Publiek - reglementen raad voor maatschappelijk welzijn

Artikel 1. Algemene Voorwaarden

Beschrijving
Dit gebruiksreglement is van toepassing voor iedereen die gebruik wenst te maken van Dorpshuis Achterbroek, gelegen te Achterbroeksteenweg 192, 2920 Kalmthout.

Doel van het dorpshuis.
Het Dorpshuis is prioritair bedoeld voor eenmalige en/of periodieke activiteiten die een open en dorpsverbindend karakter hebben. Het dorpshuis is toegankelijk voor iedereen, zonder enig onderscheid. Er zijn ruimtes voor workshops en activiteiten die gratis ter beschikking wordt gesteld ter realisatie van deze dorpsverbindende activiteiten in Achterbroek en bij uitbreiding in de ganse gemeente Kalmthout.

Meer specifiek bestaat het dorpshuis uit volgende ruimtes:
· De creatieve ruimte boven is 20 m² groot en beschikt over een lavabo met koud en warm water. Tafels en stoelen zijn voorzien. Er zijn acht kasten die op slot kunnen.
· De vergaderruimte boven is 20 m² groot. Tafels en stoelen zijn voorzien. Er zijn 10 kasten die op slot kunnen. Er is een biljarttafel aanwezig.
· De polyvalente ruimte boven is 40 m² groot. Tafels en stoelen zijn voorzien. Er is een beamer en scherm aanwezig. Er zijn 4 dartborden aanwezig.
· Het salon beneden is 15 m² groot en bemeubeld met zeteltjes, tafel, secretaire en boekenrek. Er zijn vier kastjes die op slot kunnen.
· Het café beneden is 40 m² groot. Het heeft een kitchenette met ijskasten, afwasmachine en dubbele lavabo. Het is voorzien van tafels, stoelen en krukken. Er is een tv en er zijn twee dartborden.
· Het terras buiten bestaat uit een overdekt en een niet-overdekt gedeelte. Het overdekte gedeelte is 32 m² groot, het niet-overdekte gedeelte is 43 m² groot. Beide gedeeltes zijn voorzien van tafels en stoelen.
· Maximum aantal toegelaten bezoekers gelijkvloers: 99.
Maximum toegelaten bezoekers eerste verdieping: 48.

Contact.
De projectmedewerker dorpshuizen van het lokaal bestuur Kalmthout verzorgt de administratieve opvolging in opdracht van het OCMW. Deze medewerker is bereikbaar opdorpshuisachterbroek@kalmthout.be en 03/376.44.35.

Artikel 2. Openingstijden, toegang en gebruikers

Het dorpshuis van Achterbroek wordt gerund door vrijwilligers onder regie van OCMW Kalmthout.
Het dorpshuis is open op:
· Dinsdag: 19u-23u
· Woensdag 13u-17u
· Donderdag 13u – 17u of 19u – 23u
· Vrijdag 19u – 23u

Als het dorpshuis geopend is, kunnen er bijeenkomsten plaatsvinden achter gesloten deur.
Als er voor activiteiten inkomgeld gevraagd wordt, dan dient het open karakter vertaald te worden in een toegankelijke prijszetting. Indien de prijs niet toegankelijk is, beslist de stuurgroep unaniem. Er is mogelijkheid om de UIT-pas te gebruiken.
Als het dorpshuis gesloten is, kan er enkel een activiteit plaatsvinden als een vrijwilliger bereid is om het dorpshuis te openen.

Gebruik van de dorpshuizen wordt niet toegestaan voor de organisatie van:
· privéfeesten (bijvoorbeeld babyborrels, communies, verjaardagsfeesten,…)
· activiteiten met een duidelijk commercieel karakter,
· activiteiten die naar aard en/of inhoud in strijd zijn met de goede zeden of de openbare orde;
· activiteiten die de filosofische en/of religieuze opvattingen van anderen niet respecteren;
· activiteiten die de werking en de waarden van het lokaal bestuur Kalmthout in het gedrang brengen.

De eindverantwoordelijkheid hierover ligt bij het lokaal bestuur Kalmthout.

Elke 3 maanden bezorgt de projectmedewerker dorpshuizen het overzicht van alle activiteiten die hebben plaatsgevonden aan het afdelingshoofd Burger en Welzijn en de adjunct financieel directeur.
Het overzicht omvat onder meer:
· Naam van de organiserende partij;
· Omschrijving van de activiteit;
· Aantal deelnemers.
· Eventuele inkomgelden
Daarnaast wordt ook een overzicht gemaakt van de activiteiten die geweigerd werden door de stuurgroep.

