Publiek - reglementen raad voor maatschappelijk welzijn

1. ALGEMENE INFORMATIE
1.1. ORGANISATOR
OCMW Kalmthout is de organisator van de dienst voor gezinsopvang.
- Rechtsvorm: OCMW
- Ondernemingsnummer: BE0212224815
- Adres: Heuvel 39, 2920 Kalmthout
- Telefoon: +32 (0)3 620 15 60 (algemeen nummer)
- E-mail: info.ocmw@kalmthout.be (algemeen e-mailadres)
- Website: www.kalmthout.be

1.2. DIENST GEZINSOPVANG EN VERANTWOORDELIJKE(N)
1.2.1. Dienst voor gezinsopvang
- Naam: Dienst voor gezinsopvang
- Adres: Heuvel 39, 2920 Kalmthout
- Telefoon: +32 (0)3 620 15 79
- E-mail: kinderopvang@kalmthout.be
1.2.2. Verantwoordelijken
De dagelijkse leiding is in handen van de dienstverantwoordelijken. Zij coördineren de activiteiten met betrekking tot de kinderbegeleiders, ouders en opgevangen kinderen. Je kan de verantwoordelijken bereiken op onderstaande dagen of na afspraak:
- Dinsdag van 18u30 tot 20u00 in het OCMW (Heuvel 39, Kalmthout)
- Woensdag van 9u00 tot 12u00 in het Huis van het Kind (Kapellensteenweg 170, Kalmthout)
- Vrijdag van 9u00 tot 12u00 in het Huis van het Kind (Kapellensteenweg 170, Kalmthout)
Wanneer de dienstverantwoordelijken niet aanwezig of bereikbaar zijn, kan je jouw boodschap ook doorgeven via het algemene nummer van het OCMW. Ze zullen je dan zo snel mogelijk contacteren.

1.3. KINDEROPVANGLOCATIE(S)
Elke kinderbegeleider in de gezinsopvang is een aparte kinderopvanglocatie met adres, telefoonnummer, openingsuren en -dagen. De kinderbegeleider geeft haar openingsuren door aan de dienst voor gezinsopvang. De informatie en contactgegevens van alle kinderopvanglocaties vind je in bijlage (zie hoofdstuk 8 in dit reglement) of via de website van het lokaal loket kinderopvang Kalmthout www.kinderopvangkalmthout.be.

1.4. TELEFOON IN GEVAL VAN NOOD
In geval van nood buiten de kantooruren kan je bellen naar:
- Lief Heestermans, dienstverantwoordelijke: 0470 80 02 20
- Evy Pacquée, dienstverantwoordelijke: 0489 90 81 41
- Kristien Van Holderbeke, afdelingshoofd burger en welzijn: 0495 24 52 90
- Greet Buysen, adjunct-algemeendirecteur: 0494 52 99 74
- Maarten De Bock, schepen van Welzijn: 0475 78 10 02
Bel deze nummers enkel in uitzonderlijke noodgevallen.

1.5. KIND EN GEZIN – AGENTSCHAP OPGROEIEN
OCMW Kalmthout heeft een vergunning voor de kinderopvanglocaties en voldoet aan de wettelijke voorwaarden, opgelegd door Kind en Gezin.
- Naam: Kind en Gezin Agentschap Opgroeien
- Adres: Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel
- Telefoon: 078 150 100
- E-mail: Via het contactformulier: https://www.kindengezin.be/nl/contactformulier
De Zorginspectie heeft als opdracht toezicht te houden op de naleving van de gestelde kwaliteitseisen en baseert zich hiervoor op regelgeving, referentiekaders, eisenkaders, … waaraan onze dienst zich moet houden.

2. HET BELEID
2.1. DE AANGEBODEN KINDEROPVANG
De dienst voor gezinsopvang organiseert hoofdzakelijk gezinsopvang voor baby’s en peuters die nog niet naar de basisschool gaan. Een aantal kinderbegeleiders doen ook opvang van schoolgaande kinderen. Deze opvang kan tot het einde van de basisschool, in afspraak met de kinderbegeleider.
Als organisator gezinsopvang staan wij ook open voor de inclusieve opvang van kinderen met een extra of specifieke zorgbehoefte. Zij krijgen gepaste opvang en worden samen met de andere kinderen opgevangen.
Sommige kinderbegeleiders hebben flexibele openingstijden. Dit wil zeggen dat hun opvang open is voor 6u30 ’s morgens en/of na 18u30 ’s avonds. In specifieke situaties en in noodgevallen kan de dienst nagaan of opvang mogelijk is tijdens de nacht en het weekend. Deze situatie wordt vooraf met de dienstverantwoordelijke besproken.

2.2. HET PEDAGOGISCH BELEID
Elk kind is welkom in de opvang. Wij maken geen onderscheid op basis van cultuur, afkomst, nationaliteit, geslacht, geloof of levensovertuiging. Daarnaast vinden we het belangrijk dat elk kind alle kansen krijgt om zich te ontplooien en zijn/haar talenten te ontwikkelen.
Onze kinderbegeleiders hebben een kindvriendelijke infrastructuur en bieden een veilige en gezonde omgeving. Ze hebben oog voor taalstimulering, groepsgrootte, spel, buiten spelen en beweging. Op die manier stimuleren ze de ontwikkeling van de kinderen op lichamelijk, cognitief, sociaal-emotioneel, communicatief, creatief en moreel vlak waardoor ze zowel het welbevinden als de betrokkenheid van de kinderen verhogen.
Om kinderen te stimuleren in hun ontwikkeling hebben we verschillende uitgangspunten:
- mogelijkheid om te wennen
- regelmaat in de dagindeling
- aandacht voor verzorging
- een zo groot mogelijke continuïteit in de begeleiding en opvang van kinderen, met het oog op een veilige hechting
- oog voor het welbevinden van de kinderen
- actief visueel en auditief toezicht, ook tijdens slaapmomenten
- een permanente begeleiding van de kinderen
- gevarieerd aanbod van spelmateriaal, bewegings- en andere activiteiten, zowel voor binnen als buiten
- zelfredzaamheid stimuleren
- bevorderen van de Nederlandse taal tijdens de opvang, met respect voor de taal die thuis gesproken wordt
- onderlinge respectvolle houding bevorderen.
Ons pedagogisch beleid beoogt:
- de kinderen met aandacht, liefde, warmte en geborgenheid te omringen zodat zij zich thuis voelen in de kinderopvang;
- de kinderen te stimuleren om zich op hun eigen wijze en in hun eigen tempo te ontwikkelen tot weerbare, zelfstandige en sociale mensen;
- de kinderen een kindvriendelijke infrastructuur, een veilige en gezonde omgeving en voldoende structuur aan te bieden.
Als ouders kennen jullie je kind het best. Daarom vinden we het belangrijk dat we samenwerken. Zo kunnen wij onze opvang aanpassen aan de eigenheid en de draagkracht van je kind. We houden rekening met wat elk kind nodig heeft. We vinden het ook belangrijk dat ouders zich goed en betrokken voelen bij de opvang. We streven naar een open en duidelijke communicatie tussen de dienst, de kinderbegeleiders en de ouders.

