Publiek - reglementen raad voor maatschappelijk welzijn

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VOOR DE LEDEN VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN
Goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn op 28 april 2025

BIJEENROEPING

Artikel 1.-

De raad voor maatschappelijk welzijn (hierna: OCMW-raad) vergadert in principe elke laatste maandag van de maand en telkens de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen. De OCMW-raad vergadert ten minste tienmaal per jaar. De OCMW-raad stelt in de eerste zitting van elk dienstjaar de vergaderdata van het lopende dienstjaar vast.

Artikel 2.-

§ 1. De voorzitter van de OCMW-raad roept beslist tot bijeenroeping van de OCMW-raad en stelt de agenda van de vergadering op.
De voorzitter roept de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bijeen door een (gezamenlijke) oproeping met als bedoeling de vergaderingen aansluitend te laten doorgaan. Hierbij stelt de voorzitter voor gemeente en OCMW duidelijk onderscheiden agenda’s op.

§ 2. De oproeping wordt verzonden via e-mail. De dossiers die betrekking hebben op de te behandelen agendapunten worden ter beschikking gesteld via het digitaal vergaderplatform, op de wijze zoals voorzien in het artikel 9, § 1 van dit reglement.

§ 3. De voorzitter van de OCMW-raad moet de OCMW-raad bijeenroepen op verzoek van:
1° een derde van de zittinghebbende leden;
2° een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige raad nog geen bijeenroeping is gebeurd.
3° het vast bureau.
In hun schriftelijke aanvraag aan de algemeen directeur moeten de aanvragers de agenda vermelden, met voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. De algemeen directeur bezorgt vervolgens de voorstellen aan de voorzitter van de OCMW-raad. Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in het artikel 2 § 4 van dit reglement, kan nakomen.
De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda.

§ 4. De (gezamenlijke) oproeping wordt tenminste acht dagen vóór de dag van de vergadering bezorgd aan de OCMW-raadsleden.
In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. Het is de bevoegdheid van de raadsvoorzitter om die spoedeisendheid vast te stellen.
Een (gezamenlijke) oproeping in spoedeisende gevallen kan enkel als er voor de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn spoedeisende punten zijn.

§ 5. De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn.
Een gezamenlijke oproeping bevat duidelijk onderscheiden agenda’s voor de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

Artikel 3.-

OCMW-raadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda van de OCMW-raad toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de OCMW-raad. Noch een lid van het vast bureau, noch het vast bureau als orgaan, kan van deze mogelijkheid gebruik maken.
De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de voorzitter van de OCMW-raad onmiddellijk mee aan de OCMW-raadsleden, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen.

FYSIEK, DIGITAAL OF HYBRIDE

Artikel 4.-

§ 1. De OCMW-raad kan enkel digitaal vergaderen in volgende uitzonderlijke omstandigheden:
· Een gezondheidscrisis, milieuramp of andere ernstige crisissituatie waarbij het de burgers afgeraden of verboden wordt om samen te komen;
· Een ernstige verstoring van de openbare orde waardoor het voor de raadsleden onmogelijk gemaakt wordt om fysiek te vergaderen;
· Een dringende noodzakelijke of spoedeisende beslissing van de raad die niet kan wachten en wanneer een fysieke vergadering niet tijdig georganiseerd kan worden.
Pas nadat de raadsvoorzitter vastgesteld heeft dat een dergelijke uitzonderlijke omstandigheid zich effectief voordoet, wordt overgegaan tot een digitale vergadering van de OCMW-raad.
Dezelfde voorwaarden voor de oproeping gelden als in het artikel 2 van dit reglement, met daarbij de duidelijk vermelding dat het om een digitale vergadering gaat, inclusief de link met de toegang tot de digitale vergadering.
Is de oproeping voor vergadering reeds verstuurd, dan blijft die geldig, maar wordt op dezelfde wijze een aanvulling gestuurd die duidelijk maakt dat de vergadering enkel digitaal zal doorgaan, inclusief de link met de toegang tot de digitale vergadering. Van die aanvulling kan geen gebruik gemaakt worden om nog bijkomende punten aan de agenda toe te voegen. Ook de bekendmaking voor het publiek wordt op dezelfde wijze als in het artikel 8, § 1 van dit reglement aangevuld. De voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen uit het besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 zijn van toepassing.

§ 2. De OCMW-raad kan enkel hybride vergaderen in volgende omstandigheden:
· Een ernstige verstoring van de openbare orde waardoor het mogelijk onveilig of moeilijk is voor sommige raadsleden om naar de fysieke vergadering te komen;
· Een raadslid dat wil deelnemen aan de vergadering maar dat niet kan omdat hij/zij door een arts in quarantaine is geplaatst wegens uitzonderlijke medische redenen. Het raadslid richt het verzoek via e-mail aan de algemeen directeur en de raadsvoorzitter.
Pas nadat de raadsvoorzitter vastgesteld heeft dat een dergelijke uitzonderlijke omstandigheid zich effectief voordoet, wordt overgegaan tot een hybride vergadering van de OCMW-raad.
De voorzitter van de OCMW-raad is steeds fysiek aanwezig bij een hybride vergadering.
Dezelfde voorwaarden voor de oproeping gelden als in het artikel 2 van dit reglement, met daarbij de duidelijk vermelding dat het om een hybride vergadering gaat, inclusief de link met de digitale toegang tot de hybride vergadering. De oproeping vermeldt welke raadsleden digitale toegang hebben.
Is de oproeping voor vergadering reeds verstuurd, dan blijft die geldig, maar wordt op dezelfde wijze een aanvulling gestuurd die duidelijk maakt dat de vergadering hybride zal doorgaan, inclusief de link met de digitale toegang tot de vergadering. Van die aanvulling kan geen gebruik gemaakt worden om nog bijkomende punten aan de agenda toe te voegen. Ook de bekendmaking voor het publiek wordt op dezelfde wijze als in het artikel 8, §1 van dit reglement aangevuld.
De voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen uit het besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 zijn van toepassing.

