Publiek - gemeenteraad reglementen

1.ALGEMEEN
Binnen de perken van de kredieten, daartoe goedgekeurd op de gemeentebegroting, worden door het Gemeentebestuur subsidies beschikbaar gesteld voor de Kalmthoutse sportverenigingen.
De subsidiecommissie, bestaande uit leden van de gemeentelijke sportraad, maakt een voorstel over naar de gemeentelijke sportraad die hieromtrent een advies geeft aan het college van burgemeester en schepenen.
Iedere erkende sportvereniging mag subsidies aanvragen. Een sportvereniging wordt uitgesloten als die:
· Via een andere adviesraad door de gemeente financieel gesteund worden;
· Valse en bedrieglijke informatie vermelden op hun vragenlijst. Controle op de juistheid der gegevens kan op ieder ogenblik uitgeoefend worden door een vertegenwoordiging van de gemeentelijke sportraad en de gemeentelijke sportdienst. Het vaststellen van misbruiken kan leiden tot uitsluiting van de betreffende vereniging voor enige subsidie voor desbetreffend werkingsjaar;
· Als winstgevende organisatie of organisatie met winstoogmerk kunnen aanzien worden.

2.DEFINITIES
Een federatie sportvereniging is een sportvereniging die aangesloten is bij een erkende Vlaamse Sportfederatie en bij aanvraag automatisch erkend wordt.
Een erkende sportvereniging is een sportvereniging die niet aangesloten is bij een erkende Vlaamse sportfederatie maar erkend wordt via het gemeentelijk erkenningsreglement goedgekeurd in de gemeenteraad van 17 juni 2010.
Een jeugdsportvereniging is een federatie of erkende sportvereniging met beduidend aantal leden jonger dan 18 jaar.
Kadervorming: de activiteiten die expliciet gericht zijn op de vorming en bijscholing van:
· Sportlesgevers, trainers en begeleiders van sportinitiatieven;
· Het bestuur van de sportvereniging;
· Omkaderingsfuncties die noodzakelijk zijn voor het reglementair organiseren en veilig uitvoeren van een (competitie)wedstrijd zoals voorgeschreven door de federatie waar de sportvereniging bij aangesloten is. Voorbeeld spelleider, tornooileider, scheidsrechter, jurylid, redder,…
De Vlaamse Trainersschool (VTS) wordt geleid door een Stuurgroep VTS die samengesteld is uit leden van Sport Vlaanderen, de Vlaamse universiteiten en de hogescholen met een opleiding Lichamelijke Opvoeding, en vertegenwoordigers van de erkende Vlaamse sportfederaties.
VTS Kwalificatie is het product van de trainerswaarderingscijfer (zie tabel bijlage C) en het aantal trainingsuren gepresteerd door deze trainer.
Jeugdsportbegeleider (JSB): een sporttechnische begeleider voor jeugdsport die actief is in de erkende sportvereniging.
Jeugdsportcoördinator(JSC): een jeugdsportbegeleider (minstens VTS-initiator of gelijkwaardig) die het jeugdsportbeleid in de erkende sportvereniging coördineert op het sporttechnische, beleidsmatige en organisatorische vlak.

3.STRUCTUUR
De subsidies worden onderverdeeld in (zie ook bijlage A: overzicht structuur werkingssubsidies):
· Kwantitatieve subsidies: 28 % van het totale subsidiekrediet wordt verdeeld onder federatie en erkende sportverenigingen;
· Kwalitatieve subsidies: 42 % van het totale subsidiekrediet wordt enkel verdeeld onder federatie sportverenigingen;
· Vorming en jeugdsportverenigingen: 30 % van het totale subsidiekrediet wordt verdeeld over:
Kosten voor kadervorming;
Na aftrek van de vorige post wordt het resterend bedrag verdeeld over de jeugdsportverenigingen volgens een verdeelsleutel die rekening houdt met het aantal trainers, de kwalificatie van de trainers en het aantal trainingsuren.

3.1.Kwantitatieve subsidies
Deze subsidies worden verdeeld over de volgende kwantitatieve parameters:

3.1.1 Basissubsidie
Iedere erkende sportvereniging krijgt een basissubsidie. Dit bedrag wordt evenredig verdeeld over de verenigingen die in aanmerking komen voor deze subsidie.

3.1.2 Aanwezigheid op de algemene vergadering
Dit bedrag wordt evenredig verdeeld over de verenigingen die aanwezig waren op de algemene vergadering.

3.1.3 G-sport initiatieven
De subsidiecommissie evalueert en erkent de ingediende G-sportinitiatieven. Het bedrag wordt evenredig verdeeld over de goedgekeurde initiatieven.

3.1.4 Speciale manifestaties
De subsidiecommissie evalueert en erkent de manifestaties aan de hand van de motivatie die gevraagd wordt in de vragenlijst. Verder kan de subsidiecommissie rekening houden met de maatschappelijke impact van de manifestatie. Het bedrag wordt evenredig verdeeld over het aantal erkende manifestaties.

