Publiek - gemeenteraad reglementen

UITTREKSEL UIT HET REGISTER VAN DE BERAADSLAGINGEN VAN DE GEMEENTERAAD.

Vergadering van 19 december 2022.

Aanwezig: L. Jacobs, burgemeester-voorzitter; S. Lathouwers, J. Van den Bergh, J. Oerlemans, S. Hoppenbrouwers, M. De Bock, schepenen; K. Vanhees, H. De Schepper, M. Aerts, L. Peeters, C. De Rydt, D. Van Aert, I. Verhaert, S. Van Looveren, C. De Roeve, H. Beyers, G. Delcroix, L. Van den Keybus, A. Van der Poel, S. Devos, S. Van Heybeeck, L. Van Looveren, K. Dekeulener, J. Cassimon, raadsleden ;
V. Gabriels, algemeen directeur.

Verontschuldigd: D. Beyers.

Gebruiks- en retributiereglement voor het gebruik van het gemeentelijk cultuurcentrum.

Raadslid Inga Verhaert (Vooruit) is afwezig voor dit agendapunt.

De gemeenteraad, vergaderd in openbare zitting,

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;

Gelet op het decreet van 28 januari 1974 en zoals gewijzigd op 21 oktober 2009 betreffende het cultuurpact met oog op realisatie van een duurzaam lokaal cultuurbeleid;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 25 februari 2019 over de goedkeuring van het beleidsprogramma 2019-2024 waarin wordt vermeld dat:
-    de gemeente de samenwerking blijft promoten met organisatoren en zaaluitbaters voor allerlei culturele activiteiten,
-    de gemeente de ambitie heeft om een kwalitatief en duurzaam lokaal cultuur- en evenementenbeleid uit te bouwen;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 19 december 2022 betreffende de huurovereenkomst tussen Floréal-Germinal vzw en het gemeentebestuur Kalmthout van de infrastructuur gelegen op de Kapellensteenweg 234, Kalmthout die ingaat op 1 januari 2023 en loopt tot 31 december 2031; waarbij de gemeente volgende lokalen zal beheren: het cultuurcafé (met kleine keuken en berging), de grote polyvalente zaal (met toog en grote keuken), backstageruimte met aanpalende bergruimte, sanitair, de Karel Vroom vergaderzaal, de repetitieruimte, de kelderruimte en buitenomgeving (parking, opslagruimtes en petanqueveld);

Gelet op het feit dat de cultuurinfrastructuur ter beschikking wordt gesteld aan verenigingen, instellingen en natuurlijke personen voor de organisatie van activiteiten in hoofdzaak van culturele, sociale, gemeenschapsvormende of pedagogische aard en dat hiervoor een reglement nodig is dat deze verhuur regelt en de voorwaarden en de retributies vastlegt;

Overwegende dat het gemeentebestuur het cultuurcafé (met kleine keuken en berging) tijdens de daguren en werkdagen, wil onderverhuren in functie van een “sociale brasserie” - dit is een brasserie waar mensen met een beperking en een afstand tot de arbeidsmarkt in de vorm van dagbesteding worden tewerkgesteld- en dat de uitbater van deze sociale brasserie zal instaan voor het aanleveren van dranken voor andere huurders en gebruikers van de lokalen in de infrastructuur;

Gelet op het advies van het dagelijks bestuur van de cultuurraad van 9 december 2022;

++BESLUIT:++met 23 ja-stemmen van Clarisse De Rydt, Johan Cassimon, Sigrid Van Heybeeck, Karin Dekeulener, Anita Van der Poel, Gilles Delcroix, Stephanie Devos, Koen Vanhees, Hans De Schepper, Monique Aerts, Lies Van den Keybus, Cindy De Roeve, Hanne Beyers, Stefanie Van Looveren, Lea Van Looveren, Wies Peeters, Didier Van Aert, Sandra Hoppenbrouwers, Silke Lathouwers, Jef Van den Bergh, Maarten De Bock, Jan Oerlemans en Lukas Jacobs.