2.3. RESERVATIE EN INSCHRIJVING
2.3.1. Reservatie
Op de website van het lokaal loket kinderopvang www.kinderopvangkalmthout.be worden alle opvanginitiatieven in de regio voorgesteld en maken we het (toekomstige) ouders makkelijker om opvang voor hun kindje vast te leggen. Zo kunnen ouders kinderopvanginitiatieven in hun buurt zoeken, maar kunnen ze ook een overzicht genereren van opvanginitiatieven die bijvoorbeeld op de route naar het werk liggen. Ook kan er worden gefilterd op prijs, openingsuren, soort kinderopvang…
Via deze website kunnen ouders zich aanmelden bij vijf opvanglocaties die hun voorkeur hebben. Deze aanmelding komt terecht bij de dienstverantwoordelijken, die zullen nagaan of de betrokken opvanglocaties de opvangvraag kunnen accepteren. Indien de voorkeursopvanglocaties niet op de opvangvraag kunnen ingaan, zullen de dienstverantwoordelijken een alternatief trachten aan te bieden aan de ouders.
Wanneer op de opvangvraag kan worden ingegaan, krijgen de ouders een bericht en plannen zij zelf een plaatsbezoek in bij de betrokken locatie. Na het plaatsbezoek neemt de dienstverantwoordelijke contact op met de opvanglocatie. Indien ook de opvanglocatie akkoord gaat met de opvangvraag, wordt een reservatieovereenkomst met vermoedelijk opvangplan opgemaakt en ter ondertekening voorgelegd aan de ouders. Dit opvangplan dient als basis voor de inplanning van de kinderen op de kinderopvanglocatie. Indien ouders het opvangplan of de startdatum wensen te wijzigen na ondertekening van deze overeenkomst, dienen ze dit ten laatste twee maanden voor afgesproken startdatum aan te vragen. Dit kan schriftelijk of via e-mail. De coördinatoren van de dienst bekijken in functie van het aantal geplande kinderen of dit mogelijk is op de gereserveerde opvanglocatie.
Indien de startdatum met meer dan één maand wordt uitgesteld door de ouders heeft de organisator het recht de opvangplaats toe te wijzen aan een ander gezin en deze reservatiebevestiging te annuleren.
Indien de ouders de gereserveerde opvangplaats annuleren minder dan één maand voor de startdatum zal de opvangkost van één maand opvang worden aangerekend volgens het inkomenstarief van K&G (IKT), of volgens de maximale ouderbijdrage die geldig is op het moment van annulering indien geen attest IKT wordt voorgelegd door de ouders.
Twee maanden voor de opstart van het opvangplan neemt de dienst contact op met de ouder om de inschrijvingsprocedure op te starten (zie 2.3.2 Inschrijving).
2.3.2. Inschrijving
Maximum twee maanden en minimum één maand voor de start van de opvang maken de ouders een afspraak met de dienst om de effectieve inschrijving bij de kinderbegeleider waar zij een plaats gereserveerd hebben, te laten plaatsvinden. Wanneer de ouders een afspraak tot inschrijving maken, ontvangen zij van de dienst een aantal administratieve documenten per mail/brief:
- blanco inlichtingenfiche;
- blanco aanmeldingsformulier (waarin ook de wenmomenten die met de kinderbegeleider werden afgesproken, worden opgenomen);
- folder over het wenbeleid;
- toelichting bij opmaak attest inkomenstarief;
Om alles vlot te doen verlopen krijgt de dienst graag de inlichtingenfiche en het aanmeldingsformulier ingevuld terug voor de afspraak. Op deze manier kan de dienstverantwoordelijke de documenten administratief verwerken tegen de bijeenkomst met de ouders.
Volgende documenten worden tijdens de afspraak samen overlopen en ondertekend:
- schriftelijke overeenkomst;
- opvangplan waarin de afgesproken wenmomenten worden weergegeven;
- huishoudelijk reglement;
- folder over het wenbeleid;
- attest inkomenstarief;
- klachtenformulier.
- Een opvangplaats is definitief gereserveerd zodra de schriftelijke overeenkomst werd ondertekend door alle partijen.
2.3.3. Voorrangsregels
Bij meerdere vragen naar opvang op hetzelfde moment verdelen we de plaatsen volgens voorrangsregels, bepaald door de Vlaamse Overheid. Zoals wettelijk bepaald zijn minstens 20% van de kinderen die wij op jaarbasis opvangen kinderen uit bijzondere doelgroepen. Ouders die opvang nodig hebben in het kader van hun werksituatie, krijgen voorrang indien er plaats is bij de betrokken kinderopvanglocaties. Ook is er, indien er kinderopvangplaatsen beschikbaar zijn, voorrang voor deze gezinnen op het moment van aanvraag:
- alleenstaanden;
- ouders met een laag inkomen;
- pleegkinderen;
- kinderen met een broer of zus in de opvang;
- kwetsbare gezinnen:
- problemen met de gezondheid of zorg nodig hebben;
- laag opleidingsniveau.