OPENBAAR OF GESLOTEN

Artikel 5.-

§ 1. De vergaderingen van de OCMW-raadraad zijn in principe openbaar.

§ 2. De vergadering is niet openbaar als:
1° het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering;
2° de OCMW-raad met twee derde van de aanwezige leden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.
De vergaderingen over de beleidsrapporten (= het meerjarenplan, de aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening) zijn in elk geval openbaar.

Artikel 6.-

De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken.
Bij een gezamenlijke oproeping van gemeente- en OCMW-raad opent de voorzitter eerst de openbare zitting van de gemeenteraad, waarbij de voorzitter de vergadering van de gemeenteraad schorst nadat de agenda van het openbare deel afgewerkt is. Tijdens deze schorsing van de gemeenteraad opent de voorzitter de openbare zitting van de OCMW-raad, gevolgd door de eventuele besloten zitting van de OCMW-raad. Na het sluiten van de vergadering van de OCMW-raad, opent de voorzitter het besloten deel van de gemeenteraad.
Als tijdens de openbare vergadering van de OCMW-raad blijkt dat de behandeling van een punt in besloten zitting moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering van de OCMW-raad, enkel met dit doel, worden onderbroken.
Als tijdens de besloten vergadering van de OCMW-raad blijkt dat de behandeling van een punt in openbare zitting moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende OCMW-raad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt, of in geval van de eedaflegging van een personeelslid kan de besloten zitting, enkel met dat doel, worden onderbroken.

Artikel 7.-

De OCMW-raadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de OCMW-raad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.

INFORMATIE VOOR HET PUBLIEK

Artikel 8.-

Plaats, dag en uur van de vergaderingen van de OCMW-raad en de agenda worden openbaar bekend gemaakt door publicatie op de website van de gemeente. Dit gebeurt uiterlijk acht dagen voor de vergadering.
Indien raadsleden punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld, op dezelfde wijze bekendgemaakt.
In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering, op dezelfde wijze bekendgemaakt.

INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN

Artikel 9.-

§ 1. Vanaf de verzending van de oproeping worden voor de raadsleden alle stukken ter beschikking gesteld die horen bij de agenda op het digitaal vergaderplatform van de gemeente. In het bijzonder gaat het over de verklarende nota's, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de gemotiveerde ontwerpen van beslissing.
Ook de nog goed te keuren notulen en het nog goed te keuren zittingsverslag van de vorige vergadering worden op dezelfde wijze ter beschikking gesteld.
§ 2. De ontwerpen van meerjarenplan, aanpassingen van het meerjarenplan en jaarrekening worden op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop ze besproken worden aan ieder lid van de OCMW-raad bezorgd.
Vanaf het ogenblik dat het ontwerp van het beleidsrapport bezorgd is aan de raadsleden, wordt aan hen ook de bijbehorende documentatie ter beschikking gesteld.
Deze stukken worden op dezelfde wijze bezorgd aan de raadsleden zoals in het artikel 9, § 1 van dit reglement.
§ 3. Alle stukken die horen bij de agenda voor de raad voor maatschappelijk welzijn, liggen telkens ter inzage van de raadsleden op het secretariaat van het lokaal bestuur.
Artikel 10.-

Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de vergadering van de OCMW-raad.
Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.
De raadsleden richten hun verzoek mondeling of per e-mail aan de algemeen directeur. Vragen worden op dezelfde wijze beantwoord als ze gesteld worden, tenzij het raadslid en de algemeen directeur (of het aangewezen personeelslid) anders overeenkomen.

Artikel 11.-

§ 1. De OCMW-raadsleden hebben, ongeacht de drager, het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten betreffende het bestuur van het OCMW.

§ 2. De notulen van het vast bureau worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het eerstvolgendvast bureau waarop de notulen werden goedgekeurd, gepubliceerd op het digitaal vergaderplatform van de gemeente.

§ 3. De briefwisseling gericht aan de voorzitter van de OCMW-raad en die bestemd is voor de OCMW-raad, wordt gepubliceerd op het digitaal vergaderplatform van de gemeente.

§ 4. De raadsleden hebben via het netwerk van het OCMW steeds toegang tot het register van ingaande en uitgaande briefwisseling en tot alle volgende documenten die opgemaakt zijn tijdens de huidige bestuursperiode:
· De goedgekeurde notulen van de OCMW-raad;
· De goedgekeurde notulen van het vast bureau;
· De adviezen van het bijzonder comité voor de sociale dienst aan de OCMW-raad of het vast bureau;
· De beslissingen van de deontologische commissie.

§ 5. Alle andere dossiers, stukken en akten die betrekking hebben op het bestuur van het OCMW dan die in het artikel 9 en het artikel 11, § 2 tot § 4 van dit reglement, kunnen door de raadsleden op vraag geraadpleegd worden.
De raadsleden vragen inzage via e-mail aan de algemeen directeur. Daarbij geven ze duidelijk aan welke concrete stukken ze wensen in te zien. Het moet gaan om een vraag die niet onredelijk is.
Uiterlijk tien dagen na ontvangst van de aanvraag antwoordt de algemeen directeur via e-mail de stukken. Indien een raadslid vermoedt dat een opgevraagd stuk onvolledig is, meldt het raadslid dit onmiddellijk aan de algemeen directeur.
Ook als de inzage geweigerd wordt, antwoordt de algemeen directeur binnen dezelfde termijn via een e-mail met daarin de motivering waarom de inzage geweigerd wordt.
Voor de dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten van het OCMW of hun onderhoudsplichtigen, bestaat er wel een inzagerecht, maar mag geen afschrift gegeven worden. Wanneer dergelijke stukken opgevraagd worden, zorgt het bestuur ervoor dat de afdrukmogelijkheden uitgeschakeld zijn.

§ 6. De OCMW-raadsleden kunnen via een gelijkaardige procedure en termijnen als in § 5 van dit artikel een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten. De gevraagde kopies worden niet ter beschikking gesteld via het digitaal vergaderplatform, maar ter afhaling klaargelegd op het secretariaat van het OCMW. Er wordt geen vergoeding gevraagd voor een geleverde kopie, tenzij de aanvraag zeer omvangrijk is.