De gebruikers worden ingedeeld in 3 categorieën:
· Categorie A: Het AGB en het lokaal bestuur van Kalmthout, de gemeentelijke adviesraden, Kalmthoutse scholen en;
· Categorie B: de erkende Kalmthoutse verenigingen, bovenlokale organisaties met verankering in een Kalmthoutse vereniging Kalmthoutse, politieke partijen;
· Categorie C: instellingen en niet-erkende verenigingen met zetel in Kalmthout, natuurlijke personen die in Kalmthout wonen.
De aanvrager dient meerderjarig te zijn.

Artikel 3. Gebruiksvoorwaarden – reserveringsprocedure- annulatie

Om een activiteit te kunnen organiseren in het dorpshuis, dient de gebruiker een mail te sturen naardorpshuisachterbroek@kalmthout.be met opgave van:
· de naam en leeftijd van de organiserende partij,
· omschrijving van de activiteit,
· het verwachtte aantal deelnemers
· de eventuele inkomgelden.

Er zijn twee soorten activiteiten: activiteiten op initiatief of onder regie van het lokaal bestuur of activiteiten op initiatief van derden.

De aanvrager verbindt zich ertoe de ter beschikking gestelde ruimte(s) slechts voor deze activiteit te gebruiken.
De projectmedewerker dorpshuizen kijkt na of de activiteit kan doorgaan, welke zaal het meest geschikt is en of er een vrijwilliger beschikbaar is.

De volgende criteria worden toegepast:
· De aanvragen worden chronologisch behandeld;
Bij gelijktijdige aanvraag wordt de volgorde bepaald van categorie A tot en met C waarbij categorie A de hoogste prioriteit krijgt.

Tijdens de openingsuren is er steeds een vrijwilliger aanwezig. De lokalen zijn te gebruiken tijdens de openingsuren van het dorpshuis en kunnen ook dan bezichtigd worden.
Als er een activiteit buiten de openingsuren georganiseerd wenst te worden, dan kan dit enkel op voorwaarde dat dit lukt voor de vrijwilliger(s).

Bij gebruik van de zalen door het lokaal bestuur zelf, dient er geen vrijwilliger aanwezig te zijn.
Indien de gebruiker de activiteit wenst te annuleren, kan dit door een mail te sturen naardorpshuisachterbroek@kalmthout.be.
De aanvraag voor het gebruik van de lokalen van de dorpshuizen geldt niet als evenementenaanvraag. De gebruiker moet steeds een evenementenaanvraag indienen via www.kalmthout.flowlab.be
Slechts bij een gebruiksovereenkomst voor een periodieke activiteit kan het lokaal bestuur Kalmthout bij uitzondering een reservatie annuleren wegens gebruik van het dorpshuis voor eigen gebruik. De annulering moet minstens 14 dagen vóór de datum van de periodieke activiteit gebeuren. De gebruiker heeft geen recht op een schadeloosstelling.

Artikel 4. verantwoordelijkheden gebruikers

Alcohol
Het is verboden om alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan wie jonger is dan zestien jaar. Hiermee bedoelt men alle alcoholhoudende dranken van meer dan 0,5% vol., onder andere bier, wijn, e.d.
Sterkedrank mag niet verkocht, geschonken of aangeboden worden aan wie jonger is dan achttien jaar. Aangezien cocktails en mixdranken zoals Breezers sterke drank bevatten, mogen deze ook niet verkocht of gratis uitgedeeld worden aan wie jonger is dan achttien jaar
Aan jongeren tussen 16 en 18 jaar mag slechts bier of wijn worden verstrekt.
Een leeftijdsverificatie mag aan elke persoon die alcohol wil kopen, worden gevraagd.

Het verbruik van dranken in de dorpshuizen is verplicht af te nemen bij het lokaal bestuur Kalmthout. De prijslijst van de drank kan via mail opgevraagd worden opdorpshuisachterboek@kalmthout.be.
Deze bedragen kunnen door het OCMW te allen tijde worden aangepast.

In geval van dronkenschap moet de toegang tot het dorpshuis worden ontzegd. De gebruiker ziet hierop toe.
De gebruiker is vrij om een eigen, erkende traiteur te kiezen die maaltijden kan leveren. Bereidingen ter plaatse kunnen niet gebeuren.

Schoonmaak en gebruik van apparatuur
De gebruiker wordt vermoed de in gebruik genomen ruimte en het meubilair in goede staat van onderhoud en zonder gebreken te hebben aangetroffen bij aanvang van het gebruik.

De gebruiker staat zelf in voor:
· de schikking van de tafels en stoelen
· versieringen en andere materialen (moeten na gebruik steeds verwijderd worden, zie onder)
De gebruiker geeft bij het einde van de activiteit de ruimte terug in de oorspronkelijke staat:
· Tafels en stoelen reinigen en in de oorspronkelijke opstelling terugzetten;
· Gebruikte glazen en toog netjes achter laten
· Alle gebruikte lokalen en de gang schoonmaken: vloer dient bezemschoon te zijn.