Artikel 1.-
De gemeenteraad keurt het gebruiks- en retributiereglement van de infrastructuur gelegen op de Kapellensteenweg 234 goed zoals hieronder integraal toegevoegd:

GEBRUIKS- EN RETRIBUTIEREGLEMENT CULTUURINFRASTRUCTUUR KAPELLENSTEENWEG 234

Hoofdstuk 1. Algemene en specifieke voorwaarden

Artikel 1. Algemene voorwaarden
1.    Dit reglement regelt het gebruik van cultuurinfrastructuur Kapellensteenweg 234, 2920 Kalmthout in beheer van de gemeente Kalmthout, verder de gemeente genoemd. De dienst vrije tijd verzorgt de administratieve opvolging in opdracht van de gemeente.

2.    De cultuurinfrastructuur wordt ter beschikking gesteld aan verenigingen, instellingen en natuurlijke personen voor de organisatie van activiteiten in hoofdzaak van culturele, sociale, gemeenschapsvormende of pedagogische aard.

3.    Volgende lokalen kunnen gehuurd worden:
•    Polyzaal: max. 400 staande plaatsen, 180 zittend, met podium en optioneel uitgeruste keuken en backstage ruimte
•    Vergaderzaal (op bovenverdieping): max. 80 staande plaatsen, 60 zittend
•    Café: max 175 staande plaatsen, 80 zittend (bij maximumcapaciteit nooddeur verplicht open)
•    Repetitieruimte

4.    De gebruikers worden ingedeeld in 4 categorieën:
Categorie A: Het gemeentebestuur van Kalmthout, het AGB, de gemeentelijke adviesraden en de Kalmthoutse scholen.
Categorie B: De erkende Kalmthoutse verenigingen, scholen niet uit Kalmthout, bovenlokale organisaties met verankering in een Kalmthoutse vereniging.
Categorie C: instellingen en niet-erkende verenigingen met zetel in Kalmthout, politieke partijen, natuurlijke personen die in Kalmthout wonen, personeelsleden van de gemeente.
Categorie D: niet behorend tot categorie A, B of C; natuurlijke personen die niet in Kalmthout wonen, verenigingen en instellingen met zetel buiten Kalmthout, profit-sector.

Artikel 2. Procedure voor het huren van de infrastructuur
1.    De gebruiker neemt een optie via de balie vrije tijd, Driehoekstraat 25, telefonisch 03 376 49 50 of per mail verhuur@kalmthout.be. Binnen de 14 dagen bezorgt de gebruiker een ingevuld aanvraagformulier via de gemeentelijke website. Als er binnen de 14 dagen geen aanvraagformulier is ingediend, vervalt de optie automatisch.

2.    Bij het toekennen van de opties en het gebruik worden de volgende criteria toegepast:
•    De aanvragen worden chronologisch op datum behandeld.
•    Bij gelijktijdige aanvraag wordt de volgorde bepaald van categorie A tot en met D waarbij categorie A de hoogste prioriteit krijgt.

3.    De gebruiker kan maximum 1 jaar op voorhand de infrastructuur reserveren.

4.    De lokalen zijn te gebruiken per dagdeel of per dag. Onder dagdeel wordt verstaan de voormiddag van 8u00 tot 12u00, de namiddag van 13u00 tot 17u00 of de avond vanaf 18u00. Met uitzondering van categorie D en het café, kunnen de lokalen op jaarbasis gehuurd worden met een maximum van 52 dagdelen.

5.    De gebruiker beschikt tijdens het gebruik over de nodige sleutels. De sleutels zijn af te halen bij de balie vrije tijd, Driehoekstraat 25, tijdens de openingsuren. Dit mag maximum twee dagen op voorhand. In geval van weekend of feestdag worden ze opgehaald op de voorafgaande werkdag. De gebruiker ondertekent een ontvangstbewijs en brengt de sleutels terug naar de balie vrije tijd, tijdens de openingsuren op de werkdag volgend op de activiteit. De gebruiker blijft verantwoordelijk voor de infrastructuur tot de sleutels zijn ingeleverd bij de balie vrije tijd. In geval van het niet inleveren worden de kosten voor het vervangen van sleutels en sloten doorgerekend aan de gebruiker.

6.    De gebruiker heeft enkel toegang tot de infrastructuur tijdens het eigen gebruik, ook al wordt de sleutel vroeger opgehaald. Leveringen van materialen e.d. gebeuren uitsluitend binnen de periode van toegestaan gebruik.