Artikel 12.-

Raadsleden hebben het recht de instellingen van het OCMW, en diensten die het OCMW opricht en beheert, te bezoeken.
Om de algemeen directeur in de mogelijkheid te stellen dit bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens drie dagen vooraf schriftelijk mee welke instellingen of diensten ze willen bezoeken en welke dag en welk uur hun voorkeur heeft. Tijdens het bezoek van een inrichting of dienst van het OCMW mogen de raadsleden zich niet mengen in de werking. De raadsleden zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker.

Artikel 13.-

Raadsleden hebben het recht om schriftelijke en mondelinge vragen te stellen aan het vast bureau over aangelegenheden waarvoor het OCMW bevoegd is. Daarvoor is geen toegelicht voorstel van beslissing nodig.
Raadsleden stellen hun schriftelijke vragen via een e-mail aan de algemeen directeur. De algemeen directeur bevestigt meteen via e-mail de ontvangst van de vraag. Binnen de 10 dagen na de ontvangst beantwoordt de algemeen directeur via e-mail de vraagsteller. Ook de voorzitter van het vast bureau ontvangt deze e-mail.
De algemeen directeur neemt deze schriftelijke vragen en antwoorden op in een daartoe bijgehouden register. Dit register wordt openbaar gemaakt via het digitaal vergaderplatform.
Raadsleden hebben twee mogelijkheden om mondelinge vragen te stellen:
1. Ten laatste vrijdag om 12.00 uur voor de raadsvergadering kunnen de raadsleden via een e-mail aan de raadsvoorzitter, de voorzitter van het vast bureau en de algemeen directeur hun mondelinge vragen bezorgen. In dat geval kan het raadslid de vragen mondeling stellen op de OCMW-raad en antwoordt de voorzitter van het vast bureau of een lid van het vast bureau meteen.
2. Raadsleden kunnen hun mondelinge vragen of actualiteitsvragen ook stellen zonder deze via e-mail (tijdig) bezorgd te hebben. Het raadslid vraagt het woord wanneer het moment voor mondelinge vragen aangebroken is. Op deze mondelinge vragen wordt tijdens de zitting of ten laatste tijdens de eerstvolgende zitting geantwoord door de voorzitter van het vast bureau of een lid van het vast bureau.
De mondelinge vragen worden gesteld na afhandeling van de agendapunten van de openbare vergadering van de OCMW-raad waarover gestemd moet worden. Is het conform art. 5, § 2 van dit reglement niet mogelijk de vraag te behandelen in het openbare deel van de vergadering, dan wordt die behandeld bij de start van het besloten deel.

QUORUM

Artikel 14.-

§ 1. De OCMW-raad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de raadsleden aanwezig is.
Indien tijdens de vergadering het quorum niet meer gehaald wordt, schorst de voorzitter de vergadering voor een kwartier. Stelt de voorzitter na de heropening vast dat er nog steeds niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te vergaderen, dan sluit de voorzitter de vergadering. De agendapunten die niet afgehandeld zijn, worden hernomen bij de start van de eerstvolgende raadsvergadering. Ze worden ook op die wijze opgenomen in de agenda.

§3. De OCMW-raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.
In de oproeping wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur overgenomen.

VERGADEREN

Artikel 15.-

§ 1. De voorzitter zit de vergaderingen van de OCMW-raad voor, en opent en sluit de vergaderingen.

§ 2. Op vraag van een raadslid, of op eigen initiatief, kan de voorzitter de vergadering schorsen als dat wenselijk is. De duur van de schorsing wordt bepaald door de voorzitter van de raad. Van deze schorsing wordt melding gemaakt in de notulen.

§ 3. Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in het decreet over het lokaal bestuur en de reglementen van de OCMW-raad.
Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend.
De voorzitter kan derden uitnodigen. Derden kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming en mogen het besloten deel van de vergadering enkel bijwonen gedurende de toelichting die ze geven. De voorzitter bepaalt wanneer een derde tijdens de raad het woord krijgt.

§ 4. De voorzitter van de OCMW-raad geeft bij het begin van de raad kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen.
De OCMW-raad vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij de raad er anders over beslist.

§ 5. Een punt dat niet op de agenda van de OCMW-raad voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.
Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.

§ 6. De adjunct-algemeendirecteur woont de vergaderingen van de OCMW-raad bij.

Artikel 16.-

§ 1. Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter van de OCMW-raad of er amendementen zijn op het voorstel van beslissing en welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. Als er amendementen zijn, worden deze schriftelijk bezorgd aan de voorzitter. Ze worden mondeling toegelicht door de indiener wanneer die het woord krijgt.
Een amendement is een voorstel tot wijziging van de voorgestelde beslissing bij een agendapunt, zonder dat de voorgestelde beslissing daardoor fundamenteel verandert.
Wordt er twijfel geuit of het wel gaat om een amendement of een nieuw agendapunt, dan beslist de raad of het om een amendement gaat. Meent de raad dat dit niet het geval is, dan wordt het ingediende amendement als onbestaande beschouwd. De voorzitter verleent het woord in volgorde van de aanvragen en, in geval van gelijktijdige aanvraag, op basis van de rangorde van de raadsleden.

§ 2. De voorzitter kan op elk moment in de vergadering het woord geven aan de algemeen directeur.

§ 3. Niemand mag onderbroken worden wanneer hij/zij spreekt, behalve door de voorzitter voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.
Als een OCMW-raadslid, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk OCMW-raadslid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.
Dit geldt eveneens voor zij die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en gekregen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.
Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.

§ 4. Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest, sluit de voorzitter de bespreking.

Artikel 17.-

§ 1. De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die de voorzitter in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.

§ 2. Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.

§ 3. De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen.
De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene.

§ 4. Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.
Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten.

WIJZE VAN STEMMEN

Artikel 18.-

§ 1. Voor elke stemming in de OCMW-raad omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.
De amendementen worden vóór de hoofdvraag en de subamendementen vóór de amendementen ter stemming gelegd.

