingediend;
· het taalgebruik beledigend is.
Een voorstel/vraag bevat minstens:
· de gegeven(s) (naam, voornaam en adres) van de ondertekenaar(s);
· een overzicht van de steunhandtekeningen;
· een titel en duidelijke omschrijving;
· een concreet voorstel of een concrete vraag;
· een korte motivering waarbij het belang, doel en/of effect wordt omschreven;
· eventuele bijlagen.

§ 4. Behandeling
Binnen de termijn van 10 werkdagen wordt het voorstel beantwoord met minstens een ontvangstbevestiging. Het college van burgemeester en schepenen/vast bureau beslist binnen 3 weken of het voorstel voldoet aan de vereisten bepaald in dit reglement.

Indien het voorstel/de vraag aan de vereisten voldoet, wordt het zo snel mogelijk geagendeerd op de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn binnen een termijn van maximum 2 maanden na het indienen van het voorstel of de vraag.

Indien het voorstel/de vraag niet aan de vereisten voldoet, kan aan de aanvrager gevraagd worden om een nieuw en correct geformuleerd voorstel/vraag te bezorgen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.

Als het voorstel/de vraag onontvankelijk is, wordt dat door het college van burgemeester en schepenen/vast bureau aan de (eerste) ondertekenaar meegedeeld.

De (eerste) ondertekenaar van het voorstel of de vraag - of één van hen indien het meerdere ondertekenaars betreft - heeft 10 minuten spreektijd tijdens de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn en het college van burgemeester en schepenen/vast bureau. De (eerste) ondertekenaar kan zich laten bijstaan door een persoon naar keuze.

Er is gelegenheid voor de raadsleden om aan de initiatiefnemer vragen te stellen.

De gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn neemt - niet later dan 2 maanden na de raadsvergadering waarin het voorstel of de vraag geagendeerd is - een gemotiveerd besluit omtrent het voorstel of de vraag.

De gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn bezorgt een schriftelijk antwoord aan de verzoeker binnen de termijn van 10 werkdagen na de beslissing van de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn.

Artikel 6 - Volksraadpleging
§ 1. Doel en initiatiefnemer
Via een volksraadpleging kunnen de inwoners hun mening geven over zaken van gemeentelijk belang. De gemeenteraad kan ook zelf beslissen om een gemeentelijke volksraadpleging te organiseren. Het OCMW kan geen volksraadpleging organiseren. Inwoners kunnen ook een verzoek indienen om een gemeentelijke volksraadpleging te organiseren.

§ 2. Reikwijdte
Een volksraadpleging heeft betrekking op aangelegenheden van het gemeentelijk belang.

§ 3. Vereisten
Een persoon kan verzoeken om een volksraadpleging als aan al de volgende voorwaarden voldaan is:
· De initiatiefnemer(s) en ondertekenaar(s) zijn inwoner(s) van de gemeente,16 jaar of ouder.
· Het moet gesteund worden door minimum 3 000 inwoners.
· Het verzoek moet (digitaal) getekend zijn, met vermelding van naam, voornaam en adres.
· Volksraadplegingen kunnen enkel ingediend worden:
o via het daartoe bestemde formulier op de gemeentelijke website www.kalmthout.be/volksraadpleging;
o per mail naarsecretariaat@kalmthout.be;
o schriftelijk t.a.v. het college van burgemeester en schepenen/vast bureau, Kerkeneind 13 te 2920 Kalmthout.
Een volksraadpleging wordt niet weerhouden als:
· het voorstel onredelijk of onjuist geformuleerd is;
· het een loutere mening en geen concreet voorstel is;
· het voorstel anoniem werd ingediend;
· het taalgebruik beledigend is;
· het om persoonlijke aangelegenheden gaat;
· het over de jaarrekening, het meerjarenplan (en de aanpassing ervan), aangelegenheden over gemeentebelastingen en retributies gaat;
· het over aangelegenheden die niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoren;
· het wordt aangevraagd binnen de 12 maanden voor de gemeenteraadsverkiezingen;
· het wordt aangevraagd binnen de 40 dagen voor de rechtstreekse verkiezing van de leden van de Kamer van Volksvertegenwoordigers, het Europees Parlement of de gemeenschaps- en gewestparlementen.
Een volksraadpleging kan slechts eenmaal om de 6 maanden plaatsvinden met een maximum van 6 volksraadplegingen per bestuursperiode. Tussen 2 vernieuwingen van de gemeenteraad kan er maar 1 volksraadpleging over hetzelfde onderwerp plaatsvinden.