3.1.5 Ledenparameters
Ledenaantal : Totaal aantal leden van de sportvereniging;
Totaal jeugd tem 18j : Totaal aantal leden jonger dan 18 jaar.
Totaal senioren +55j : Totaal aantal leden ouder dan 55 jaar;
Sporttechnisch kader : Namen van al de trainers en bestuursleden met hun functie.

3.2.Kwalitatieve subsidies
Procentuele verdeling (zie bijlage A).
Alle opgegeven gegevens moeten gestaafd worden met relevante documenten.
Het bedrag van de subsidie wordt evenredig verdeeld en als volgt berekend: (Aantal punten vereniging/Totaal aantal punten verenigingen) x subsidiebedrag.

3.2.1 Sporttechnisch kaderAantal trainers: De namen van de trainers met hun hoogste diploma en het aantal wekelijkse trainingsuren;
Bijscholingen spelers, scheidsrechters: De namen van de trainers, spelers, scheidsrechters, redders, enz.. die een sportrelevante bijscholing hebben gevolgd;
VTS kwalificatie: berekening VTS kwalificatie van de sportvereniging;
Aantal erkende scheidsrechters: De namen van de officiële scheidsrechters die erkend zijn door de federatie van de sportvereniging;
Organisatie/volgen clinics: Het aantal sport specifieke clinics (praktijkopleidingen) dat gevolgd of georganiseerd is.

3.2.2 Deskundig kader
Aantal bestuursleden: De namen van de bestuursleden die een relevante bijscholing hebben gevolg;
Samenwerking: Is er het voorbije werkjaar een samenwerking geweest met andere sportverenigingen?
Algemene vergadering: Is er een algemene vergadering voor de leden georganiseerd?
Aantal bestuursvergaderingen: Het aantal bestuursvergaderingen.

3.2.3 Structuur & Juridische vorm
Juridische vorm: de juridische vorm van de sportvereniging (vzw, …);
Beleidsplan: is er een beleidsplan waar de delen en de werking van de sportvereniging in beschreven wordt?
Functieomschrijving (organogram): Is er een organigram of functieomschrijving voor ieder bestuursfunctie?
Reglement vrijwilligerswetgeving: heeft de sportvereniging een reglement i.v.m. vrijwilligerswerk?

3.2.4 Communicatie
Communicatieverantwoordelijke: de naam en coördinaten van een bereikbare communicatieverantwoordelijke;
contact@adres: het e-mailadres waar de sportvereniging kan bereikt worden voor mededelingen of verdere vragen;
Up-to-date website: de URL van een up-to-date website die relevante en actuele info bevat over de werking van de sportvereniging.

3.2.5 Sportpromotie
Ledenwervingsacties: organiseert de vereniging ledenwervingsactie;
Ondersteunt de vereniging het gebruik van de UiTPAS?
Eén of meerdaagse tornooien: organiseert de vereniging één- of meerdaagse tornooien, zo ja, welke?
Samenwerking sportdienst enz.…: werkt de vereniging samen met de sportdienst of andere officiële instanties?

3.3 Vorming en jeugdsportverenigingen
3.3.1 Algemeen principe 
De kosten voor het volgen of organiseren van een opleiding die het sportief en bestuurlijk kader van de sportvereniging verbeteren kunnen ingediend voor terugbetaling.
De sportraad evalueert de ingediende kosten.
Indien het totaal van de aanvragen het ingeschreven krediet in de begroting overtreft, zal op elke aanvraag de correctiefactor worden toegepast, die de verhouding weergeeft tussen het totale krediet en totale som van goedgekeurde aanvragen.
Indien het totaal van de aanvragen het ingeschreven krediet in de begroting niet overtreft zal het overschot verdeeld worden op basis van de VTS kwalificatie van de sportvereniging à rato van de behaalde VTS-punten.

3.3.2 Subsidiëringvoorwaarden
Een financiële tussenkomst voor het organiseren of volgen van een cursus kadervorming is onderworpen aan de volgende voorwaarden:
· Het is enkel van toepassing voor federatie sportverenigingen;
· Het volgen van de cursus moet als doel hebben “het verhogen van de kwaliteit van de betreffende sportvereniging”;
· De betrokkene dient de cursus met goed gevolg te beëindigen, m.a.w. het aan de cursus verbondendiploma of attest te behalen.

3.3.2.1_Erkende cursussen_
Enkel de diploma’s of attesten, behaald in één van de hierna vermelde cursussen komen in aanmerking:
· Georganiseerd door of onder auspiciën van de Vlaamse Trainersschool;
· Georganiseerd en erkend door een door Sport Vlaanderen erkende Vlaamse sportfederatie, provinciale of gemeentelijke instantie;
· Andere of buitenlandse cursussen worden slechts aanvaard na voorlegging van het cursusprogramma, na advies van de sportraad en bij beslissing van het college van burgemeester en schepenen;
· Opleiding voor omkaderingsfuncties conform de reglementen van de erkende Vlaamse sportfederatie waartoe de sportvereniging behoort.