2.4. AFSPRAKEN
2.4.1. Afspraken over eten
Maaltijden
De kinderbegeleiders zorgen voor gezonde, verse en gevarieerde maaltijden die aangepast zijn aan de leeftijd van je kind. De maaltijd is inbegrepen in de prijs.
Elk kind krijgt een middagmaal en/of een fruitmaaltijd.
- Kinderen die een hele dag in opvang zijn (meer dan 5 uren), krijgen een warme maaltijd en een fruitmaaltijd.
- Bij opvang van minder dan 5 uren (= halve dag) is één maaltijd in de ouderbijdrage inbegrepen.
Zodra het kind naar school gaat, zijn beide maaltijden niet meer inbegrepen. De praktische afspraken hierover maken ouders met hun kinderbegeleider.
Ontbijt
Kinderen ontbijten in principe thuis. Na afspraak met de kinderbegeleider kan je, bv. bij vroege opvang, het ontbijt meebrengen.
Flesvoeding
Flesvoeding voor baby’s moeten de ouders zelf meebrengen. De opvang maakt de flesjes net voor gebruik klaar. Spreek af met je opvang hoe jullie het praktisch regelen.
- Je brengt lege gesteriliseerde flesjes mee. Je opvang bewaart de flesjes met de doos poeder op een droge en koele plaats. De opvang maakt het flesje klaar vlak voor ze het aan je kind geeft.
- Je vult thuis de gesteriliseerde, droge flesjes met de juiste hoeveelheid poeder. Je opvang voegt dan net voor het gebruik water toe.
- Je vult thuis de gesteriliseerde flesjes met de juiste hoeveelheid water en doet het melkpoeder in verdeelschaaltjes. De opvang voegt net voor het gebruik de poeder toe. Vervoer de flesjes op maximum 20 à 22°C. Ze worden bij aankomst onmiddellijk in de koelkast geplaatst en dezelfde dag gebruikt.
Borstvoeding
Het is mogelijk om in de kinderopvanglocatie borstvoeding te geven. Maak hierover afspraken met de kinderbegeleider. Er kan ook afgekolfde melk meegegeven worden. Meld duidelijk aan de kinderbegeleider hoe dit bewaard en gegeven dient te worden.
Dieetvoeding
Wanneer een kind op doktersvoorschrift een dieet moet volgen (bv. glutenvrij dieet) of wanneer een ouder speciale wensen heeft (bv. halal voeding) dienen hierover afspraken te worden gemaakt met de kinderbegeleider en de dienstverantwoordelijke. De voeding wordt dan meegegeven door de ouders. De dieetmaaltijd wordt dagelijks vers aan de kinderbegeleider bezorgd met vermelding van de naam van het kind. Eventueel kan in onderling overleg de kinderbegeleider zorgen voor aangepast eten. De afspraken over dieetvoeding worden vermeld in de inlichtingenfiche.
2.4.2. Afspraken over verzorging
De kinderen worden gewassen en aangekleed naar de opvang gebracht.
De ouders voorzien:
- voldoende reservekledij;
- kledij aangepast aan de weersomstandigheden;
- aangepaste kledij om buiten te spelen;-
- voldoende verzorgingsmateriaal: zakdoeken, slabbetjes, luiers, speciale verzorgingsproducten, zonnebrandproducten en dergelijke.
De kledingstukken worden door de ouders gewassen.
De kinderbegeleider geeft het kind in de loop van de dag aangepaste kledij in functie van temperatuur en activiteiten.
Alle concrete afspraken hierover worden tussen kinderbegeleiders en ouders gemaakt.
2.4.3. Afspraken over de opvolging van je kind
Het volgboekje is een communicatiemiddel tussen kinderbegeleiders en ouders. Dit om op te volgen hoe het met het kind gaat. In het volgboekje (dit kan op papier of digitaal) wordt genoteerd hoe:
- het kind heeft gegeten thuis en in de opvang;
- het kind heeft geslapen thuis en in de opvang;
- de zindelijkheidstraining verloopt;
- het kind zich gedraagt.
De dienstverantwoordelijken en de kinderbegeleiders hebben regelmatig overleg over onder meer de ontwikkeling van de kinderen. Indien er een vermoeden is dat het kind met een bepaald probleem kampt, wordt dit met de ouders besproken.
2.4.4. Afspraken over brengen en halen van je kind
2.4.4.1. Aanwezigheden registreren
In het opvangplan wordt vastgelegd wanneer het kind wordt gebracht en gehaald. Tijdens de breng- en haalmomenten kunnen ouders informatie uitwisselen met de kinderbegeleiders.
De kinderbegeleider houdt de dagen en uren waarop het kind aanwezig is, zorgvuldig bij in een digitaal programma. In het dagverloop dat ouders via mail ontvangen, staan de aankomst- en vertrektijden dagelijks geregistreerd. Ouders kunnen de geregistreerde prestaties schriftelijk bij de dienst betwisten, en dit binnen de twee werkdagen volgend op de opvangdag. Op basis van de geregistreerde prestaties maakt de dienst maandelijks een factuur op. Door maandelijks de factuur te betalen, verklaren ouders zich akkoord met de aanwezigheden.
Het opzettelijk foutief noteren van opvangdagen en – uren kan leiden tot het stopzetten van de opvang.
2.4.4.2. Afwijken van de afgesproken uren in het opvangplan
We vragen de ouders de afgesproken opvanguren te respecteren. Denk eraan de kinderbegeleider tijdig te verwittigen wanneer dit door omstandigheden niet mogelijk is.
Je wenst je kind vroeger of later te brengen dan afgesproken?
- Bespreek met je kinderbegeleider of dit mogelijk is;
- verwittig je kinderbegeleider ten laatste de dag voordien (voor 12u).
Je wenst je kind vroeger of later af te halen dan afgesproken?
- Bespreek met je kinderbegeleider of dit mogelijk is;
- verwittig je kinderbegeleider minstens 2 uur voor het afgesproken afhaal uur;
- voorzie de mogelijkheid dat iemand anders je kind afhaalt.
Verwittig je je kinderbegeleider niet (op voorhand), dan noteert je kinderbegeleider dit. De dienst factureert hiervoor een extra kost bovenop de dagprijs. Wanneer ouders hun kind ophalen na het afgesproken einduur, betalen zij een extra kost van € 0,50 voor het eerste halfuur en van € 1 per half uur vanaf het tweede begonnen halfuur (zie 3.2.4 Extra kosten).
Bij regelmatige overschrijding van het afgesproken einduur dient de kinderbegeleider de dienstverantwoordelijke te verwittigen, die op haar beurt contact zal opnemen met de ouders. Na een schriftelijke aanmaning kan de dienstverantwoordelijke aan het bestuur voorstellen om over te gaan tot een schorsing van de opvang.
Een kinderbegeleider zal de noodcontacten die ouders opgeven in het dossier aanspreken wanneer een kindje niet wordt afgehaald en wanneer er geen contact is tussen de ouders en de kinderbegeleider. Wanneer ook deze noodcontacten niet bereikbaar zijn, neemt de kinderbegeleider of de dienst contact op met de politiediensten. De mogelijkheid bestaat dat een kindje zal worden opgevangen in een noodopvang (bv. CKG).
2.4.4.3. Afwijken van de afgesproken dagen in het opvangplan
Je kind komt een (halve) dag niet naar de opvang?
- verwittig je kinderbegeleider ten laatste de dag voordien (voor 12u).
- bij onverwachte afwezigheden verwittig je ook altijd zo snel mogelijk de kinderbegeleider.
Verwittig je je kinderbegeleider niet (op voorhand) wanneer je kind op een gereserveerde dag niet komt, dan noteert de kinderbegeleider dit bij de prestaties en zal de dagprijs aangerekend worden.
Je kan vier maal per jaar je opvangplan wijzigen, enkel indien het mogelijk is voor je kinderbegeleider (zie 3.1.1 Opvangplan wijzigen).
2.4.4.4. Personen die je kind kunnen afhalen
Enkel de personen van wie de naam op de inlichtingenfiche staat, mogen je kind in de opvang komen halen. Wanneer het kind toch door een andere persoon als aangegeven op de inlichtingenfiche wordt opgehaald, verwittig je per brief, getekend door beide ouders, wie het kind komt afhalen en wanneer.
Verandert het ouderlijk gezag, het verblijfsrecht of het bezoekrecht? Meld dit zo snel mogelijk aan de kinderbegeleider en de verantwoordelijke. De verantwoordelijke past dan de inlichtingenfiche aan. Eventueel wordt ook de schriftelijke overeenkomst aangepast.
2.4.5. Afspraken bij ziekte of ongeval van je kind
2.4.5.1. Is je kind ziek?
Dan kan je kind niet in de opvang terecht. Zoek best vooraf een oplossing voor als je kind onverwacht ziek wordt. Een ziek kind heeft extra zorgen nodig die het niet kan krijgen in de opvang. Een ziek kind kan ook andere kinderen ziek maken.
Bij ziekte van het kind verwittigen (telefonisch, sms) de ouders de kinderbegeleider voor het afgesproken aanvangsuur. Elke afwezigheid wegens ziekte dient te worden gestaafd met een doktersattest. Indien ouders geen attest hebben, wordt deze afwezigheidsdag als een respijtdag beschouwd (zie 3.2.5 Niet betalen).
2.4.5.2. We kunnen je kind niet opvangen als
- het te ziek is om mee te doen met de normale activiteiten van de kinderopvang;
- het te veel aandacht en zorg vraagt zodat de gezondheid of de veiligheid van de andere kinderen niet meer gegarandeerd kan worden;
- het koorts heeft (+38°C rectaal gemeten);
- het één van deze ziektetekens vertoont: plots optredende hoest en/of ademhalingsmoeilijkheden, plotse verandering van stoelgangspatroon, herhaaldelijk braken of braken met bloed,
- plotse huiduitslag of blaasjes.
- Veranderingen in stoelgangpatroon: 3 waterige ontlastingen in de laatste 24 uur bij een kind dat te ziek is om in de opvang te blijven. Als het kind peuterdiarree heeft, mag het wel naar de opvang komen;
- het een besmettelijke ziekte heeft waarbij het kind zelf of de andere kinderen een risico lopen. Meer informatie over infectieziekten, symptomen, behandeling en wanneer het kind terug naar de opvang mag komen vind je op de website van Kind en Gezin via www.kindengezin.be/gezondheid-en-vaccineren/ziek (via “ziek? Zoek hier” vind je alle informatie over een bepaalde infectie).
2.4.5.3. Komt je kind na een ziekte opnieuw naar de opvang?
Dan kan de opvang een doktersattest vragen. Daarin bevestigt de arts dat je kind genezen is.
2.4.5.4. Heeft je kind medische problemen?
Meld alle medische problemen van je kind die we niet kunnen zien. Zeker als we extra moeten opletten of er een gevaar kan zijn voor het kind en/of anderen.
2.4.5.5. Is er een besmettelijke ziekte in de opvang?
Indien er in de opvanglocatie een besmettelijke ziekte wordt vastgesteld, dan verwittigt de kinderbegeleider de ouders. Om de privacy van de ouders en het kind te beschermen, zijn deze meldingen anoniem.
2.4.5.6. Wordt je kind tijdens de dag ziek? Krijgt je kind koorts?
Wanneer een kind in de loop van de dag ziek wordt, neemt de kinderbegeleider contact op met de ouders. Samen wordt gezocht naar een gepaste oplossing. In de meeste gevallen zal het voor het kind het beste zijn dat het zo snel mogelijk wordt opgehaald.
2.4.5.7. Ben je niet bereikbaar?
Indien de ouders niet bereikbaar zijn, zal de kinderbegeleider contact opnemen met één van de vertrouwenspersonen of de huisarts van het kind. Eventuele medische kosten vallen ten laste van de ouders. Deze dag van ziekte wordt aangerekend als een aanwezigheidsdag voor de uren waarop het kind effectief in de opvang aanwezig was.
2.4.5.8. Is je kind in nood?
In noodgevallen, zoals bv. een ongeval, dient de kinderbegeleider de eerste zorgen toe en worden de ouders verwittigd. In ernstige gevallen wordt de hulpdienst verwittigd en wordt het kind naar het ziekenhuis gebracht. De kosten verbonden aan deze medische tussenkomsten zijn ten laste van de verzekering van de organisator. De opvangdag waarin het noodgeval zich voordeed, wordt aangerekend als een aanwezigheidsdag voor de uren waarop het kind effectief in de opvang aanwezig was.
In geval van een epidemie of andere medische noodzaak kan ons ziektebeleid kan eenzijdig gewijzigd worden.
2.4.6. Afspraken over medicatie
2.4.6.1. Medicatie thuis
Dien medicatie thuis toe. Vraag je arts om medicatie voor te schrijven die je zelf ‘s morgens en ’s avonds kan toedienen. De opvang geeft enkel medicatie als het echt noodzakelijk is en als het haalbaar is. Meld altijd als je kind medicatie krijgt.
2.4.6.2. Moet de opvang toch medicatie geven?
Dat kan enkel op voorschrift van een arts. Vraag een attest aan de arts/apotheker en geef dit aan de kinderbegeleider. Op dit attest staat:
- naam van de medicatie;
- naam van de arts;
- naam van de apotheker (als het een attest is van de apotheker);
- naam van het kind;
- datum van aflevering en vervaldatum;
- dosering en wijze van toediening;
- wijze van bewaren;
- einddatum en duur van de behandeling.
Heeft je kind koorts? Dan kan de opvang één keer een koortswerend middel geven, als de verantwoordelijken voor het kind hiermee akkoord gaan. Deze afspraak wordt vermeld in de inlichtingenfiche. We brengen je op de hoogte van het uur, de dosis en de naam van het koortswerend middel.
2.4.7. Afspraken over veiligheid
Als organisator gezinsopvang zorgen wij voor een veilige opvang. Met een risicoanalyse schat de dienst samen met de kinderbegeleider de risico’s in bij de verschillende kinderopvanglocaties en wordt getracht deze te voorkomen en weg te werken. De opvang volgt de regels over brandveiligheid, voedselveiligheid, veilige speeltoestellen en speelterreinen, enz.
Als organisator gezinsopvang zijn wij voorbereid op gevaar. Een procedure legt de stappen en de manier van communiceren vast in geval van crisis. De crisis wordt zo snel mogelijk aan Kind en Gezin agentschap Opgroeien gemeld.
Grensoverschrijdend gedrag (elke vorm van verbaal, non-verbaal of lichamelijk gedrag tegenover het kind in de opvang dat als gevolg heeft dat de waardigheid van het kind wordt aangetast of dat er een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd) wordt niet getolereerd. De dienst maakte een procedure op met als doel signalen en/of vermoedens van grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van kinderen in de opvangsituatie preventief aan te pakken, te detecteren en op gepaste wijze aan te pakken.
2.4.8. Afspraken over veilige toegang
De kinderbegeleider zorgt voor een veilige opvang en voor een veilige toegang. Niemand kan de binnen- en buitenruimte ongemerkt binnenkomen. Aan de ouders wordt gevraagd om steeds de deur te sluiten bij het binnenkomen en weggaan.
2.4.9. Afspraken over slapen
Als organisator gezinsopvang volgen wij de richtlijnen van Kind en Gezin agentschap Opgroeien rond veilig slapen. We leggen kinderen op hun rug te slapen. Met een doktersattest of attest van de ouders kan, in zeer uitzonderlijke gevallen, worden afgeweken van de voorgeschreven slaaphouding.
Wiegendood is een belangrijke doodsoorzaak van zeer jonge kinderen. Negentig procent van de gevallen van wiegendood doet zich voor bij kinderen jonger dan zes maanden. De maatregelen om wiegendood te helpen voorkomen zijn voor de kinderopvang dezelfde als bij de ouders thuis. Rugligging, niet roken in de omgeving van het kind, optimale temperatuur van de slaapomgeving, slapen in een slaapzak en toezicht helpen het risico zo laag mogelijk te brengen, maar kunnen het voorkomen ervan helaas niet absoluut uitsluiten.
Als organisator gezinsopvang nemen wij maatregelen om wiegendood te voorkomen. Daarom voldoen alle bedjes en materiaal aan de veiligheidsvoorschriften, is er altijd toezicht, worden baby’s onder de zes maanden te slapen gelegd in de leefruimte en zorgen we voor een goede temperatuur om te slapen. Het is absoluut verboden te roken in de opvang. Door een kind aan de opvang te doen wennen en extra toezicht tijdens de eerste weken in de opvang te voorzien, tracht de opvang het risico op wiegendood te verminderden.Wanneer een kind om medische redenen een monitor nodig heeft, kunnen hierover afspraken worden gemaakt.
2.4.10. Afspraken over verplaatsing
Indien er verplaatsingen zijn tijdens de opvang (bv. van en naar school, naar een speeltuin,…), gebeuren deze op een veilige manier en onder gepaste begeleiding. Ouders geven hiervoor hun schriftelijke toestemming door ondertekening van dit huishoudelijk reglement.