7.    De infrastructuur mag niet onderverhuurd worden.

8.    Het is verboden de infrastructuur te gebruiken voor andere doeleinden dan deze vermeld in het reglement. Indien dit gebeurt, kan de gemeente het gebruik annuleren.. Als na afloop van de activiteit blijkt dat die niet volgens de aanvraag was, zal de gebruiker een boete worden aangerekend.

9.    Met het digitaal indienen van het aanvraagformulier verklaart de aanvrager in te stemmen met dit gebruiks- en retributiereglement.

10.    De aanvraag voor het gebruik van de lokalen geldt niet als evenementenaanvraag. De gebruiker moet indien nodig een evenementenaanvraag indienen via https://kalmthout.flowlab.be.

Artikel 3. Verzekeringen, aansprakelijkheid en schadevergoedingen
1.    De gemeente verklaart dat voor het gebouw waarvan de lokalen deel uitmaken, inzake verzekering tegen brand en burgerlijke aansprakelijkheid, afstand van verhaal in de polis werd opgenomen.

2.    De gemeente kan niet aansprakelijk gesteld worden voor materiaal dat achtergelaten wordt door de gebruiker of voor mogelijke diefstallen of beschadigingen.

3.    De gebruiker is persoonlijk verantwoordelijk en aansprakelijk
•    voor het eigen materiaal en dient hiervoor de vereiste verzekeringen af te sluiten. Materiaal kan enkel in de daarvoor voorziene bergruimte achtergelaten worden na overleg met de gemeente.
•    voor het respecteren van de maximumcapaciteit van de infrastructuur.
•    voor het naleven van het verplicht gratis uitdelen van oordopjes zoals voorzien in de wetgeving: bij activiteiten met een maximaal geluidsniveau tussen 95dB(A) Laeq-15min en 100 dB(A) Laeq-60min.
•    voor het behoud van de goede orde in het gebouw en in de onmiddellijke omgeving van de cultuurinfrastructuur.
•    voor elke schade van welke aard ook door hemzelf, een deelnemer of een bezoeker aangebracht aan zowel de infrastructuur als het materiaal. Dit ongeacht het recht van verhaal door de gemeente Kalmthout aan diegene die de schade veroorzaakt en dit tijdens de hele periode van het gebruik.
•    voor ongevallen en andere schadelijke gevolgen ten opzichte van derden die voortvloeien uit het gebruik van de infrastructuur en of de activiteit.
•    tegenover derden en staat zelf in voor het betalen van auteursrechten, taksen, belastingen, verzekeringen inzake burgerlijke of contractuele aansprakelijkheid, arbeidsongevallen, afsluiten van een verzekering bij exposities en dergelijke.
•    voor het eerbiedigen van de wetgeving op de zedelijke bescherming van de jeugd en beteugeling van de dronkenschap.
•    voor het naleven van de reglementering: politie- en gemeentewetgeving, VLAREM-wetgeving V02 betreffende geluidshinder
•    voor het respecteren van de stilte in de omgeving, met andere woorden: geen geluidsoverlast
•    voor het na gebruik achterlaten van de lokalen en alle roerende goederen waaronder het meubilair, de installaties en dergelijke in dezelfde toestand waarin ze zich bevonden vóór gebruik. Schoonmaakmiddelen zijn voorhanden.

4.    Het is verplicht Billijke vergoeding te betalen voor het laten horen van opgenomen muziek. De gemeente betaalt het jaartarief ‘polyvalente zalen’ voor alle activiteiten waarbij dranken en/of maaltijden ter beschikking worden gesteld. Aan de gebruiker worden hiervoor geen extra kosten aangerekend.

5.    Dranken worden uitsluitend via de café-uitbater bezorgd. Er is een prijslijst van standaard dranken, onder voorbehoud van kleine wijzigingen bij de brouwer. De huurder meldt twee weken vóór het evenement welke dranken hij wenst en in welke hoeveelheden. De café-uitbater zet die klaar. De huurder staat zelf in voor de bediening van de bar en bepaalt zelf de drankprijzen voor zijn evenement. Voor verbruik van bijzondere dranken dient vooraf een overeenkomst gemaakt te worden. Na de huur worden uitsluitend de verbruikte artikelen gefactureerd. Geopende flessen / vaten worden aangerekend.