§ 2. De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.

§ 3. De OCMW-raadsleden stemmen niet geheim, behalve in de volgende gevallen:
1. de vervallenverklaring van het mandaat van het lid van de OCMW-raad en van lid van het vast bureau;
2. het aanwijzen van de leden en het beëindigen van deze aanwijzing van de bestuursorganen van het OCMW en van de vertegenwoordigers van het OCMW in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;
3. individuele personeelszaken.

§ 4. De voorzitter stemt als laatste, behalve bij geheime stemming.

§ 5. De mondelinge stemming geschiedt door elk raadslid ‘ja’, ‘neen’ of ‘onthouding’ te laten uitspreken. Zij doen dat (met uitzondering van de voorzitter) in volgorde van de fracties.

Artikel 19.-

Bij een geheime stemming worden voorbereide stembriefjes gebruikt en wordt uniform schrijfmateriaal ter beschikking gesteld, zodat het niet mogelijk is om aan de stembriefjes te zien welke stemming heeft uitgebracht.
De raadsleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich. De onthouding gebeurt bij een geheime stemming door het afgeven van een blanco stembriefje.
Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de jongste twee raadsleden. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.
Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.

Artikel 20.-

Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.

Artikel 21.-

§ 1. De OCMW-raad stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport.

§ 2. De OCMW-raad stemt telkens over het geheel van het eigen deel van het beleidsrapport.
In afwijking daarvan kan elk lid van de OCMW-raad de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij aanwijst in het OCMW-deel van het beleidsrapport. In dat geval mag de OCMW-raad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming.
Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de OCMW-raad.
Is er in de gemeenteraad een afzonderlijke stemming geweest, waardoor de stemming over het geheel verdaagd is naar een volgende vergadering van de gemeenteraad en had de OCMW-raad ervoor zijn deel van het beleidsrapport al vastgesteld, dan vervalt die vaststelling en stelt de OCMW-raad het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.

NOTULEN, ZITTINGSVERSLAG EN ONDERTEKENING

Artikel 22.-

§ 1. De notulen van de OCMW-raad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de OCMW-raad geen beslissing heeft genomen.
Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield.
De notulen van de vergaderingen van de OCMW-raad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 277 en 278 van het decreet over het lokaal bestuur.

§ 2. Er wordt een audio(visuele) opname gemaakt van de raadsvergadering die het zittingsverslag vervangt. De raadsvoorzitter brengt het publiek daarvan op de hoogte vlak voor de vergadering geopend wordt. De voorzitter geeft daarbij elke toehoorder de kans zich te verplaatsen naar een zone die niet gefilmd wordt. Nadat iedere toehoorder de kans gekregen heeft om zich te verplaatsen, wordt de OCMW-raad geopend.

De audio(visuele) opname loopt zolang de openbare zitting doorgaat en wordt integraal bekendgemaakt samen met de notulen van de vergadering. Wanneer de vergadering geschorst wordt, wordt ook de opname geschorst. Indien dat niet gebeurde, wordt de periode van schorsing geknipt uit de bekendgemaakte opname. Aan de opname van de vergadering zelf wordt niets gewijzigd, uitgezonderd het weghalen van privacygevoelige informatie die eigenlijk niet thuishoorde in de openbare zitting.

Wanneer door overmacht geen (volledige) opname plaatsgevonden heeft, wordt toch een zittingsverslag opgemaakt met in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden. Een raadslid kan in dat geval vragen om in het zittingsverslag de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen.”

§ 3. Als de OCMW-raad een aangelegenheid overeenkomstig het artikel 5, § 2 en het artikel 6 van dit reglement in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld.

§ 4. Tijdens de vergaderingen van de OCMW-raad mogen geen audio- of audiovisuele opnames gemaakt worden, behalve door wie verantwoordelijk is voor het opmaken van de notulen en het zittingsverslag.
De raadsvoorzitter kan in uitzonderlijke omstandigheden toch andere opnames toelaten tijdens het openbare deel van de raadsvergadering. De OCMW-raad wordt daarvan op de hoogte gebracht bij het begin van de vergadering.”

Artikel 23.-

§ 1. De nog goed te keuren notulen en het nog goed te keuren zittingsverslag van de vorige raadsvergadering worden ter beschikking gesteld van de raadsleden zoals bepaald in het artikel 9, § 1 van dit reglement.
Elk OCMW-raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur ondertekend. In het geval de OCMW-raad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de OCMW-raad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering daarna.
De goedgekeurde notulen en het goedgekeurde audio (visuele) zittingsverslag worden actief openbaar gemaakt via de bekendmaking op de website van de gemeente.

§ 2. Als de OCMW-raad het wenselijk acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en ter plekke door de algemeen directeur en een meerderheid van de aanwezige raadsleden ondertekend.

Artikel 24.-

§ 1. De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend zoals bepaald in de artikelen 279 tot 283 van het decreet over het lokaal bestuur.

§ 2. De stukken die niet vermeld worden in de artikelen 279, § 1 tot § 3 en § 5 van het decreet over het lokaal bestuur, worden ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de algemeen directeur. Zij kunnen deze bevoegdheid overdragen conform de artikelen 280 en 283 van het decreet over het lokaal bestuur.

FRACTIES

Artikel 25.-

In de OCMW-raad wordt niet gewerkt met fracties.

BUREAU VAN DE RAAD

Artikel 26.-

In de OCMW-raad wordt niet gewerkt met een bureau van de raad.

RAADSCOMMISSIES

Artikel 27.-

In de OCMW-raad wordt niet gewerkt met raadscommissies.