3. OPVANG BESTELLEN IS OPVANG BETALEN
Je betaalt voor de dagen die je volgens je opvangplan reserveert bij je kinderbegeleider én voor occasionele extra (halve) dagen. De prijs die je betaalt hangt af van je inkomen.

3.1. BESTELLEN
In een opvangplan leg je samen met je kinderbegeleider de afspraken vast over de opvangdagen en -uren (zie 2.3.2 Inschrijving).
3.1.1. Je wilt je opvangplan wijzigen
Het opvangplan wijzigen kan:
- maximum vier keer per jaar;
- niet in functie van jaarlijks verlof;
- enkel indien het mogelijk is voor je kinderbegeleider.
Na akkoord maak je samen een nieuw opvangplan op via het document ‘wijziging van opvangplan’. Dit bezorg je minstens 4 weken vóór de start van de wijziging aan de dienst.
De dienst tekent dit document voor kennisname.
Indien men de afspraken uit het opvangplan viermaal schendt, kan de organisator beslissen de overeenkomst op te zeggen volgens de geldende opzegmodaliteiten (zie 6.3 Opzegmodaliteiten voor de organisator).
Ook bij overmacht kan de kinderbegeleider of de dienstverantwoordelijke vragen om het opvangplan te wijzigen.
3.1.2. Occasioneel een extra dag opvang
Zie 2.4.4 Afspraken over brengen en halen van je kind.
Hiervoor wordt geen nieuw opvangplan opgemaakt. De ouder geeft de aanvraag voor een occasionele dag extra opvang wel minstens één dag op voorhand door aan zowel de dienstverantwoordelijke als de kinderbegeleider (kinderbegeleiders hebben voor flexibele openingsuren recht op een toeslag).
3.1.3. Meer opvangdagen
Je kinderbegeleider beslist of de wijziging kan ingaan, rekening houdend met:
- een termijn van minimum vier weken na de aanvraag tot wijziging opvangplan;
- de wettelijke bepalingen inzake maximaal aantal aanwezige kinderen;
- de bezettingsgraad in de opvanglocatie;
- nieuw geplande kindjes;
- reeds afgesproken opvangplannen in de opvanglocatie;
- eigen draagkracht.
3.1.4. Minder opvangdagen
Vraag je een vermindering omwille van een gewijzigde werksituatie en kan je dit aantonen, dan kan je kinderbegeleider dit niet weigeren. Let wel: indien je later opnieuw meerdere dagen opvang wenst, kan het zijn dat er geen plaats meer beschikbaar is. Bij andere redenen tot vermindering van het aantal opvangdagen, heeft je kinderbegeleider de eindbeslissing.
3.1.5. Nieuwe einddatum
Bij de start van de opvang noteren ouders de einddatum en leggen deze vast in het opvangplan. Wanneer de datum niet is ingevuld dan noteert de dienst de einddatum (eerste instapdatum kleuterschool).
Je kan ervoor kiezen om je kind langer in de opvang te houden wanneer je kind op deze einddatum nog niet klaar is om (voltijds) naar de kleuterschool te gaan.
Dit doe je:
- rekening houdend met de beschikbare plaatsen bij je kinderbegeleider;
- in onderling overleg met je kinderbegeleider;
- minstens 6 maanden voor de oorspronkelijke einddatum;
- door op het opvangplan de nieuwe datum te vermelden bij ‘verlengde einddatum’, aangevuld met een handtekening van de kinderbegeleider en de ouder;
- door het nieuwe opvangplan te bezorgen aan de dienst.