Indien er materialen werden achtergelaten, mag gemeente Kalmthout dit materiaal uit de ruimtes verwijderen op kosten en verantwoordelijkheid van de gebruiker.

De gebruiker mag gebruik maken van het aanwezige keukenmateriaal, maar kan geen aanspraak maken op extra materiaal.

De gebruiker moet zich als een goede huisvader gedragen wat betreft het gebruik van de infrastructuur en de voorzieningen (toiletten, meubilair, …). Problemen worden steeds onmiddellijk gemeld aan de aanwezige vrijwilliger.

Het is verboden om iets aan te brengen, te beschrijven, te beplakken op de inboedel of de infrastructuur. Dit kan enkel op de voorziene aanplakborden, na overleg met de projectmedewerker dorpshuizen.

Al het afval dient de gebruiker zelf op te ruimen. Glas en KGA moet de gebruiker zelf afvoeren. Achteraan het gebouw staan een grijze container voor huisvuil, een groene container voor GFT+ en een gele container voor papier en karton. PMD en zwarte vuilniszakken worden door de gemeente voorzien.

In alle aankondigingen moeten de naam en contactgegevens van de gebruiker worden vermeld.

De gebruiker bezorgt minimaal 5 kalenderdagen vóór de activiteit een exemplaar van alle aankondigingen aan de projectmedewerker dorpshuizen.

Voorschriften

A) activiteiten op initiatief of onder regie van het lokaal bestuur

Indien het lokaal bestuur de organisator is van de activiteit, dan vallen deze vrijwilligers onder het vrijwilligersbeleid van het lokaal bestuur.
Het lokaal bestuur heeft volgende verzekering(en) afgesloten voor de vrijwilligers:
· Burgerlijke aansprakelijkheid en rechtsbijstand - gemeente - Maatschappij : AXA Belgium nv - Polisnummer : 010.730.543.509
· Lichamelijke ongevallen - gemeente - Maatschappij : Ethias - Polisnummer : 45.441.156

Het lokaal bestuur voorziet geen enkele vergoeding voor de vrijwilligersactiviteiten.
Lokaal bestuur Kalmthout is aansprakelijk voor de activiteiten die de gebruiker inricht. Het lokaal bestuur is burgerrechtelijk aansprakelijk voor de schade die de vrijwilliger door zijn fout aan derden veroorzaakt bij het verrichten van vrijwilligerswerk. Door gebruik te maken van de zaal doet de gebruiker afstand van verhaal tegenover lokaal bestuur Kalmthout, haar personeel en verzekeringsmaatschappij voor schade van welke aard ook.
Ingeval de vrijwilliger bij het verrichten van het vrijwilligerswerk de organisatie of derden schade berokkent, is zij/hij enkel aansprakelijk voor haar/zijn bedrog en haar/zijn zware schuld.
Voor lichte schuld is zij/hij enkel aansprakelijk als die bij haar/hem eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt.
Opgelet: het lokaal bestuur Kalmthout kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen, brand, vernietiging, diefstal, vandalisme, verlies of beschadiging van materiaal of goederen die toebehoren aan de gebruiker, of enige andere schade of klachten die voortvloeien uit het gebruik van de zaal door de gebruiker. Materiaal kan enkel in de daarvoor voorziene bergruimte achtergelaten worden na overleg met de projectmedewerker dorpshuizen.

B) Activiteiten op initiatief van derden
Indien een derde partij de organisator is van de activiteit dan dient deze partij te voldoen aan alle wettelijke voorschriften betreffende de organisatie van zijn activiteit.
De gebruiker staat zelf in voor het betalen van sociale zekerheid, auteursrechten, taksen, belastingen, arbeidsongevallen, afsluiten van een verzekering bij exposities en dergelijke,…
Deze opsomming is geenszins limitatief.
Op het lokaal bestuur rust in dit verband geen enkele verantwoordelijkheid.

Meer specifiek is deze gebruiker persoonlijk verantwoordelijk en aansprakelijk:
· voor elke andere schade dan gedekt in de brandpolis van welke aard ook door hemzelf, een deelnemer of een bezoeker aangebracht aan zowel de infrastructuur als het materiaal;
· voor het respecteren van de maximumcapaciteit van de infrastructuur (cfr. artikel 1.)
· voor het behoud van de goede orde in het gebouw en in de onmiddellijke omgeving van de infrastructuur;
· voor het eerbiedigen van de wetgeving op de zedelijke bescherming van de jeugd en beteugeling van de dronkenschap;
· voor het naleven van de reglementering: politie- en gemeentewetgeving, VLAREM-wetgeving V02 betreffende geluidshinder;
· voor het naleven van het verplicht gratis uitdelen van oordopjes zoals voorzien in de wetgeving: bij activiteiten met een maximaal geluidsniveau tussen 95dB(A) Laeq-15min en 100 dB(A) Laeq-60min;
· voor het respecteren van de stilte in de omgeving, met andere woorden: geen geluidsoverlast;
· voor het na gebruik achterlaten van de lokalen en alle roerende goederen waaronder het meubilair, de installaties en dergelijke in dezelfde toestand waarin ze zich bevonden vóór gebruik..
Alle diefstal, vandalisme of verlies dient onmiddellijk te worden gemeld bij het lokaal bestuur Kalmthout. De gebruiker dient bij diefstal onmiddellijk een proces-verbaal te laten opmaken door de politie en een kopie hiervan te overhandigen aan het lokaal bestuur door dit per mail over te maken aandorpshuisachterboek@kalmthout.be.
Het lokaal bestuur betaalt voor de Billijke vergoeding het jaartarief ‘polyvalente zalen’ met dans. Voor een activiteit met dans moet de gebruiker zelf een extra aanvraag indienen bij de Billijke vergoeding.