Artikel 4. Specifieke gebruiksafspraken
1.    Het is verboden om iets aan te brengen, te beschrijven, te beplakken op de inboedel of de infrastructuur.

2.    Tijdens de gebruiksperiode is de gebruiker verantwoordelijk voor het onderhoud van de infrastructuur. Wanneer de gebruiker de lokalen zodanig achterlaat dat een extra onderhoudsbeurt of schoonmaak nodig blijkt, dan zal hij de kosten hiervan moeten betalen. De gebruiker wordt vermoed de in gebruik genomen ruimte en het meubilair in goede staat van onderhoud en zonder gebreken te hebben aangetroffen bij aanvang van het gebruik. Het tegenbewijs wordt geleverd door foto’s onmiddellijk via e-mail over te maken aan verhuur@kalmthout.be. Dit voor aanvang van de activiteit.
Beschadigingen aan de infrastructuur of het meubilair tijdens het gebruik moeten onmiddellijk met toevoeging van foto’s via e-mail verhuur@kalmthout.be doorgegeven worden. Beschadigingen veroorzaakt tijdens het gebruik worden door de gebruiker vergoed.  Volgens bestek zal het bedrag voor de herstelling veroorzaakt door de gebruiker aan hem worden aangerekend.

3.    Het is verboden om alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan wie jonger is dan zestien jaar. Hiermee bedoelt men alle alcoholhoudende dranken van meer dan 0,5%vol., onder andere bier, wijn, e.d. Sterke drank mag niet verkocht, geschonken of aangeboden worden aan wie jonger is dan achttien jaar. Aangezien cocktails en mixdranken zoals Breezers sterke drank bevatten, mogen deze ook niet verkocht of gratis uitgedeeld worden aan minderjarigen. Aan elke persoon die alcohol wil kopen, mag gevraagd worden zijn leeftijd aan te tonen.

4.    De gemeente kan bij overmacht het gebruik annuleren. De gebruiker zal onmiddellijk hiervan in kennis worden gesteld. De gebruiker kan hierbij geen aanspraak maken op een schadevergoeding. De betaalde vergoeding voor het gebruik wordt in dat geval wel terugbetaald.

5.    De gebruiker is verantwoordelijk voor de verwarming. Het is zijn taak om de instructies over het gebruik van de centrale verwarming, zoals te vinden in elk lokaal zorgvuldig na te leven.

6.    Algemene verbodsbepalingen en voorwaarden brandvoorkoming:
•    In de hele infrastructuur geldt een algemeen rookverbod. De gebruiker moet erover waken dat het rookverbod wordt nageleefd.
•    De gebruiker moet er op toezien dat het maximum aantal toegelaten personen niet wordt overschreden:
o    Polyzaal: max. 400 staand en 180 zittend
o    Vergaderzaal:  max. 80 staand en 60 zittend
o    Café: max. 175 staand en 80 zittend
•    De brandblussers blijven te allen tijde zichtbaar en bereikbaar. Ze mogen niet verwijderd worden.
•    Tijdens elke activiteit moeten de nooduitgangen en gangen vrij blijven en mogen de deuren niet op slot zijn. De gebruiker moet erover waken dat deze regel gerespecteerd wordt en dat de nooduitgangen enkel gebruikt worden in geval van nood.
•    Enkel materiaal dat beantwoordt aan de wettelijke normen van de brandveiligheid in openbare ruimten wordt toegelaten. U kan hierover meer informatie bekomen bij de lokale brandweer op het nummer 03 369 74 10.
•    Het gebruik van vuurwerk en/of ander aanverwant feestopluisterend materiaal is niet toegestaan.
•    Op de binnenplaats mogen enkel mobiele installaties geplaatst worden op eigen risico. De gebruiker moet erover waken dat ook hier de nooduitgangen steeds vrij blijven.

7.    Dieren zijn niet toegelaten in de infrastructuur, met uitzondering van assistentiehonden.

8.    De gebruiker staat in voor de bekendmaking van de activiteit, het maken van catalogi, drukwerk en verzending van promotiemateriaal.