3.2. BETALEN
Je betaalt voor de opvang een tarief afhankelijk van je inkomen. In deze prijs zijn de meeste kosten inbegrepen, zoals eten, verzorging, enz. Sommige dingen zijn niet inbegrepen in de prijs, zoals melkpoeder, reservekleren, pampers, enz. Die breng je zelf mee. Voor andere dingen betaal je extra (zie 3.2.4 Extra kosten).
3.2.1. Inkomenstarief
De dagprijs wordt berekend op het gezamenlijk belastbaar beroepsinkomen. Dit vind je terug op het laatste aanslagbiljet. Je berekent zelf de prijs via het berekeningsinstrument op de website van Kind en Gezin op de volgende manier:
STAP 1 Surf naar https://mijn.kindengezin.be/aanmelden
Daar registreer je je.
Wat heb je nodig? Je federaal token of je e-ID-kaart, je pincode, een kaartlezer en een eigen e-mailadres. Dit kan ook met de Itsme-app.
STAP 2 Bereken je inkomenstarief en vraag een attest aan.
Beantwoord alle vragen. Vink aan wat voor jou van toepassing is.
Je krijgt het attest via e-mail.
STAP 3 Geef je attest inkomenstarief aan de verantwoordelijke van de kinderopvang.
Heb je geen aanslagbiljet of heb je hulp nodig? Contacteer dan de dienst.
De eerste berekening vraag je hoogstens twee maanden voorafgaand aan de maand waarin de kinderopvang start. De prijs geldt zolang je kind naar de opvang gaat tot hij/zij 3,5 jaar wordt, tenzij een herberekening nodig is.
Jaarlijks worden de tarieven geïndexeerd. Een deel van de ouders krijgt van Kind en Gezin automatisch een nieuw attest dat een prijs vermeldt die is aangepast aan de index. Anderen zullen zelf via https://mijn.kindengezin.be/ moeten herberekenen. De herberekende attesten inkomenstarief bezorg je aan de dienstverantwoordelijke(n).
Wanneer moet je een nieuwe berekening van het inkomenstarief aanvragen?
- In het kwartaal waarin je kind 3,5 jaar, 6 jaar en 9 jaar wordt.
- Wanneer je gezinssituatie verandert (bv. partner verhuist, overlijdt, geboorte van een kind, enz.).
- Wanneer je denkt recht te hebben op een individueel verminderd tarief.
- Surf naar https://mijn.kindengezin.be en doe de herberekening. Je ontvangt dan een nieuw tarief.
- Op het berekende inkomenstarief gelden verminderingen per kind ten laste vanaf het tweede kind en een aanvullende vermindering voor gezinnen met één of meer meerlingen ten laste. Deze verminderingen gelden tot en met het jaar waarin een kind ten laste 12 jaar wordt.
Foute informatie
Geef je foute info? Dan kan Kind en Gezin beslissen dat je het maximumtarief moet betalen zowel voor de toekomst als het verleden. Dat nieuwe tarief voor de toekomst geldt vanaf de maand die volgt op de vaststelling als je kind nog in de opvang wordt opgevangen.
Gebeurde er een fout en was het niet jouw schuld? Dan krijg je het teveel dat je betaalde terug. Betaalde je te weinig en was het niet jouw schuld? Dan moet je het verschil niet betalen.
Werk je in het buitenland?
(Enkel) als de ouder door een eerste tewerkstelling of een tewerkstelling in het buitenland geen Belgisch aanslagbiljet heeft, dan gebeurt de berekening van het inkomenstarief op basis van een (buitenlands) bruto maandinkomen. In dit geval bezorg je je meest recente loonfiche waarop dit bruto bedrag vermeld wordt aan de dienstverantwoordelijke. Indien je in dit kader de nodige informatie niet kan voorleggen, kan Kind en Gezin beslissen dat je het maximumtarief moet betalen.
Geen of vervallen attest inkomenstarief?
Zodra de opvang start, moet elk kind dat opgevangen wordt een geldig attest inkomenstarief hebben. Vervalt een attest, dan moet je een nieuw attest bezorgen aan de dienstverantwoordelijke. Zonder geldig attest inkomenstarief zal de dienst het maximumtarief aanrekenen. Je betaalt dit maximumtarief voor minstens één maand. Heb je de juiste documenten? Dan kan je het tarief laten aanpassen en betaal je het inkomenstarief vanaf de maand na de aanpassing.
3.2.2. Individueel verminderd tarief
In bepaalde omstandigheden heb je recht op een individueel verminderd tarief. Dit tarief geldt voor 12 maanden tenzij in tussentijd een nieuwe berekening nodig is (vb. kind wordt 3.5 jaar). De einddatum staat vermeld op je attest zodat je tijdig een nieuwe aanvraag kan doen.
Op de website van Kind en Gezin agentschap Opgroeien vind je de correcte bedragen individueel verminderd tarief die van toepassing zijn. In de brochure http://kindengezin.be/img/inkomenstarief-ouders.pdf op p. 12 en 13.
Bij het aanvragen van je attest inkomenstarief kan je in het systeem aanvinken welke situaties je recht geven op verminderd tarief. Je krijgt dan automatisch een verminderd tarief.
Is je situatie officieel veranderd en heb je hierdoor recht op een individueel verminderd tarief? Dan kan je dit op elk moment aanvragen.
Hoe vraag je een individueel verminderd tarief aan? Surf naar https://mijn.kindengezin.be of vraag hulp aan de verantwoordelijke van de opvang.
Kind en Gezin agentschap Opgroeien controleert de berekening van je tarief. Bewaar de documenten die bewijzen dat je situatie voldoet aan de voorwaarden voor een individueel verminderd tarief gedurende vijf jaar.
Heb je moeilijkheden om het (individueel verminderd) tarief dat op je attest staat te betalen?
Het OCMW kan een OCMW-tarief toekennen met terugwerkende kracht van maximum zes maanden. Op basis van hun beslissing zorgt Kind en Gezin agentschap Opgroeien voor een attest.
Opvang van een pleegkind
Voor de opvang van een pleegkind betaal je het laagste tarief. Je kan bij de aanvraag van het attest inkomenstarief kan je aanvinken dat het om een pleegkind gaat.
3.2.3. Prijs voor opvang
Voor opvang van je kind betaal je het inkomenstarief of individueel verminderd tarief voor:
- de gereserveerde opvangdagen in het opvangplan en waarop het kind aanwezig is;
- de extra overeengekomen kinderopvangdagen waarop het kind aanwezig is.
Voor een baby en een peuter betaal je per kalenderdag:
- voor opvang meer dan 5 uur en minder dan 11 uur: 100% van het tarief
- voor opvang minder dan 5 uur: 60 % van het tarief
- voor opvang meer dan 11u: 160% van het tarief
Voor een kind ouder dan 3,5 jaar en/of dat voltijds naar school gaat, betaal je per kalenderdag:
- voor opvang meer dan 5 uur en minder dan 11 uur: 100% van het tarief
- voor opvang meer dan 3 uur en minder dan 5 uur: 60 % van het tarief
- voor opvang minder dan 3 uur: 40% van het tarief
- voor opvang meer dan 11 uur: 160% van het tarief
Verblijfstijden van een kind gespreid over verschillende tijdstippen op één dag worden per kinderopvanglocatie samengevoegd.
3.2.4. Extra kosten
Er wordt een bijkomend tarief gevraagd voor bepaalde kosten. Daarnaast vragen we je een aantal zaken mee te brengen die niet zijn inbegrepen in de kostprijs.
3.2.4.1. Kosten die te maken hebben met de opvang
Als ouder betaal je in onze opvang een extra kost bovenop de prijs van een opvangdag:
- Voor een niet of niet tijdig verwittigde plotse afwezigheid van je kind (zie 3.2.6 Ongerechtvaardigde afwezigheid):
Tarief = tarief leefloon/tarief OCMW € 1,50
Tarief < € 10 € 3
Tarief < € 20 € 5
Tarief vanaf € 20 € 10
- Voor laattijdig afhalen (zie 2.4.4 Afspraken over brengen en halen van je kind):
Voor het eerste halfuur € 0,50
Vanaf het tweede begonnen halfuur € 1 per half uur
- Voor de afvalverwerking van luiers:
Bij verblijf van 3 uren en < 5 uren € 0,07 per halve opvangdag
Bij verblijf vanaf 5 uren € 0,14 per hele opvangdag
- Vervoer van en naar de opvang (beperkt tot het bedrag per kilometer vermeld in het Koninklijk Besluit houdende algemene regeling inzake reiskosten).
Deze bedragen kunnen veranderen. Je krijgt daarover dan een brief of e-mail.
3.2.4.2. Volgende zaken zijn niet inbegrepen in de kostprijs en breng je zelf mee
Volgende zaken vragen we dat je als ouder zelf meebrengt naar de opvang:
- flessenvoeding: een pak babymelkpoeder. Kleef er een etiket op (met datum van opening) en het vereiste aantal lege gesteriliseerde en gelabelde flesjes;
- dieetvoeding of andere voeding met een etiket;
- reservekledij: boven en onderkledij. Geef genoeg onderbroekjes, hemdjes en extra reservekledij mee als je kind leert het potje te gebruiken;
- een voorraad luiers;
- vochtige doekjes of bodylotion;
- producten voor verzorging: zalf, fysiologisch water, zonnecrème, enz.;
- zonnebescherming (bv. een hoedje, zonnecrème, enz.) in de zomer, pantoffeltjes in de winter;
- thermometer, haarborstel …;
- een tutje of een knuffeldoekje dat dient als troost en dus niet om mee te slapen, en dat je liefst in de opvang achterlaat;
- een slaapzak die je liefst in de opvang achterlaat;
- middel tegen koorts.
Zet duidelijk de naam van je kind in alle persoonlijke spullen. Zo vermijd je dat we spullen verliezen of verwisselen.
3.2.5. Niet betalen
3.2.5.1. Gerechtvaardigde afwezigheidsdagen
Gerechtvaardigde afwezigheidsdagen zijn dagen die je vrij mag opnemen, ongeacht de reden (bv. je neemt een snipperdag, je kindje gaat eens een dag naar de grootouder, je neemt vakantie,…). Aan het begin van de opvang bij de start van elk nieuw kalenderjaar berekenen we het aantal respijtdagen waar jij recht op hebt. Wanneer je kindje vijf volle dagen per week én een volledig kalenderjaar in de opvang is/blijft, heb je recht op 30 respijtdagen. Dit aantal verminderen we verhoudingsgewijs als je kindje geen volledig jaar of minder dan vijf dagen per week in opvang is. Ook bij een vermeerdering of vermindering van het aantal opvangdagen en bij een (vervroegde) stopzetting van de opvang herrekenen we het aantal respijtdagen. Respijtdagen kan je opnemen in halve of hele dagen, aansluitend of los van elkaar. We nemen geen respijtdagen over vanuit een andere organisator kinderopvang.
Het inzetten van een respijtdag dient één dag op voorhand (voor 12u) aan de kinderbegeleider gemeld te worden. Indien dit niet tijdig gemeld wordt, zal dit gezien worden als een ongerechtvaardigde afwezigheid en wordt voor deze dag het inkomenstarief aangerekend.
Geplande afwezigheden (vb. verlof) dienen minstens zes weken op voorhand schriftelijk doorgegeven te worden aan de kinderbegeleider en de dienst. Hiervoor zullen ook respijtdagen worden ingezet.
Indien je vervanging wil tijdens de vakantie van je kinderbegeleider dien je dit ten laatste eind maart aan de dienst door te geven.
Werk je in het onderwijs? Vraag dan bij de dienstverantwoordelijken naar de verschillende keuzemogelijkheden rond de inzet van respijtdagen.
3.2.5.2. Andere zaken waarvoor je niet betaalt
- Wenmoment(en) samen met een volwassene.
- Je komt een half uurtje of een uurtje naar de opvang samen met je kind.
- Sluitingsdagen van je opvanglocatie.
Dit zijn dagen dat je niet in de opvang terecht kan, ongeacht de reden (tenzij je vervangopvang hebt).
Kinderbegeleiders geven minstens één week vooraf hun vrije dagen door.
Dagen waarop je kindje uitzonderlijk thuisblijft op vraag van je kinderbegeleider.
De resterende uren van de gereserveerde dag als je je kindje op vraag van je kinderbegeleider afhaalt omwille van ziekte.
Dagen dat je kindje afwezig is door ziekte, mits je een doktersattest bezorgt aan je kinderbegeleider of aan de dienst (ten laatste vijf werkdagen nadat je kindje opnieuw (gezond) in de opvang aanwezig is van de volgende maand).
3.2.6. Ongerechtvaardigde afwezigheidsdagen
Dit zijn de dagen waarop je kind aanwezig had moeten zijn in de opvang op basis van het opvangplan, maar het toch niet naar de opvang kwam en de respijtdagen op zijn. Ook een niet tijdig gemelde afwezigheid zal gezien worden als een ongerechtvaardigde afwezigheid.
Voor deze ongerechtvaardigde afwezigheidsdagen zal de opvang aan het inkomenstarief worden aangerekend. De ouders krijgen voor deze dagen geen fiscaal attest.
3.2.7. Facturatie
Je ontvangt elke maand een factuur van het lokaal bestuur Kalmthout met deze info:
- Het aantal dagen en uren waarop het kind gerechtvaardigd en ongerechtvaardigd aanwezig was. De geregistreerde aanwezigheden worden automatisch bevestigd door de ouder, wanneer de mail met aankomst- en vertrektijden niet betwist wordt;
het inkomenstarief van het gezin;
een gedetailleerde weergave van alle bijkomende kosten met vermelding van aard, aantal en het bedrag.
Betaal de factuur binnen de dertig kalenderdagen. Hoe je betaalt, kies je zelf. Dit kan door overschrijving op het rekeningnummer 091-008627-23 met vermelding van de gestructureerde mededeling. Betalen kan ook door middel van een domiciliëringsopdracht. Het is belangrijk dat je op tijd betaalt. Daarom raden we je aan te betalen via domiciliëring.
Betaal je te laat? Wanneer de verschuldigde som na drie maanden (te rekenen vanaf de datum vermeld op de uitgaande factuur) en na een mondelinge en een schriftelijke aanmaning niet betaald wordt, kan de dienst overgaan tot schorsing van de opvang. Deze schorsing duurt vier weken. Gedurende deze vier weken dien je 50% van het verschuldigde bedrag betaald te hebben. Indien niet aan deze voorwaarde voldaan wordt, gelden de vier weken schorsing als officiële opzegtermijn, waarna de opvang stopgezet zal worden. De kinderbegeleider zal vooraf op de hoogte worden gebracht van de intentie tot schorsing.
De invordering van de gefactureerde bedragen zal desnoods overeenkomstig de wetsbepalingen van de burgerlijke rechtsvordering gebeuren of overeenkomstig art. 177 van het Decreet over het Lokaal Bestuur door middel van een dwangbevel. Als je blijft weigeren te betalen, vragen we dus hulp van de rechtbank.
Heb je financiële moeilijkheden? Neem dan contact op met de dienstverantwoordelijke, dan zoeken we samen naar een oplossing.
De regels over wanneer de prijs van de opvang verandert, staan in de schriftelijke overeenkomst. Prijswijzigingen (m.u.v. het inkomenstarief dat betaald dient te worden) worden twee maanden vooraf bekend gemaakt aan de ouders met een brief. Die moet je tekenen als bewijs dat je op de hoogte van de wijziging bent. Ga je niet akkoord? Dan heb je het recht om twee maanden na kennisname van de aanpassing, de schriftelijke overeenkomst op te zeggen zonder enige schade- of opzegvergoeding, mits het respecteren van een opzegtermijn van één maand (zie hoofdstuk 6. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement en opzegvergoedingen).
3.2.8. Fiscaal attest
De kosten voor kinderopvang tot 12 jaar zijn fiscaal aftrekbaar. Lokaal bestuur Kalmthout geeft je na het verlopen jaar een fiscaal attest. Je ontvangt dat in het eerste semester van het volgende jaar. Het bedrag van de effectief betaalde opvang dat op het fiscaal attest staat, kan je fiscaal aftrekken. De extra kosten niet.