Artikel 5. Brand

Het lokaal bestuur Kalmthout heeft bij een in België erkende verzekeringsmaatschappij een brandpolis afgesloten. De brandpolis van de lokaal bestuur Kalmthout voorziet afstand van verhaal ten aanzien van de gebruikers van het dorpshuis op basis van wederkerigheid, behalve in geval van kwaadwilligheid.

De normen en reglementen over brandveiligheid liggen ter inzage in de zalen en dienen te worden gerespecteerd.

Alle uitgangen, nooduitgangen en evacuatiewegen moeten steeds worden vrijgehouden. Tijdens de activiteit mogen ze nooit vergrendeld of met de sleutel worden gesloten. De bordjes met ‘uitgang’ en ‘nooduitgang’ (noodverlichting) moeten altijd duidelijk zichtbaar zijn en mogen niet bedekt noch uitgeschakeld worden.

Alle brandbestrijdingsmiddelen (brandhaspels en blusapparaten) moeten altijd goed zichtbaar en bereikbaar blijven. Ze mogen niet verwijderd worden.

De lokalen moeten steeds bereikbaar zijn voor de hulpdiensten. Niets mag de doorgang verhinderen en de toegangsdeur mag niet op slot zijn.

In de hele infrastructuur geldt een algemeen rookverbod. De gebruiker moet erover waken dat het rookverbod wordt nageleefd.
Brandbare versiering is verboden.Enkel materiaal dat beantwoordt aan de wettelijke normen van de brandveiligheid in openbare ruimten wordt toegelaten. Ingeval van twijfel: kan de gebruiker de lokale brandweer zelf contacteren op het nummer 03 369 74 10.

Er is een EHBO-koffer aanwezig. Indien men iets uit de EHBO-koffer gebruikt, wordt dit onmiddellijk na het gebruik gemeld aan de aanwezige vrijwilliger.

Artikel 6 . Afwijkingen

Elke vraag om een uitzondering op de gebruiksvoorwaarden moet schriftelijk worden ingediend opdorpshuisachterbroek@kalmthout.be. De uitzondering is slechts toegestaan na de schriftelijke bevestiging door het vast bureau.

Artikel 7. Niet naleving en betwistingen

Bij niet-naleving van het gebruiksreglement kan een volgende aanvraag worden geweigerd door het lokaal bestuur Kalmthout.

Het niet naleven van dit reglement kan ook leiden tot het stopzetten van de activiteit door het lokaal bestuur Kalmthout, zonder dat de gebruiker een schadevergoeding ontvangt.

Het lokaal Bestuur Kalmthout zal de ingevolge het niet naleven van het gebruiksreglement door haar geleden schade van welke aard ook kunnen verhalen op de gebruiker.

Betwistingen in verband met de uitvoering van dit reglement worden voorgelegd aan het vast bureau van het lokaal bestuur Kalmthout. Waar het reglement niet toereikend blijkt of over het toekennen van uitzonderingen, beslist het vast bureau.

Gebruikers die het gebruiksreglement overtreden, worden gedurende een periode uitgesloten van het gebruik van alle gemeentelijke infrastructuur. Hetvast bureaustelt de termijn vast in functie van de ernst van de inbreuk.

Elke betwisting betreffende de interpretatie of de toepassing van dit reglement die niet minnelijk kan worden geregeld, zal uitsluitend door de bevoegde rechtbank van het gerechtelijke arrondissement Antwerpen worden beslecht. Het Belgisch recht is toepasselijk.

Artikel 8. Slotbepaling

Inwerkingtreding.
Dit reglement is van toepassing vanaf de goedkeuring op de raad van maatschappelijk welzijn van 27 januari 2025.
Een periodieke evaluatie van dit reglement in mogelijk. De coördinator buurtgerichte zorg zal jaarlijks een vergadering organiseren waarbij voorstellen ter verbetering zullen worden doorgegeven.