§ 4. Behandeling
Binnen de termijn van 10 werkdagen wordt het ingediend verzoek beantwoord met minstens een ontvangstbevestiging. Na de ontvangst van het verzoek, onderzoekt het college van burgemeester en schepenen of de volksraadpleging voldoet aan de vereisten die omschreven worden in het decreet lokaal bestuur.

Het volledige draaiboek om een volksraadpleging te organiseren is uitgeschreven door en te raadplegen op de website van de Vlaamse Overheid:https://www.vlaanderen.be/lokaal-bestuur/verkiezingen-democratie-en-participatie/volksraadplegingen/draaiboek-volksraadplegingen.

Artikel 7 - Adviesraden
§ 1. Doel
Het bestuur organiseert adviesraden die als opdracht hebben om bestuur op regelmatige en systematische wijze te adviseren. Volgende adviesraden worden georganiseerd:
· beheersorgaan bib;
· cultuurraad;
· gemeentelijke adviesraad voor land- en tuinbouw (GALANT):
· gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening (GECORO);
· gemeentelijke raad voor internationale solidariteit (GRIS);
· jeugdraad;
· lokaal overleg kinderopvang;
· milieuraad;
· onderwijsraad;
· ouderenadviesraad (OAR);
· sportraad;
· stuurgroep verkeer;
· welzijns- en gezondheidsraad (WGR).

§ 2. Werking
Elke adviesraad heeft een huishoudelijk reglement waarin de afspraken staan opgenomen over de aard en opvolging van adviezen en de logistieke en financiële ondersteuning van de werking. Raadsleden die lid zijn van een adviesraad - inclusief de leden van het college van burgemeester en schepenen/vast bureau - kunnen aanwezig zijn op de vergaderingen van desbetreffende adviesraden, maar niet als stemgerechtigd lid, ook niet vanuit een andere hoedanigheid die zij combineren met het lokaal mandaat.

Artikel 8 – Burgerinitiatieven
Burgers die een initiatief in uitvoering willen brengen, kunnen deze vraag stellen aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau. Zij onderzoeken of het voorgestelde initiatief past in de doelstellingen die geformuleerd zijn in het meerjarenplan en op welke manier de gemeente of het OCMW dit initiatief eventueel kan ondersteunen.

Artikel 9 - Andere vormen van participatie

• Minimaal 1 keer per bestuursperiode worden wijkvergaderingen georganiseerd in Achterbroek, Centrum, Heide, Heuvel en Nieuwmoer. Het doel ervan is om de stem van burgers een plek te geven en de dialoog tussen het lokaal bestuur en haar inwoners aan te gaan.
• Het bestuur kan naar aanleiding van concrete dossiers en noden in (delen van) Kalmthout op eigen initiatief een afgebakend - qua tijd & thema - participatieproject opstarten. Bij een participatieproject wordt steeds afgetoetst of er voldoende beleidsruimte is om dit te organiseren.
• Het bestuur staat open voor andere vormen van participatie en is bereid om met alle bewonersgroepen en verenigingen in dialoog te treden, op voorwaarde dat deze groepen of verenigingen kunnen aantonen dat hun draagvlak voldoende breed is.
• Om de mening te kennen van grote groepen inwoners over specifieke dossiers, kan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau beslissen het instrument van de beleidsenquête selectief te gebruiken.
  Artikel 10 – Meldingen
  § 1. Doel en initiatiefnemer
  Elke gebruiker van de dienstverlening van de gemeente en/of het OCMW kan een gebrek melden.

§ 2. Reikwijdte
Meldingen moeten betrekking hebben op het grondgebied van Kalmthout. Voorbeelden van meldingen zijn: een put in de rijbaan, een verstopte rioolkolk,…

§ 3. Vereisten
Een melding omvat:
· de contactgegevens van de melder;
· de eventuele locatie van een vastgesteld gebrek.

§ 4. Indiening
Meldingen kunnen ingediend worden via:
· het e-mailadres info@kalmthout.be;
· mondeling aan een medewerker van het bestuur;
· telefonisch via het onthaal (03 376 49 00).