4. RECHT VAN HET GEZIN
Als ouder ben je de eerste opvoeder. We respecteren je waarden, wensen en verwachtingen. Kinderopvang helpt in de opvoeding van jonge kinderen.
We waarborgen de rechten van de gezinnen en informeren hen over:
- onze eigen werking (huishoudelijk reglement, website, enz.);
- de vergunningsbeslissingen.
Met elke ouder maken wij een:
- schriftelijke overeenkomst over de opvang van het kind;
- inlichtingenfiche met alles over de gezondheid en veiligheid van het kind.
- Wij informeren je graag over de opvang van jouw kind, door:
- het (digitaal) volgboekje;
- dagelijkse korte gesprekken bij het brengen en halen;
- de kans om te praten met kinderbegeleiders en verantwoordelijken.
- Via tevredenheidsbevragingen bij de ouders evalueren we de kwaliteit van onze werking. De ouders worden bevraagd over het verloop van hun opstart, één week nadat hun kindje gestart is. Verder krijgen een tevredenheidsbevraging toegestuurd wanneer hun kindje minimum tussen drie maanden en één jaar in de opvang verblijft.
- Wanneer we jouw verwachtingen, opmerkingen en voorstellen kennen, kunnen wij onze werking verbeteren. We vragen dan ook jullie medewerking om deze bevraging in te vullen en terug te sturen per mail of per post.