VERGOEDINGEN RAADSLEDEN

Artikel 28.-

§ 1. Aan de OCMW-raadsleden, met uitzondering van de voorzitter en de leden van het vast bureau, wordt presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn:
1. de vergaderingen van de OCMW-raad;
2. de vergaderingen met de vertegenwoordigers van de intern verzelfstandigde agentschappen;
3. de vergaderingen met de vertegenwoordigers van de verenigingen of vennootschappen voor maatschappelijk welzijn;
4. de vergadering waarvoor men in principe recht op presentiegeld heeft, maar waarvoor het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt;
5. de vergaderingen die slechts gedeeltelijk werden bijgewoond;
6. de vergaderingen die werden hervat op een andere dag.
7. de vergaderingen van de deontologische commissie.

§ 2. Het presentiegeld bedraagt € 240 voor de vergaderingen van de OCMW-raad. Het presentiegeld zal jaarlijks worden geïndexeerd. De in dit artikel vermelde bedragen worden geïndexeerd op basis van de bepalingen van het artikel 9 en 18 van het besluit van de Vlaamse regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris.

Artikel 29.-

§ 1. OCMW-raadsleden kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen, (ingericht door overheidsinstanties, onderwijsinstellingen, de VVSG en privé-initiatieven), terugvorderen van het OCMW, voor zover deze cycli of studiedagen noodzakelijk of verrijkend zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken.
De terugvorderbare kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten vergelijkbaar zijn met deze van vormingsinitiatieven voor gemeente- en OCMW-personeel. Ze betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland.
Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s.
De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de algemeen directeur.

De kosten voor de aankoop van boeken, tijdschriften, e.d. kunnen teruggevorderd worden van het gemeentebestuur. De aankoop moet noodzakelijk of verrijkend zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken.

§ 2. Terugbetaling van bijkomende kosten veroorzaakt door een specifieke gezinssituatie wegens aanwezigheid op een raads- of commissievergadering, is mogelijk. Een verzoek tot terugbetaling met verantwoordingsstukken kan worden ingediend bij de algemeen directeur.
Verplaatsingskosten van raadsleden, noodzakelijk voor de uitoefening van hun mandaat, worden door het gemeentebestuur terugbetaald na voorlegging van bewijsstukken, op basis van de wettelijk vastgestelde tarieven.
Jaarlijks wordt een overzicht gemaakt van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dat document is openbaar.

§ 3. Het OCMW sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die bij de normale uitoefening van hun mandaat persoonlijk ten laste komt van de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Het OCMW sluit naast de bovenvermelde verzekering ook de volgende verzekeringen af:
· een verzekering om de bestuurdersaansprakelijkheid te dekken die persoonlijk ten laste komt van de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst bij de normale uitoefening van hun mandaat, als ze het OCMW vertegenwoordigen als lid van de raad van bestuur of als dagelijks bestuurder in een rechtspersoon indien die rechtspersoon geen bestuurdersaansprakelijkheids-verzekering heeft afgesloten voor de vertegenwoordigende mandataris;
· een verzekering voor ongevallen die de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst overkomen in het kader van de normale uitoefening van hun mandaat.

BEPALINGEN OVER HET BIJZONDER COMITE VOOR DE SOCIALE DIENST

Artikel 30.-

§ 1. Het presentiegeld dat toegekend wordt aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst bedraagt evenveel als dat voor de raadsleden.
De bepalingen uit het artikel 30 en 31 van dit reglement zijn van overeenkomstige toepassing op de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.

§ 2. Er kunnen plaatsvervangers worden aangeduid die de effectieve leden van het bijzonder comité vervangen als die afwezig zijn. Enkel OCMW-raadsleden kunnen plaatsvervanger zijn voor een lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Plaatsvervangers worden aangewezen door een meerderheid van de OCMW-raadsleden van dezelfde lijst (of groep van lijsten) die de voordrachtakte ondertekend hebben van het effectieve lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
De aanduiding van de plaatsvervangers gebeurt door een ondertekende verklaring af te gegeven tegen ontvangstbewijs aan de algemeen directeur. De algemeen directeur bezorgt deze verklaring aan de raadsvoorzitter die de OCMW-raad daarvan in kennis stelt op de eerstvolgende raadsvergadering.
Per lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden op de verklaring één of meerdere plaatsvervangende raadsleden aangeduid. Is er meer dan één plaatsvervanger voor een lid, dan gebeurt de plaatsvervanging in de volgorde van vermelding van de plaatsvervangers. Raadsleden kunnen plaatsvervanger zijn voor meerdere leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst. De aanduiding is geldig vanaf de datum vermeld op het ontvangstbewijs.
Wanneer een nieuw lid verkozen wordt in het bijzonder comité voor de sociale dienst, moet ook de plaatsvervanging vernieuwd of bevestigd worden door een nieuwe verklaring. De raadsleden van dezelfde lijst (of groep van lijsten) kunnen altijd nieuwe plaatsvervangers aanduiden op dezelfde wijze zoals beschreven.
Is er geen geldige verklaring tot plaatsvervanging, dan is er geen plaatsvervanger voor het betreffende lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst.

§ 3. Een plaatsvervanger kan pas deelnemen aan de vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst in plaats van het effectieve lid, als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:
· Het effectieve lid is niet verhinderd zoals beschreven in het artikel 102 van het decreet over het lokaal bestuur.
· Zowel het betrokken lid als de plaatsvervanger hebben voor de vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst aan de algemeen directeur via e-mail gemeld dat de plaatsvervanger aanwezig zal zijn in plaats van het effectieve lid. De algemeen directeur brengt de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst meteen op de hoogte van de plaatsvervanging. Indien er op dat moment nog geen oproeping verstuurd werden voor de volgende vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst, dan wordt enkel de plaatsvervanger opgeroepen. Werd de oproeping wel al verstuurd, dan wordt deze op meteen ook bezorgd aan de plaatsvervanger.
· Voor elke niet-opeenvolgende vergadering waarbij er gewerkt wordt met een plaatsvervanging moeten het effectieve lid en de plaatsvervanger een nieuwe melding doen.
Plaatsvervangers ontvangen voor een vervanging hetzelfde presentiegeld als de effectieve leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN HET BIJZONDER COMITE VOOR DE SOCIALE DIENST
Goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn op 28 april 2025