§ 5. Behandeling
Meldingen waaraan het bestuur iets kan verhelpen, worden doorgegeven aan de bevoegde dienst. Het betrokken diensthoofd is verantwoordelijk voor het behandelen van de melding en het formuleren van een antwoord. Binnen de termijn van 10 werkdagen wordt de melding beantwoord met minstens een ontvangstbevestiging. Binnen de termijn van 45 kalenderdagen wordt de melding beantwoord met een beschrijving van de oplossing (indien mogelijk en wenselijk) en de periode waarin deze zal worden uitgevoerd. Voor de andere meldingen wordt gericht doorverwezen naar de bevoegde instantie.

Artikel 11 – Klachten
· Klachten over de dienstverlening van gemeente en/of OCMW kunnen ingediend worden overeenkomstig het klachtenreglement dat door de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn werd goedgekeurd en te raadplegen is op de gemeentelijke website https://kalmthout.be/iets-te-melden/een-klacht-over-onze-dienstverlening.
· Het klachtenrapport wordt jaarlijks besproken op een gemeenteraadscommissie.

Artikel 12 - Openbaarheid van bestuur
· De vergaderingen van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn zijn openbaar, uitgezonderd gevoelige en persoonsgebonden dossiers en tuchtzaken. Concrete informatie over datum, uur, plaats, agenda en verslag is terug te vinden via www.kalmthout.be/bestuur.
· Burgers hebben het recht om bestuursdocumenten in te kijken, er een kopie van te ontvangen of er uitleg over te krijgen. Alle bestuursdocumenten zijn openbaar, afgezien van enkele uitzonderingen.
· Een aanvraag tot het inkijken van, het bekomen van een kopie van, of meer uitleg krijgen bij bestuursdocumenten wordt per mail ingediend bij de algemeen directeur.
· Een aanvraag tot het inkijken van, het bekomen van een kopie van, of meer uitleg krijgen bij bestuursdocumenten wordt door de algemeen directeur afgewezen als:

• de aanvraag onredelijk blijft of op een te algemene wijze geformuleerd blijft, na een verzoek van gemeente tot herformulering van de eerste aanvraag;
• de aanvraag betrekking heeft op bestuursdocumenten die niet af of onvolledig zijn;
• de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het gevaar komt;
• de aanvraag betrekking heeft op interne communicatie.
• Algemene uitzonderingen zijn:
  • Documenten met betrekking tot een derde persoon: Bepaalde bestuursdocumenten kunnen op basis van het recht op privacy van de betrokkene niet openbaar gemaakt worden, tenzij de betrokkene (derde) hiervoor toch toelating geeft. Als de aanvrager zelf toestemming van de betrokkene verkreeg, dient dit bij de aanvraag toegevoegd te worden.
  • Opvragen van bouwplannen: Bouwplannen zijn auteursrechtelijk beschermd tot 70 jaar na het overlijden van de architect. Een kopie van een bouwplan kan enkel en alleen afgeleverd worden aan de eigenaar van het onroerend goed. Indien de eigenaar de plannen opvraagt, dient een schriftelijk bewijs van eigendom en een ingevulde en ondertekende verklaring op eer bij de aanvraag toegevoegd te worden.
  • Milieu en emissies: Voor milieuzaken en emissies gelden bijzondere regels. Wanneer een aanvraag niet of slechts gedeeltelijk kan worden ingewilligd, zal dit steeds gemotiveerd worden.
  • De uitzonderingsregels zijn uitgeschreven door en te raadplegen op de website van de Vlaamse Overheid:https://www.vlaanderen.be/nl/vlaamse-overheid/werking-van-de-vlaamse-overheid/openbaarheid-van-bestuur/uitzonderingen-op-de-openbaarheid-van-bestuur).
• Bij een weigering, gedeeltelijke weigering of uitblijven van een beslissing kan een burger binnen 30 kalenderdagen schriftelijk (per brief of e-mail) beroep aantekenen bij de Beroepsinstantie Openbaarheid van Bestuur.
  Artikel 13 – Evaluatie
  Het participatiereglement wordt door de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn één maal per legislatuur geëvalueerd.

Artikel 14 – Inwerkingtreding
Het participatiereglement treedt in werking op 27 april 2026.