4.1. WENBELEID
De start van de kinderopvang is een grote stap in het leven van een kind en ouder. Daarom vinden we het als dienst belangrijk om deze met zorg voor te bereiden. Ouders en kind maken best reeds kennis met de opvangomgeving en de kinderbegeleider voor de eigenlijke start van de opvang. Zo gebeurt de overgang van thuis naar de opvang geleidelijk aan.
We vragen om voor de opvang start samen met de onthaalouder minstens twee wenmomenten vast te leggen: één wenmoment waarop het kind samen met de ouders komt wennen en (minstens) één wenmoment waarop het kind alleen naar de opvang komt. De afgesproken wenmomenten worden op het aanmeldingsformulier genoteerd en opgenomen in het opvangplan. Indien de wenmomenten nog niet werden ingevuld op het aanmeldingsformulier bij de inschrijvingsafspraak met de dienst, zullen de eerste opvangdagen gereduceerd worden tot halve dagen (wenmomenten).
Het wenmoment samen met de ouders wordt idealiter op een rustig moment ingepland, zodat er echt tijd kan worden gemaakt voor het kind en het gezin. Tijdens het wennen is er verhoogd toezicht, met aandacht voor observatie van kind en ouders, het bespreken van de gewoontes van het kind en het beantwoorden van eventuele vragen van ouders.
Wanneer het kind zonder de ouders komt wennen, adviseert de dienst om de verschillende wenmomenten in te plannen tijdens verschillende dagdelen (eetmoment, slaapmoment,…). Tijdens het wennen houdt de kinderbegeleider verhoogd toezicht en is er extra aandacht voor de observatie van het kind.
Wanneer een kinderbegeleider of een kind langdurig afwezig is, kan er opnieuw een wenmoment worden afgesproken. Hierin worden de gezinnen en de kinderbegeleiders vrijgelaten.
De dienst beschouwt de overgang naar een andere kinderbegeleider als een nieuwe opstart en verwacht dus ook dat het kind (al dan niet) samen met de ouders voorafgaand aan de opstart van de opvang gaat wennen bij de kinderbegeleider.
Vooraleer te kunnen gaan wennen bij de kinderbegeleider, dient er met de dienst een contract te worden afgesloten. Op de momenten dat een ouder aanwezig is, is deze zelf verantwoordelijk voor zijn/haar kind en komt de verzekering van de dienst of de kinderbegeleider nooit tussen. Vanaf het moment dat een kind alleen is bij de kinderbegeleider, moet het genoteerd worden op de prestatie- en aanwezigheidslijsten. Het kind valt dan onder de verzekeringspolis van de dienst.
Als een kind samen met de ouder komt wennen is de opvang gratis. Zodra een kind alleen in de opvang aanwezig is (al dan niet in het kader van wennen), dient het attest inkomenstarief opgemaakt te worden en betalen de ouders dit tarief.

4.2. OUDERS MOGEN ALTIJD BINNEN
Tijdens de openingsuren heb je als ouder toegang tot alle leefruimtes waar de kinderen worden opgevangen. De slaapruimte is toegankelijk na afspraak met de kinderbegeleider. Terwijl de kinderen slapen, mag je niet binnen in de slaapkamers.

4.3. KLACHTEN
Heb je bedenkingen, opmerkingen of klachten? Bespreek ze met de kinderbegeleiders of de verantwoordelijke. Samen zoeken we naar een oplossing.
Indien je niet tevreden bent over de oplossing, heb je het recht om een klacht te uiten. De dienst werkte hiervoor een klachtenprocedure uit. Je kan op verschillende manieren een klacht indienen: schriftelijk, mondeling (mits ondertekening van het klachtenformulier) en via het e-mailadres klachten@kalmthout.be. Ouders ontvangen bij de inschrijving een klachtenformulier. Elke klacht wordt discreet en efficiënt geregistreerd en behandeld volgens de klachtenprocedure van de dienst.
Ben je niet tevreden over hoe we je vraag of klacht behandelden? Meld het aan de Klachtendienst van Kind en Gezin, Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel. Je kan hen bereiken per e-mail (klachtendienst@kindengezin.be) of telefonisch op het nummer 02 533 14 14. Voor elk ander moment kan dit enkel na afspraak en dit voor een consult tussen 9 en 15.30 uur. Je kan dit doen via http://www.kindengezin.be/contact-en-help/klachten/.
Ben je niet tevreden over hoe we je klacht over de overeenkomst of over de afrekening behandelen? Meld het aan de Federale Consumentenombudsdienst via contact@consumentenombudsdienst.be of rechtstreeks via hun website: https://www.consumentenombudsdienst.be/nl/klachtenformulier.

4.4. RESPECT VOOR DE PRIVACY EN BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER
De opvang heeft verschillende persoonsgegevens van je kind en je gezin nodig.
Deze persoonsgegevens van de kinderen en de gezinnen worden gebruikt in het kader van de klantenadministratie, de facturatie, het ontwikkelen van het kinderopvangbeleid van de organisator en de naleving van de vergunnings- en subsidievoorwaarden voor kinderopvang. We mogen dit doen op basis van artikel 24 van het decreet van 20 april 2012 houdende de organisatie van kinderopvang van baby’s en peuters, waarin staat welke gegevens we nodig hebben. Voor het verwerken van andere gegevens vragen we je toestemming. Deze toestemming kan je op elk moment intrekken of wijzigen.
In de kinderopvang kunnen foto’s of video’s worden genomen van de kinderen. Hiervoor wordt het akkoord gevraagd op de schriftelijke overeenkomst. Indien ouders dit niet willen, moeten zij dit uitdrukkelijk melden aan de dienstverantwoordelijken of hun kinderbegeleider.
Als organisator van de kinderopvang waarborgen wij de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van deze info. Deze verwerking gebeurt conform de Europese privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 25 mei 2018 en in overeenstemming met de onze privacyverklaring: www.kalmthout.be/privacy.html.
Je hebt toegang tot deze info van je kind, jezelf of je gezin en je kan vragen er iets aan te verbeteren. Je kan ons ook vragen je een kopie van je persoonsgegevens te bezorgen of je gegevens door te geven aan een nieuwe kinderopvang als je zou veranderen van kinderopvangorganisator. Als het noodzakelijk is, worden deze gegevens doorgegeven aan Kind en Gezin of de Zorginspectie. De gegevens worden vernietigd zodra de wettelijke bewaartermijn voorbij is.
Ben je niet tevreden over de manier waarop wij je persoonsgegevens bijhouden of verwerken? Meld het aan de VTC Vlaamse Toezichtcommissie bevoegd voor het behandelen van klachten: https://overheid.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie.