BIJEENROEPING

Artikel 1.-

§ 1. Het bijzonder comité voor de sociale dienst vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen, en dit in ieder geval dinsdag om de drie weken om 16u00 op de zetel van het OCMW. Valt de normale vergaderdag op een wettelijke feestdag, dan wordt de vergadering verplaatst naar een andere dag van dezelfde week of naar de dinsdag van de volgende week. De termijn tussen twee vergaderingen kan nooit meer dan 30 dagen zijn.
§ 2. De voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst beslist tot bijeenroeping van het bijzonder comité voor de sociale dienst, stelt de agenda van de vergadering vast en verricht het voorafgaand onderzoek van de zaken die worden voorgelegd.
§ 3. De oproeping wordt minstens vijf dagen vóór de dag van de vergadering. De sociale verslagen die betrekking hebben op de agenda worden ter beschikking gesteld op de wijze voorzien in het artikel 4, § 1 van dit reglement.
In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. Het is de bevoegdheid van de voorzitter van het bijzonder comité om die spoedeisendheid vast te stellen.
De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. Bij elk punt dat ter stemming voorligt, moet er een toegelicht voorstel van beslissing zijn. Minstens één dergelijk punt moet op de agenda staan.
§ 4. Leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst kunnen uiterlijk drie dagen vóór de vergadering punten aan de agenda van het bijzonder comité toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur (of de persoon die daartoe aangewezen werd door de algemeen directeur), die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst.

De algemeen directeur (of de persoon die daartoe aangewezen werd door de algemeen directeur) deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst, onmiddellijk mee aan de leden van het bijzonder comité samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen.

BESLOTEN VERGADERING

Artikel 2.-

§ 1. De vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst zijn niet openbaar.
Gedurende de hele vergadering kunnen aanwezig zijn:
· De voorzitter en de leden van het bijzonder comité, of bij een tijdelijke afwezigheid hun plaatsvervanger;
· De vertrouwenspersoon van de voorzitter of een lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst, als die daar recht op heeft omdat de persoon wegens een beperking zijn mandaat niet zelfstandig kan vervullen;
· De algemeen directeur en de persoon die de algemeen directeur aanduidt om hem administratief bij te staan voor de opmaak van de notulen; of in de plaats van de algemeen directeur: de persoon die door hem aangeduid werd om in zijn/haar plaats de vergaderingen van het bijzonder comité bij te wonen, de notulen op te stellen en te ondertekenen;
· De verantwoordelijke van de sociale dienst of bij diens afwezigheid een daartoe aangeduide maatschappelijk werker.
Gedurende de bespreking (niet stemming) van een bepaald punt kunnen aanwezig zijn:
· De maatschappelijk werker die met het dossier belast is, en die er wegens bijzondere en uitzonderlijke redenen van vertrouwelijke aard om heeft verzocht, wordt gehoord voordat het bijzonder comité een beslissing neemt over de hulpaanvraag in kwestie;
· De maatschappelijk werker die met het dossier belast is, en die op vraag van het bijzonder comité gehoord wordt voordat het bijzonder comité een beslissing neemt over de hulpaanvraag in kwestie;
· De cliënt die gehoord wenst te worden, eventueel bijgestaan of vertegenwoordigd door een vertrouwenspersoon die de cliënt zelf kiest.
Daarnaast kunnen uitzonderlijk ook andere personen deelnemen als dat wenselijk blijkt. Enkel de voorzitter kan een derde uitnodigen. Deze personen mogen enkel aanwezig zijn als dat functioneel relevant is. In geen enkel geval mogen ze deelnemen aan de besluitvorming en stemming. Mits toestemming van de voorzitter mogen ze wel toelichting geven. De voorzitter bepaalt wanneer een derde het woord krijgt.
OCMW-raadsleden en de voorzitter en andere leden van het vast bureau die geen lid of voorzitter zijn van het bijzonder comité voor de sociale dienst, kunnen niet aanwezig zijn op de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst, tenzij in een hierboven beschreven situatie.

§ 2. De voorzitter en leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet, of met toepassing van het artikel 2, § 1 van dit reglement, de vergaderingen van het bijzonder comité bijwonen, zijn tot geheimhouding en discretie verplicht. Ook het beroepsgeheim is van toepassing.
Ze gaan bijzonder voorzichtig om met de informatie die verkregen wordt vanuit hun functie of aanwezigheid op de vergaderingen.
De comitéleden en de voorzitter nemen alle maatregelen zodat dat gevoelige informatie die ze (tijdelijk) op papier of digitaal bezitten, niet in handen van derden (familie, andere partijleden, etc.) terecht kan komen. Zij zijn daarvoor persoonlijk verantwoordelijk en aansprakelijk.

INFORMATIE VOOR DE COMITELEDEN EN VOOR DERDEN

Artikel 3.-

§ 1. De agenda en de besluiten van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden niet bekendgemaakt aan derden.

§ 2. Individuele beslissingen worden meegedeeld aan de hulpaanvrager op de wijze voorzien in de specifieke regelgeving waarop de beslissing betrekking heeft. Is er in de specifieke regelgeving geen dergelijke bepaling voorzien, dan gelden de bepalingen uit de wet tot invoering van het "handvest" van de sociaal verzekerde van 11 april 1995.

Artikel 4.-

§ 1. Voor elk agendapunt wordt het sociaal verslag vanaf de verzending van de oproeping tot de vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst, op het netwerk van het OCMW ter beschikking gehouden van de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst. Ook de nog goed te keuren notulen van de vorige vergadering en eventueel andere stukken horende bij een agendapunt, worden op dezelfde wijze ter beschikking gesteld.
Leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst die aan de algemeen directeur aangeven dat ze niet-digitale inzage wensen, kunnen deze stukken vóór de vergadering tijdens de kantooruren inzien op het secretariaat van het OCMW.

§ 2. Aan de voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden gegeven over de stukken horende bij de vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de stukken voorkomen en van het verloop van de procedure.
De voorzitter en leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst richten hun verzoek mondeling of per e-mail aan de algemeen directeur, of de persoon die daartoe door de algemeen directeur werd aangewezen.
Vragen worden op dezelfde wijze beantwoord als ze gesteld worden, tenzij het lid van het bijzonder comité en de algemeen directeur (of het aangewezen personeelslid) anders overeenkomen.