3.3.2.2_Bijzondere bepalingen i.v.m. de cursussen_
De opleidingen voor bachelor en master in de lichamelijke opvoeding worden uitgesloten;
Opleidingen in de commerciële sfeer worden uitgesloten;
Voor cursussen, die gedeeltelijk in het buitenland plaatsvinden, omdat daar alleen de omstandigheden voorhanden zijn, komt voor het gedeelte in het buitenland alleen het inschrijvingsgeld in aanmerking.
Bij internaatsopleidingen wordt enkel het inschrijvingsgeld voor de cursus in aanmerking genomen;
Vervoerskosten van en naar de cursus kunnen in aanmerking genomen worden:
· De kosten voor openbaar vervoer worden terugbetaald op basis van de officiële tarieven of op voorlegging van het betaalbewijs. Voor een treinticket wordt een treinticket 2de klasse in aanmerking genomen;
· Voor autovervoer is er een kilometervergoeding. Deze vergoeding wordt jaarlijks herzien conform de omzendbrief die in het Belgisch Staatsblad verschijnt.
De toelage bedraagt maximum 100 % van het inschrijvingsgeld van de cursus;
Voor het behalen van een VTS of gelijkgeschakeld diploma in het werkjaar wordt aan de sportvereniging een éénmalige premie uitgereikt per persoon, onafhankelijk van het aantal behaalde diploma’s:
· Aspirant : € 25,00;
· Vanaf initiator : € 50,00.

3.3.2.3_Voorwaarden_
De aanvrager moeten een functie uitoefenen in de sportvereniging;
Het diploma moet betrekking hebben tot de activiteiten van de sportvereniging;
Het sport specifiek diploma of attest:
· Moet voorkomen op de referentietabel voor sportkwalificaties van de Vlaamse trainersschool (zie bijlage B);
· Dat op basis van de recentste VTS-assimilatietabel (zie bijlage C) kan gelijkgesteld worden met één van de diploma’s vermeld op de referentietabel van de Vlaamse trainersschool.

3.3.3 Steun aan jeugdsportverenigingen
Na aftrek van de ingediende kosten voor kadervorming wordt het resterend bedrag verdeeld onder de jeugdsportverenigingen volgens de ‘VTS’-verdeelsleutel die rekening houdt met de volgende parameters:
· N: aantal trainers met een diploma;
· K: de kwalificatie van de trainers. Aan de hand van de ‘Referentietabel van de Vlaamse Trainersschool’ (zie bijlage B) wordt er een waardeschaal toegekend aan het diploma;
· A: het aantal uren dat de betreffende trainer training geeft.
De procentuele verdeelsleutel is dan als volgt als T = N x K x A
(Aantal punten T vereniging/Totaal aantal punten T alle verenigingen) x subsidiebedrag.

4 PROCEDURE
De aanvraag moet ingediend worden in het kalenderjaar waarin het attest behaald werd. Bij het aanvraagformulier moeten volgende verantwoordingsstukken gevoegd worden:
· Alle relevante gegevens voor de kwantitatieve en kwalitatieve vragen;
· Betalingsbewijs van het inschrijvingsgeld van de cursus (rekeninguittreksel);
· Opgave van het onderwerp van de cursus, de plaats en de data, waarop de lessen plaatsvonden, de wijze van verplaatsing.;
· Rekeningnummer van de sportvereniging waarop de subsidie kan gestort worden;
· Kopie van het behaalde diploma of attest;
· Indien de sportvereniging organiseert: onkostennota’s, facturen, vergoedings- en organisatiekosten enz.

5 UITVOERING EN TOEKENNING VAN DE SUBSIDIE
De toekenning van de subsidie gebeurt door het college van burgemeester en schepenen op advies van de sportraad.
De subsidievragenlijst wordt door de sportdienst verstuurd rond 15 januari.
De ingevulde formulieren moeten vóór 15 maart terug bezorgd worden aan de sportdienst.

6 AANVAARDING CONTROLE
Door ondertekening van het aanvraagformulier aanvaardt de aanvrager elke controle van het gemeentebestuur of haar diensten in verband met de aangevraagde toelage.

7 INWERKINGTREDING
Dit reglement treedt in werking op datum van goedkeuring door de gemeenteraad.
De sportverenigingen werden gedurende de Algemene Sportraadvergadering van 4 maart 2023 geïnformeerd.
Datum goedkeuring sportverenigingen : De sportclubs verkregen ‘als klankbord’ het nieuwe subsidiereglement en op de sportraad van 14 juni 2023 werden deze opmerkingen besproken en geïntegreerd in het nieuw reglement.
Datum goedkeuring raad van bestuur van de gemeentelijke sportraad: 14 juni 2023
Datum goedkeuring college van burgemeester en schepenen: 2 oktober 2023
Datum goedkeuring gemeenteraad : 23 oktober 2023