5. ANDERE DOCUMENTEN
5.1. VERZEKERINGEN
De organisator is verzekerd voor de burgerlijke aansprakelijkheid van de kinderbegeleiders en de kinderen. Ook voor lichamelijke ongevallen van de kinderen, op de momenten dat het kind onder het toezicht van de kinderopvang staat, is een verzekering afgesloten.
Aangifte van schade of ongeval moet binnen de 24 uur gebeuren. De dienstverantwoordelijke brengt de verzekeringsmaatschappij op de hoogte. De polissen kan je inkijken bij de dienstverantwoordelijke(n).
- Ethias nv, Prins-Bisschopssingel 73 te 3500 Hasselt
- Polisnummer: 45034612

5.2. INLICHTINGENFICHE
Voor elk opgevangen kind wordt een inlichtingenfiche ingevuld. Dit is belangrijk voor de veiligheid van elk kind. De inhoud van de inlichtingenfiche omvat:
- de identificatiegegevens van het kind en de ouders;
- de bereikbaarheidsgegevens van de ouders en de behandelende arts;
- de specifieke aandachtspunten over de gezondheid en de manier van omgaan met het kind;
- de personen die het kind mogen ophalen.
Zorg ervoor dat de inlichtingenfiche over je kind altijd juist is. Geef veranderingen in de gegevens over de gezondheid van je kind, jouw telefoonnummers of de huisarts onmiddellijk door. Er wordt door de dienst jaarlijks gevraagd deze gegevens na te kijken.
Wij vragen je toestemming om deze persoonlijke gegevens te verwerken in het kader van het naleven van de vergunningsvoorwaarden. Wij garanderen een zorgvuldige omgang met de inlichtingenfiche.
De inlichtingenfiche kan alleen en op elk moment geraadpleegd worden door:
de organisator als het echt noodzakelijk is;
- de verantwoordelijke;
- de kinderbegeleider die het kind begeleidt;
de toezichthouders voor controle op de naleving van de vergunningsvoorwaarden (Zorginspectie);
Kind en Gezin agentschap Opgroeien;
jou, voor de gegevens over jezelf en je kind.

5.3. KWALITEITSHANDBOEK
De dienst voor gezinsopvang beschikt over een kwaliteitshandboek. Het kwaliteitshandboek beschrijft hoe de dienst werkt. Je vindt er doelstellingen voor het pedagogisch beleid, de betrokkenheid van ouders, klachtenprocedure, onze werkwijzen, onze organisatiestructuur, onze verbeterplannen, enz. Je kan het kwaliteitshandboek inkijken op de dienst. Vraag ernaar bij de dienstverantwoordelijken.

6. WIJZIGINGEN IN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT EN OPZEGMODALITEITEN VOOR DE SCHRIFTELIJKE OVEREENKOMST
6.1. WERKWIJZE BIJ WIJZIGING VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Voor de verplicht toe te passen bepalingen van het huishoudelijk reglement is er geen akkoord van de ouders nodig, ook niet voor de aanpassingen.
Bijvoorbeeld:
- het opnemen van de rubrieken die bepaald zijn in het Vergunningsbesluit
- het opnemen van de regelingen die bepaald zijn in het Subsidiebesluit.
Het huishoudelijk reglement teken je voor ontvangst en kennisneming, ten laatste op het moment dat je de schriftelijke overeenkomst tekent.
Wijzigingen aan het huishoudelijk reglement die in het nadeel zijn van het gezin, melden we schriftelijk minstens twee maanden vóór de wijziging ingaat. Elke verandering in je nadeel moet je als ouder ondertekenen voor ontvangst en kennisneming wanneer je de kinderopvang wenst verder te zetten.
Voorbeelden van wijzigingen in het nadeel van de ouders:
een aanpassing van het prijsbeleid voor kinderopvang
een langere opzegperiode dan aanvankelijk. Je hebt het recht om twee maanden na kennisname van een aanpassing in je nadeel, de schriftelijke overeenkomst op te zeggen zonder enige schade- of opzegvergoeding, mits het respecteren van een opzegtermijn van één maand.

6.2. OPZEGMODALITEITEN VOOR HET GEZIN
Er wordt in onderling overleg een vermoedelijke einddatum (eerste instapdatum kleuterschool) vastgelegd voor de schriftelijke overeenkomst. Is je kind op deze einddatum nog niet klaar voor de kleuterschool, kan je ervoor kiezen om het langer in de opvang te houden. Samen met de verantwoordelijke en de kinderbegeleider wordt een nieuwe einddatum bepaald. Ook andere redenen om de opvangduur te verlengen kunnen in overleg met de verantwoordelijke en de kinderbegeleider worden vastgelegd. Als de einddatum verandert, moet je die minimum één maand vooraf aan de verantwoordelijke en kinderbegeleider melden. Samen bepalen we dan een nieuwe einddatum. De organisator kan je vraag weigeren als er niet genoeg plaats is.
Wil je de opvang vroeger stoppen dan afgesproken? Breng minimum vier weken vooraf, per mail, de dienst op de hoogte. De datum van de verzending van deze mail is het moment waarop de opzegtermijn ingaat. Je kan ook schriftelijk een opzegbrief afgeven aan de verantwoordelijke. De verantwoordelijke moet dan wel de opzegbrief ondertekenen als ontvangstbewijs. Tijdens de opzegtermijn loopt de opvang van het kind door volgens het opvangplan en de afgesproken dagprijs voor de opvang. Indien je de opvang niet op tijd opzegt, dan betaal je een opzegvergoeding ten bedrage van vier weken opvang. De opzegvergoeding zal niet worden aangerekend indien de opzegtermijn van vier weken gerespecteerd wordt of in geval van overmacht.
Maakte de opvang een zware fout? Volgde de opvang de contractuele bepalingen niet? En kan je dit bewijzen? Dan kan er geen opzegtermijn en opzeggingsvergoeding gevraagd worden door de organisator of de contracthouder die een zware fout heeft begaan.

6.3. OPZEGMODALITEITEN VOOR DE ORGANISATOR
De organisator kan deze overeenkomst opzeggen en de opvang stopzetten wanneer:
- ouders het huishoudelijk reglement en/of andere afspraken in de overeenkomst, zoals het afgesproken opvangplan, niet naleven;
- indien voor de vierde keer, zonder overleg, het brengen of afhalen niet gebeurt volgens de afspraken in het opvangplan;
- facturen niet (tijdig) betaald worden;
- ouders de mondelinge en schriftelijke verwittigingen niet opvolgen;
- ouders de noodzakelijke documenten (bv. attest inkomenstarief) niet bezorgen aan de opvang.
Als de organisator overweegt om de schriftelijke overeenkomst op te zeggen omwille van bovenstaande redenen, krijg je een schriftelijke verwittiging. Als de organisator nadien beslist om de overeenkomst effectief op te zeggen, word je schriftelijk op de hoogte gebracht. Je krijgt dan een aangetekende brief waarin staat waarom en wanneer de opvang wordt stopgezet. De opzegtermijn bedraagt vier weken en gaat in op de datum van verzending van de aangetekende brief.
Volgende werkwijze wordt gehanteerd bij niet (tijdig) betalen van de factuur: wanneer de verschuldigde som na drie maanden (te rekenen vanaf de datum vermeld op de uitgaande factuur) en na een mondelinge en een schriftelijke aanmaning niet betaald wordt, kan de organisator overgaan tot schorsing van de opvang. Deze schorsing duurt vier weken. Gedurende deze vier weken dient 50% van het verschuldigde bedrag betaald te worden. Indien dit niet het geval is, gelden de vier weken schorsing als officiële opzegtermijn, waarna de opvang stopgezet zal worden. De kinderbegeleider zal vooraf op de hoogte worden gebracht van de intentie tot schorsing.
Als de organisator de opzegtermijn van vier weken maand niet respecteert, zal er een opzegvergoeding ter bedrage van vier weken opvang worden terugbetaald aan de ouders.
De bepaling inzake opzegtermijn en opzegvergoeding kan niet gerespecteerd worden indien er een beslissing is van Kind en Gezin agentschap Opgroeien tot opheffing van de vergunning of ingeval van overmacht zoals brand, overstroming, epidemie,… waardoor sluiting onafwendbaar is.
De bepalingen inzake opzegtermijn dienen niet gerespecteerd te worden indien de ouder een zware fout heeft begaan en de organisator deze kan aantonen.

7. TOT SLOT
Dit huishoudelijk reglement is op 30 mei 2022 goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn van het lokaal bestuur Kalmthout volgens de op dat moment geldende regelgeving en richtlijnen van Kind en Gezin agentschap Opgroeien. Alle regels over kinderopvang vind je op www.kindengezin.be.
Heb je vragen of opmerkingen bij dit reglement of bij de werking van de dienst voor gezinsopvang? Laat dit dan weten aan de dienstverantwoordelijke.