Artikel 5.-

§ 1. De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager die het bestuur van het OCMW betreffen.
§ 2. De briefwisseling gericht aan de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst en die bestemd is voor het bijzonder comité voor de sociale dienst, wordt in het digitale postboek opgenomen dat te raadplegen is via het digitaal vergaderplatform. Een kopie van de brief kan bekomen worden via de algemeen directeur of de persoon die daartoe door de algemeen directeur werd aangewezen.
§ 3. De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst hebben via het netwerk steeds toegang tot alle volgende documenten die opgemaakt zijn tijdens de huidige bestuursperiode:
· De goedgekeurde notulen van het bijzonder comité voor de sociale dienst;
· De adviezen van de gemeentelijke adviesraden over materie die het OCMW aanbelangen;
· De adviezen van het bijzonder comité voor de sociale dienst;
· De beslissingen van de deontologische commissie.

§ 4. Alle andere dossiers, stukken en akten dan die in het artikel 4 § 1 en het artikel 5, § 2 en § 3 van dit reglement, die betrekking hebben op het bestuur van het OCMW, kunnen door de voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst geraadpleegd worden via het netwerk van het OCMW.
De leden van het bijzonder comité vragen inzage via e-mail aan de algemeen directeur, of het door de algemeen directeur daartoe aangewezen personeelslid. Daarbij geven ze duidelijk aan welke concrete stukken ze wensen in te zien. Het moet gaan om een vraag die niet onredelijk is. Uiterlijk drie dagen na ontvangst van de aanvraag antwoordt de algemeen directeur, of het aangewezen personeelslid, via e-mail met een link naar het netwerk van het OCMW waarop de stukken beschikbaar gesteld worden. De stukken worden vanaf dat moment minstens acht dagen beschikbaar gesteld.
Ook als de inzage geweigerd wordt, antwoordt de algemeen directeur binnen dezelfde termijn via een e-mail met daarin een uitgebreide motivering waarom de inzage geweigerd wordt.
Voor de dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten van het OCMW of hun onderhoudsplichtigen, bestaat er wel een inzagerecht, maar mag geen afschrift gegeven worden. Wanneer deze stukken opgevraagd worden, zorgt het bestuur voor een beveiliging die het onmogelijk maakt de stukken af te drukken. Een lid van het bijzonder comité dat deze stukken toch opslaat, is persoonlijk verantwoordelijk en aansprakelijk.

§ 5. De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst kunnen, behalve voor de dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten van het OCMW of hun onderhoudsplichtigen, via een gelijkaardige aanvraagwijze en termijnen als in § 4 van dit artikel een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten. De vergoeding die eventueel wordt gevraagd voor het afschrift, mag in geen geval meer bedragen dan de kostprijs.
§ 6. De voorzitter en leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst hebben het recht de instellingen van het OCMW en diensten die het OCMW opricht en beheert, te bezoeken.
Om de algemeen directeur in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de leden van het bijzonder comité minstens drie dagen vooraf schriftelijk mee welke instelling of dienst ze willen bezoeken en op welke dag en welk uur.
Tijdens het bezoek van een inrichting van het OCMW mogen de leden van het bijzonder comité zich niet mengen in de werking. De leden zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker.

QUORUM

Artikel 6.-
§ 1. Vooraleer aan de vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst deel te nemen, tekenen de voorzitter en de leden van het bijzonder comité de aanwezigheidslijst. De namen van de personen die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld.
§ 2. Het bijzonder comité voor de sociale dienst kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende leden (inclusief de voorzitter) aanwezig is.
Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan.
§ 3. Het bijzonder comité voor de sociale dienst kan, als het eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden (inclusief de voorzitter) aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden (inclusief de voorzitter), op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.
In de oproep wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur overgenomen.

Artikel 7.-
§ 1 De voorzitter zit de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst voor, en opent en sluit de vergaderingen.
Op de voor de vergadering vastgestelde dag en het vastgestelde uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend.

§ 2 Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in het artikel 2, § 1 van dit reglement.

Artikel 8.-
§ 1 De voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst geeft kennis van de tot het comité gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die het comité aanbelangen.
Daarna start de behandeling van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij het comité er anders over beslist. Agendapunten waar cliënten beroep doen op hun recht om gehoord te worden, komen steeds eerst aan bod.
Een punt dat niet op de agenda van het bijzonder comité voor de sociale dienst voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen. Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden (inclusief de voorzitter). De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.

§ 2. Wanneer een cliënt aangeeft gehoord te willen worden, dan wordt die bij het begin van de bespreking van zijn/haar agendapunt gevraagd om de vergadering bij te wonen. Nadat het agendapunt werd toegelicht door de voorzitter, of de persoon die de voorzitter daartoe aanduidt, krijgt de cliënt de mogelijkheid zijn/haar toelichting te geven. De leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst en de cliënt gaan respectvol in gesprek. Na gehoord te worden en voor de leden van het bijzonder comité de eigenlijke bespreking van dit punt aanvatten, verlaten de cliënt en de vertrouwenspersoon van de cliënt (indien aanwezig), de vergadering. De cliënt kan zich tijdens het hele hoorrecht laten bijstaan door een vertrouwenspersoon. Dezelfde bepalingen zijn dan op de vertrouwenspersoon van toepassing.
Indien het bijzonder comité voor de sociale dienst externe deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van het bijzonder comité in samenspraak met de behandelend maatschappelijk werker en/of het aanwezige diensthoofd wanneer ze de vergadering bijwonen en wanneer ze aan het woord komen.

§ 3. Indien van toepassing: na het hoorrecht, en anders na de toelichting van het agendapunt, vraagt de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst welk lid aan het woord nog wenst te komen over het voorstel.
De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, in geval van gelijktijdige aanvraag, naar de leeftijd van de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst, waarbij de jongste leden eerst het woord krijgen.
De voorzitter kan aan het hoofd van de sociale dienst en aan de algemeen directeur (of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen) vragen om toelichtingen te geven.
Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.