9.    ‘Gemeentebestuur Kalmthout’ en ‘cultuurinfrastructuur Kapellensteenweg 234’ mogen enkel gebruikt worden als aanwijzing van de locatie waar de activiteit plaats vindt. Bij elke aankondiging moet de organisator duidelijk vermeld worden.

10.    Gebruikers die het gebruiks- en retributiereglement overtreden, worden gedurende een periode uitgesloten van het gebruik van alle gemeentelijke infrastructuur. Het college van burgemeester en schepenen stelt de termijn vast in functie van de ernst van de inbreuk.

11.    Afvalverwerking:
Al het afval wordt gesorteerd. KGA moet de gebruiker zelf afvoeren. Er is een grijze container voor huisvuil, een groene container voor GFT+ en een gele container voor papier en karton. Voor PMD worden blauwe vuilniszakken gebruikt. Op het einde van de huurperiode zet  de gebruiker al het afval buiten in de juiste containers of neemt het mee.

12.    Waar het reglement niet toereikend blijkt of over het toekennen van uitzonderingen, beslist het college van burgemeester en schepenen.

13.    Bijzondere specificaties van het gebruik kunnen via een andere overeenkomst afgesloten worden.

Artikel 5. Retributies
1.    Huurtarieven:
                                Categorie A        Categorie B        Categorie C        Categorie D
Café
per dagdeel                    /                        € 150                    € 200                € 250
per dag                            /                        € 250                    € 330                € 425
Vergaderzaal
per dagdeel                    /                        € 35                      € 45                  € 70
per dag                            /                        € 80                      € 110               € 175
per jaar                            /                        € 1150                 € 1670             € 2970
Polyzaal
per dagdeel                    /                        € 150                    € 200                € 250
per dag                           /                         € 250                   € 330                € 425
Per jaar                           /                        € 3750                  € 5000              € 6250
Keuken bij polyzaal
Warme Keuken             /                        € 50                      € 75                   € 115
Koude keuken               /                        € 25                      € 40                  € 60
Back stage bij polyzaal     /                    € 25                       € 40                  € 60
Repetitieruimte
Per dagdeel                    /                       € 15                      € 15                   € 30

•    Onder de term ‘warme keuken’ wordt verstaan: gebruik van de kooktoestellen.
•    Onder de term ‘koude keuken’ wordt verstaan: afwassen, gebruik van het servies en de microgolfoven.
•    Het jaartarief voor de huur van de lokalen wordt per kwartaal aan 25% van het jaartarief aangerekend. Indien men meer dan 52 dagdelen gebruik wenst te maken van een lokaal, wordt bovenop het jaartarief het tarief per extra dag(deel) volgens bovenstaande tabel aangerekend.

2.    Boete/sanctiesysteem
omschrijving                                                                                                                Prijs
Niet inleveren van sleutels                                                                                        Op basis van een bestek
Gebruik van de infrastructuur buiten huurtijd                                                      € 100
Gebruik van infrastructuur voor ander dan aangegeven doeleinden               € 250
Extra poetsbeurt                                                                                                         € 50
Beschadigingen                                                                                                           Op basis van een bestek

3.    Betalingen gebeuren enkel op basis van factuur. De gebruiker is gehouden tot betaling van de facturen binnen de 30 dagen na de uitreiking van de facturen middels overschrijving.

4.    Het gebruik van materiaal aanwezig in de infrastructuur is gratis. Beschadigingen aan de infrastructuur en/of beschadigd materiaal worden aangerekend aan de gebruiker/veroorzaker. Bij grote nalatigheid of terugkerende klachten kan de gemeente de gebruiker voor een bepaalde periode uitsluiten van het gebruik van de hele infrastructuur.

5.    Annulering van een lokaal moet door de gebruiker vooraf schriftelijk kenbaar gemaakt worden via e-mail verhuur@kalmthout.be. De annuleringstermijn voor de polyzaal en het café is 1 maand, voor de vergaderzaal 7 dagen. Als deze termijnen niet gerespecteerd worden, betaalt de gebruiker een administratieve kost van 20,00 euro.

6.    In geval van betwisting zal de invordering geschieden bij wijze van burgerlijke rechtsvordering.