§ 4. Een amendement is een voorstel tot wijziging van de voorgestelde beslissing bij een agendapunt, zonder dat de voorgestelde beslissing daardoor fundamenteel verandert. Als een lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst een amendement heeft op het voorstel van beslissing, dan bezorgt het lid van het bijzonder comité dat amendement schriftelijk aan de voorzitter van het bijzonder comité. Het lid van het bijzonder comité licht het amendement mondeling toe.
§ 5. Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.
§ 6. Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien de voorzitter oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking.

Artikel 9.-
§ 1. De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de vergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.
Als een lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.
Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter. Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.
Elk lid van het bijzonder comité dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.

§ 2. Wanneer de vergadering rumoerig wordt, in die mate dat het normale verloop van de bespreking in het gedrang komt, kondigt de voorzitter aan dat bij voortzetting van het rumoer, de vergadering geschorst of gesloten zal worden.
Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit de voorzitter de vergadering. De leden van het comité moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.

WIJZE VAN STEMMEN

Artikel 10.-
§ 1. Voor elke stemming in het bijzonder comité voor de sociale dienst omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken. Als er amendementen zijn, worden deze steeds eerst ter stemming gelegd.

§ 2. De beslissingen worden genomen bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.
Een volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen. Onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen worden niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.

Artikel 11.-
§ 1. De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst stemmen niet geheim.
§ 2. Er zijn twee mogelijke werkwijzen van stemmen:
1° de stemming bij handopsteking;
2° de mondelinge stemming;
De voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst stemmen bij handopsteking behalve als een derde van de aanwezige leden de mondelinge stemming vraagt.

§ 3. De stemming bij handopsteking geschiedt als volgt: Nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven zoals bepaald in het artikel 10, § 1 van dit reglement vraagt hij achtereenvolgens welke leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst ‘ja’ stemmen, welke ‘neen’ stemmen en welke zich onthouden.
De voorzitter en elk lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst kunnen slechts eenmaal hun hand opsteken om hun keuze duidelijk te maken.

NOTULEN

Artikel 12.-
§ 1. De notulen van het bijzonder comité voor de sociale dienst vermelden, in chronologische volgorde, de beslissingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst. Er wordt geen zittingsverslag opgesteld, en er worden geen video- of audio-opnames gemaakt.
§ 2. De notulen van de vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 277 en 278 van het decreet over het lokaal bestuur. De notulen van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste drie dagen voor de vergadering ter beschikking op eenzelfde wijze als in het artikel 1, § 3 van dit reglement.
§ 3. De voorzitter en elk lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst hebben het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door het bijzonder comité voor de sociale dienst worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst en de algemeen directeur (of de persoon die daartoe aangewezen werd door de algemeen directeur) ondertekend. In het geval het bijzonder comité voor de sociale dienst bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan het bijzonder comité voor de sociale dienst beslissen om opmerkingen over de notulen van de vorige vergadering toe te laten op de eerstvolgende vergadering.
§ 4. Zo dikwijls het bijzonder comité voor de sociale dienst het wenst, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door algemeen directeur (of de persoon die daartoe aangewezen werd door de algemeen directeur) en de meerderheid van de aanwezige leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst (inclusief de voorzitter) ondertekend.
Zo dikwijls het bijzonder comité voor de sociale dienst het wenst, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door algemeen directeur (of de persoon die daartoe aangewezen werd door de algemeen directeur) en de meerderheid van de aanwezige leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst (inclusief de voorzitter) ondertekend.

Artikel 13.-
§ 1. De reglementen, beslissingen, en briefwisseling van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden ondertekend door de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst en medeondertekend door de algemeen directeur (of de persoon die daartoe aangewezen werd door de algemeen directeur) zoals bepaald in artikel 279 tot 283 van het decreet over het lokaal bestuur.
De beslissingen en akten van de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden door hem ondertekend en medeondertekend door de algemeen directeur (of de persoon die daartoe aangewezen werd door de algemeen directeur).
§ 2. De stukken, die niet vermeld worden in §1 van dit artikel worden ondertekend op wijze die de OCMW-raad bepaald heeft in het huishoudelijk reglement voor de OCMW-raad.

KADER DRINGENDE STEUN

Artikel 14.-
§ 1. De voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst kan in dringende gevallen, en binnen de grenzen die bepaald zijn in dit artikel, beslissen over de toe te kennen hulpverlening aan personen en gezinnen. Deze hulpverlening kan zowel materieel als financieel van aard zijn (niet limitatief, o.a. voedselpakket, onderdak, financiële steun …
§ 2. De geldelijke steunverlening mag per hulpvrager per maand echter niet méér bedragen dan het bedrag van het leefloon van de categorie van de hulpvrager, tenzij de dringende steun het verlenen van een huurwaarborg betreft. Het bedrag hiervoor bepaald kan te allen tijde door een beslissing van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden herzien.
§ 3. Alvorens de dringende hulp toe te kennen, doet de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst alle mogelijke inspanningen om een maatschappelijk werker van het OCMW te bereiken teneinde een sociaal onderzoek te laten plaatsvinden.
§ 4. De beslissing van de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst tot dringende hulpverlening dient op de eerstvolgende vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst te worden voorgelegd met het oog op de bekrachtiging ervan. Ook in geval van niet-bekrachtiging blijft de hulpverlening die tevoren werd toegekend verworven, als de beslissing al uitgevoerd is.
§ 5. Dezelfde werkwijze wordt gehanteerd als de voorzitter de vereiste dringende hulpverlening toekent aan een dakloze persoon die een beroep doet op de maatschappelijke dienstverlening van het OCMW van de gemeente waar hij zich bevindt.
§ 6. Met het oog op de uitvoering van beslissingen van dringende hulpverlening getroffen door de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst wordt een provisie van € 4 000 aangelegd. Deze provisie is enkel bestemd voor de uitbetaling van de dringende hulp.